ملخص كتاب إدارة الاجتماعات للقادة للدكتور محمد بدرة – 2
تعتبر الاجتماعات من الأمور الأساسية التي تساعد على تبادل الخبرات بين العاملين، كما تساعد على التخطيط والتقويم والتنظيم والإشراف على أعمال المؤسسة، والآن سنستكمل عزيزي الجزء الثاني من كتاب إدارة الاجتماعات للقادة للدكتور محمد بدرة وسنتحدث عن المرحلة الثانية والثالثة من إدارة الاجتماعات.
مراحل إدارة الاجتماعات (قيادة الاجتماع):
المرحلة الثانية: أثناء الاجتماع
على قائد الاجتماع أن يقوم ببعض الأدوار من أجل ضمان تحقيق أقصى درجة ممكنة من نجاح الاجتماع، ورغم تداخل هذه الأدوار فيما بينها إلا أنه يمكننا تصنيفها في فئتين رئيسيتين:
- دور إجرائي.
- دور سلوكي.
أولاً: الدور الإجرائي
- الحضور في الوقت المحدد: إن نجاح الاجتماع يتطلّب من القائد الحضور مبكراً له حتى يتاح له الوقت الكافي لاتخاذ كافة الاجراءات.
- تهيئة المشاركين للاجتماع: الحضور في الوقت المحدّد للاجتماع سوف يعطي رئيس الاجتماع فرصة لتهيئة المشاركين له سواء أكان ذلك من حيث التأكد من جلوس كل شخص في المكان المخصص له مسبقاً.
- تنظيم المناقشة: ولكي تسير عملية المناقشة بطريقة سلسة وصحيحة فإن ثمة بعض النقاط التي يجب أن يراعيها رئيس الاجتماع، وهذه النقاط هي: التحكم في المناقشة، اتخاذ القرارات، إنهاء الجلسة.
ثانياً: الدور السلوكي
تُعتبر الاجتماعات مجالاً خصباً لظهور العديد من السلوكيات الإيجابية والسلبية سواء أكان من قبل رئيس الاجتماع أو من قبل المشاركين فيه لذلك ومن أجل تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الاجتماع ينبغي أن يكون رئيس الاجتماع على وعي بهذه السلوكيات والأساليب التي يمكن من خلالها التعامل معها وذلك على النحو التالي:
فهم نماذج الاتصال السائدة بين أعضاء الاجتماع: نجاح الأفراد المشاركين في الاجتماع في القيام بدورهم يعتمد على درجة سهولة الاتصال فيما بينهم بما يمكنهم من تبادل المعلومات، وبما يتيح لهم من حرية المشاركة والتعبير عن آرائهم دون وجود أي عوائق تحول دون مشاركة الأفراد بحرية في الاجتماع، ودون التعبير عن آرائهم قد يؤدي إلى الحد من فعالية المجموعة في أداء الدور أو الأدوار المناطة بهم.
الوعي بالدور السلوكي لأعضاء المجموعة: الخصائص المميزة لأعضاء في جماعات العمل هي:
- دور إنجاز المهمة، يتميز أفراد المجموعة في هذا الدور بمحاولتهم تحفيز الأعضاء وتوجيههم نحو إنجاز المهام التي من أجلها تشكلت الجماعة.
- دور الحفاظ على روح الجماعة، في هذا الدور يحاول الأعضاء العمل على بقاء المجموعة متماسكة وعلى عملها كوحدة واحدة وذلك من خلال الوصول إلى قرارات مشتركة وتشجيع الأعضاء على المشاركة وحل المشكلات القائمة بينهم.
- البحث عن المكاسب الذاتية، الأعضاء في هذا الدور لا هم لهم في الجماعة إلا العمل على تحقيق مآربهم الشخصية على حساب الآخرين ولذا كثير ما يكون بعضهم مصدراً للصراع أثناء الاجتماعات.
التعامل مع أنماط الأفراد أثناء الاجتماع: من أهم الأنماط الشائعة بين الأعضاء المشاركين في الاجتماعات ما يلي:
- الشخصية الساكتة.
- الشخصية الثرثارة.
- الشخصية المهملة.
- الشخصية المجادلة.
