مصفوفة اتخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية

عند التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية تبدأ العديد من المنظمات بالسؤال نفسه: ما الأنشطة التي يجب علينا الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها، وما المهام التي يجب أن نؤديها داخل المنظمة؟

تخيّل على سبيل المثال أنَّك تعمل في مجال الرعاية الصحية فهل ستقوم بإحضار عمال تنظيف من خارج المنظمة، أم أنَّك ستوظف في المنظمة عمَّالاً للتنظيف؟ وهل سيُتَّخَذ القرار نفسه في شركة لتكنولوجيا المعلومات؟ وإذا عملت في شركة طيران أتستعين بمصدرٍ خارجي لتقديم الطعام، أم أنَّك ستوظف طباخين بشكلٍ مباشر؟ وماذا لو كنت تدير فندقاً فخماً؟ إنَّ هذه الأسئلة أسئلةٌ مُعقَّدة يمكن أن يكون لأجوبتها تأثيرٌ كبير في نجاح منظمتك على المديَيْن القصير والطويل.

يمكن أن يشكل اتّخاذ القرار الصحيح إضافةً كبيرة إلى الوضع النهائي الذي ستصل إليه منظمتك فيما يتعلق بتوفير التكاليف وزيادة الكفاءة. فالاستعانة بمصادر خارجية يمكن أن تجلب إلى عملك عقولاً نضِرة، ويمكنها أن تتيح وقتاً إضافياً للابتكار ولغيره من المهام الحيوية الأخرى. بيد أنَّ اتخاذ القرار الخاطئ يمكن أن يضع عملك في موضع ضعف على صعيد التنافسية، فربما تفقد قدرتك على التحكم بالمعلومات المشمولة بحقوق الملكية أو تتلقى نتائج لا تلبي معايير الجودة الخاصة بمنظمتك. لذا فكيف يكون من الممكن أن تضمن أن منظمتك تتخذ القرار الصحيح؟

تساعدك مصفوفة اتّخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية على التعرّف بوضوح على المهام، أو العمليات، أو الوظائف التي يتوجب عليك إبقاؤها ضمن المنظمة وتلك التي يمكنك فيها الاستعانة بمصادر خارجيةٍ بشكلٍ آمن. حيث سنكتشف في هذه المقالة مصفوفة اتخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية، وسنرى كيف يمكن لمنظمتك أن تستخدمها لاتخاذ قراراتٍ أفضل فيما يتعلق بالاستعانة بمصادر خارجية.

فهم الأداة:

تساعدك مصفوفة اتخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية التي تظهر في الصورة1 على التفكير في عامِلَيْن مهمين عند الاستعانة على إنجاز مهمةٍ ما بمصدرٍ خارجي:

1. ما مدى أهمية المهمة بالنسبة إلى منظمتك من الناحية الاستراتيجية؟ فالمهمات المُهمة من الناحية الاستراتيجية تُعَدُّ مصادر للميزة التنافسية.
2. ما تأثير المهمة في أداء العمليات في منظمتك؟ فالمهام التي لها تأثيرٌ كبير في أداء العمليات هي المهام التي تساهم مساهمةً كبيرة في تسيير منظمتك بشكلٍ سلس في حال أُنجِزَت بشكلٍ جيد أو في تعطيلها في حال أُنجِزَت بشكلٍ سيِّئ.

الصورة1: مصفوفة اتخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية

إنَّ العناصر الأربعة هي الآتي:

