مصفوفة الأعمال ذات الأولوية
معظمنا يملك الكثير من الأنشطة في "قائمة أُمنياته" والتي هي أكثر بكثير من الوقت المتاح للعمل عليها، سواءً أكانت فرصاً مثيرة أو إمكاناتٍ مشوّقة أو حتى مجرّد أفكار سديدة تحتاج المُتابعة.
لكن بإمكاننا تحقيق الفائدة القصوى من وقتنا ومن الفرص المتاحة أمامنا من خلال اختيارنا الذكي لهذه الأنشطة. حيث أنّ الاختيار السيء لها قد يجعلنا نغرق في استنفاذ الوقت على المشاريع ذات المردود المنخفض التي تمنعنا من المضيّ قدُماً.
ومن هنا تأتي فائدة مصفوفة الأعمال ذات الأولوية، حيث أنّه بإمكان هذا المخطط البياني البسيط أن يساعدك على اختيار الأنشطة التي عليك إعطاؤها الأولوية، أو الأنشطة التي ينبغي عليك تجنُّبها إن كنت تريد تحقيق أقصى استفادة من وقتك ومن الفرص المُتاحة أمامك.
ما هي هذه الطريقة؟
تعلّمك مصفوفة الأعمال ذات الأولوية كيفية تحديد الأنشطة ذات الأولوية لتحقق أكبر استفادة ممكنة من وقتك وطاقتك ومواهبك. وهذا الأمر مفيد للغاية، فمن النادر أن يكون لدينا الوقت الكافي لإتمام جميع المهام والمشاريع التي تملأ قائمة أُمنياتنا. حيث أنه سيصبح بإمكاننا إنفاق الجزء أكبر من وقتنا على الأنشطة القيّمة والتي تجعلنا نمضي قدُماً، وذلك عندما نستخدم هذه المصفوفة لاختيار الأنشطة بذكاء. والتي تمكننا أيضاً من ترك المهام القليلة الأهمية.
لتستخدم هذه المصفوفة عليك أن تعطي المهام علامات معينة بناءً على تأثيرها عليك أولاً وعلى المجهود التي تحتاجه لإتمامها ثانياً. ومن ثمّ استخدم هذه العلامات لتوزيع المهام في أحد المربعات الأربعة التالية:
الكسب السريع (تأثيره مرتفع ويحتاج مجهود قليل)
إنّ الكسب السريع هو أحد أكثر المشاريع جاذبية لأنّه يمنحك مردود جيد بمجهود قليل نسبياً. لذا ركّز عليه قدر الإمكان.
1- المشاريع الكبيرة (تأثيرها مرتفع وتحتاج مجهود كبير):
تمنحك المشاريع الكبيرة مردود جيد أيضاً لكنّها تستهلك وقتك كثيراً، ما يعني أنّ مشروعاً واحداً كبيراً قد يُضاهي الكثير من المهام ذات الكسب السريع.
2- ملئ الشواغر (تأثيرها منخفض وتحتاج مجهود قليل):
لا تهتمَّ كثيراً في القيام بنشاطات كهذه، قم بإنجازها فقط إن كنت تملك وقتاً إضافياً، ولكن اتركها أو قُم بتفويضها لشخص آخر إن كان لديك شيء قادم أفضل تقوم به.
3- المهام التي لا تَلقى التقدير (تأثيرها منخفض وتحتاج مجهود كبير):
حاول تجنُّب نشاطات كهذه، ليس فقط لأنّ عائداتها قليلة ولكن لأنها تستهلك الوقت الذي عليك أن تعمل من خلاله على المهام ذات الكسب السريع.
تنويه: حالما تفهم المبادئ الكامنة وراء مصفوفة الأعمال ذات الأولوية، ستقوم بتطبيقها حالاً وبشكل بديهي على المهام والمشاريع الجديدة.
كيف تستخدم المصفوفة؟
كي تستخدم مصفوفة الأعمال ذات الأولوية حمّل ورقة العمل هذه واتبع الخطوات التالية:
- الخطوة الأولى: اكتب قائمة بالنشاطات الكبيرة التي تودُّ أو تحتاج إنهائها.
- الخطوة الثانية: قوّم هذه النشاطات بعلامات مُعينة وذلك حسب تأثيرها عليك والمجهود الذي تحتاجه لإتمامها (من 0 لأقل مجهود أو تأثير إلى 10 لأعلى مجهود أو تأثير).
- الخطوة الثالثة: ارسم الأنشطة التي سجلتها على مصفوفة الأعمال ذات الأولوية بناءً على العلامات التي بين يديك.
- الخطوة الرابعة: حدد أولوية كل نشاط بشكل مناسب وقم بتفويض أو استبعاد الأعمال المنخفضة التأثير.
نصيحة: استخدم إحساسك الصحيح في تفسير الخطوط التي تفصل بين كل مربّع من المربعات الأربعة في المصفوفة، فينبغي أن تعلم بأنّ فارق العلامات سيكون غير مُنصف إن قمت بوضع تأثير بنسبة (4.9) للمهام عديمة التقدير ووضع تأثير بنسبة (5.1) للمشاريع الكبيرة، لذا فانتبه جيداً أثناء تقويمك للأعمال.
مُتغيّرات المصفوفة:
توضّح لك المنهجية التي وصفناها في السطور السابقة كيفية استخدام مصفوفة الأعمال ذات الأولوية، لتحديد أولويات المهام بطريقة رسمية أو شخصية. لكن ومع ذلك يمكنك استخدام هذه المنهجية على نطاق أوسع كأن تستخدم العائد المالي مثلاً كمقياس على المحور العامودي وأشهُر السنة على المحور الأفقي.
وقد يكون بإمكانك بدلاً من ذلك استبدال "التأثير" بدراسة الجدوى على المحور الأفقي لتحديد أولويات المشاريع وفقاً لقدرتك على تنفيذها، وهذا الاستبدال يُعرف بمصفوفة تأثير الجدوى.
نصيحة: شاهد أيضاً مقالتنا مبدأ آيزنهاور للهام والعاجل فهي طريقة مُماثلة تمكنك من إدارة أولوياتك، وهذه الطريقة مفيدة خاصة للسيطرة على مشكلات العمل.
النقاط الرئيسة:
إنّ مصفوفة الأعمال ذات الأولوية هي أداة بسيطة تساعدك على معرفة الأنشطة ذات الأولوية العالية، والتي عليك تركها أو تفوضيها لغيرك. مما يساعدك على استثمار الفُرص المتاحة أمامك بأفضل شكل ممكن.
للمصفوفة أربعة مربعات:
- الكسب السريع.
- المشاريع الكبيرة.
- ملئ الشواغر.
- المهام الغير جديرة بالتقدير.
لتستخدم المصفوفة قم بوضع قائمة بالأهداف والنشاطات الحالية. ثمّ قوّم كل مهمّة بعلامة وذلك حسب تأثيرها عليك والجهد المطلوب للقيام بها، مستخدماً مقياس من (0) إلى (10). ثمّ رتب نشاطاتك في المصفوفة، وحدّد بشكل مناسب المهام ذات الأولوية والأخرى التي عليك تفويضها أو تركها.
المصدر: The Action Priority Matrix