- الشخصية المدعية للمعرفة.
- الشخصية غير المتعاونة.
- الشخصية المتصيدة للأخطاء.
- الشخصية الخبيرة.
- الشخصية القوية.
- الشخصية الإيجابية.
- الشخصية العازفة عن الاجتماع.
المرحلة الثالثة: بعد الاجتماع
هذه هي المرحلة التي يختبر فيها فعلياً الحرص على القرارات التي تم الاتفاق عليها من قبل المشاركين، تنفيذها والعمل بها أو تجاهلها وعدم الاكتراث بها ومن أبرز المهمام في هذه المرحلة:
1- كتابة محضر الاجتماع:
وهو مجموع النتائج المكتوبة للاجتماع، ولكن هذا لا يعني التسجيل الحرفي لما تم في الاجتماع بل ينبغي التركيز على:
- تاريخ الاجتماع.
- أسماء المشاركين.
- أسماء الغائبين.
- النتائج التي تم التوصل إليها.
2- تحديد إجراءات تنفيذ قرارات الاجتماع:
إن الإجراء هو الطريقة التي يمكن من خلالها تنفيذ قرارات الاجتماع وهي عبارة عن مهام وليست ساسات عامة وكل مهمة محددة بزمن ومسندة لشخص واحد فقط لديه صلاحياته الكافية لتوفير الموارد المطلوبة لتنفيذ المهمة.
3- متابعة تنفيذ القرارات:
قد يكون من السهل اتخاذ القرارات ومن السهل تحديد إجراءات تنفيذ هذه القرارات وتكليف الأشخاص بذلك ولكن الرهان يكمن في تنفيذ هذه القرارات وإلا فإن الاجتماع لن يؤتي نتائجه وسيكون مجرد عادة من العادات السيئة.
كيفية تجنب الأخطار في ديناميكيات الجماعة:
- التفكير الجماعي يقلل مساهمات الأعضاء.
- التسكع الاجتماعي يقلل مساهمات الأعضاء.
- التحول الجماعي يحرف مراكز الأعضاء الأفراد.
- جداول الأعمال الشخصية تهدم أهداف المجموعة.
تقييم الاجتماع:
الاجتماعات من أهم الأمور التي تضيع الوقت في حياتنا، وأغلب الناس في الاجتماعات حتى أنك عندما تتصل مع أحد تخبر أنه في الاجتماع، ويضيع وقتنا في اجتماعاتنا إذا لم نطرح الأسئلة الصحيحة لنقيّم ما إذا كانت ناجحة أو كان لها لزوم أو كانت مضيعة للوقت.
وبالتالي فالسؤال الأول الذي يجب أن نسأله حتى نعرف إذا كانت اجتماعاتنا جيدة أم لا
- هل كانت الغاية من وجودك كشخص في هذا الاجتماع واضحة وضرورية؟
- بعد أن يتم الاجتماع هل اتخذنا قراراً أم لم نتخذ؟
هل كانت مدة الاجتماع مناسبة مقارنة بالنتائج التي حققها هذا الاجتماع؟
- هل كان هناك تركيز على النقاط الأساسية؟
- هل كان الكلام بشكل عام موجه في اتجاه عام أو أننا نتخصص في الأمور التي كنا بها؟
- كيف كانت قيادة الاجتماع؟
- كيف كانت نوعية القرارات التي اتخذت في الاجتماع؟
- كيف كانت طريقة حل الخلاف والاختلافات في الاجتماع؟
لماذا لا تنجح الاجتماعات:
- عدم معرفة المشاركين بالأساليب والكيفيات التي ينبغي أن تدار بها الاجتماعات.
- عدم قيام المشاركين بالتحضير اللازم.
- عدم المشاركة الفعّالة.
- عدم الخروج بقرارات من الاجتماعات.
- وفي حال وجود قرارات، فإنها لا تنفذ.
وأخيراً في حقيقة الأمر، إن نجاح الاجتماعات رهن بنجاح المشاركين وهكذا انتهينا عزيزي من الجزء الثالث من كتاب إدارة الاجتماعات للقادة للدكتور محمد بدرة أتمنى أن تكون قد استفدت بما قدمناه لك من معلومات هامة.