• تشكيل تحالف استراتيجي: إنَّ المهام في هذا القسم ذوات أهميةٍ استراتيجيةٍ عالية ولكنَّ مساهمتها ضئيلة على مستوى أداء العمليات. لذا وعلى الرغم من أنَّك تحتاج إلى إبقاء هذه المهام تحت سيطرتك لضمان أنَّها تُنفَّذ بشكلٍ دقيق على النحو الذي ترغب فيه أو أنَّها تتمتع بالجودة التي تريد لها أن تتمتع بها إلَّا أنَّها عديمة الأهمية نسبيَّاً فيما يتعلق بالتكلفة أو بالتسيير السلس لذا فإنَّها لا تستحق أن تنال تركيزاً كاملاً داخل المنظمة. وهذا يعني أنَّه يتوجب عليك تشكيل تحالفٍ استراتيجي. يمكن لأحد مُصنِّعي السيارات على سبيل المثال أن يتحالف مع إحدى الوكالات الإعلانية. حيث يجب على المُصنِّع أن يشارك عن كثب في بناء رسالة الإعلانات ونبرتها، ولكنَّ الإعلان لا يؤثِّر إلَّا تأثيراً ضئيلاً في الأداء اليومي لعمليات الشركة.
• الاستبقاء: إنَّ المهام في هذا القسم ذوات تأثيرٍ استراتيجيٍّ كبير ولها تأثيرٌ كبير في أداء العمليات. لذا فإنَّ هذه المهام يجب أن تبقى ضمن الشركة بحيث تحتفظ منظمتك بأكبر قدرٍ من التحكم بها. ففي مثال مصنِّع السيارات يجب استبقاء مهمة تجميع السيارات لأنَّها مهمة أساسية من الناحية الاستراتيجية – إذ إنَّها يجب أن تكون في الواقع إحدى للمنظمة – وتساهم بشكلٍ كبير في التسيير السلس للمنظمة.
• الاستعانة بمصادر خارجية: تُعَدُّ المهام في هذا القسم مُهمةً لأداء العمليات بشكل ناجح ولكنَّها ليست مهمةً من الناحية الاستراتيجية ممَّا يعني أنَّه يمكن في هذه المهام الاستعانة بمصادر خارجية بشكلٍ آمن، فهي بكل بساطة لا تستحق قضاء الوقت في إدارتها داخل المنظمة. فعلى سبيل المثال يستطيع مُصنِّع السيارات في المثال أعلاه أن يستعين بشركة متخصصة من خارج المنظمة فيما يتعلق بطرائق التسليم. فالكيفية التي تُسلَّم بها السيارات لتاجر السيارات ليست بشكلٍ عام مصدراً للميزة التنافسية ولا تمسُّ تجربة الزبائن، ولكنَّ القيام بذلك بشكلٍ جيد له تأثيرٌ كبير في أداء العمليات. فإذا ما تأخرت الجهات الموكل إليها نقل السيارات فإنَّ المخازن في المصنع ستتكدس فيها السيارات ولن يكون لدى التجار السيارات التي يحتاجون إليها في معارضهم من أجل أن يجرب الزبائن قيادتها.
• الاستبعاد: تُعَدُّ المهام في هذا القسم غير مهمةٍ بالنسبة إلى الاستراتيجية الكلية لمنظمتك ولا تساهم بشكلٍ كبير في أداء عملياتها اليومية. وعلى الرغم من أنَّك قد لا تكون قادراً على استبعاد هذه المهام بشكلٍ كامل إلَّا أنَّه من المهم أن تتحقق من السبب الذي يجعلك تقوم بهم. مثالٌ على ذلك إطلاق دار لحضانة أطفال الموظفين والتكلُّف بمصاريفها. فعلى الرغم من أنَّ وجود مكان للعناية بالأطفال داخل المنظمة قد يساعدك على جذب موظَّفين مُعيَّنين (أهمية استراتيجية) أو تخفيض نسبة الغياب التي تتسبب بها المشاكل المُرتبطة بالعناية بالأطفال (أداء العمليات) هل الجهود المبذولة في هذا السياق تسوِّغ القيام بهذه الخطوة؟ ربما يكون الجواب نعم، وربما يكون من الأفضل أن تقدم لموظفيك مبلغاً أكبر قليلاً من المال بحيث يكونون قادرين على استخدام حضانة أطفال مستقلة تكون قريبة من أماكن إقامتهم.

كيفية استخدام الأداة:

إذاً كيف تستخدم مصفوفة اتخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية بشكلٍ فعلي لتحديد إذا ما كان يتوجب الاستعانة على أداء مهمةٍ ما بمصدرٍ خارجي؟

الخطوة الأولى: حدّد الأهمية الاستراتيجية لمهمتك

حلل إذا ما كانت المهمة مُهمةً بالنسبة إلى عملك من الناحية الاستراتيجية. فهل تُعَدُّ هذه المهمة ذات أهميةٍ حيوية في حصول منظمتك على ميزةٍ تنافسية؟ وهل هي جزءٌ ممَّا يجعل عملك عملاً فريداً من نوعه؟ وهل تؤدي دوراً أساسيَّاً في اختيار زبائنك لمنتجاتك أو خدماتك وتفضيلها على منتجات منافسيك وخدماتهم؟

الخطوة الثانية: حدّد مدى مساهمة المهمة في أداء العمليات

حدد مدى أهمية هذه المهمة فيما يتعلق بأداء العمليات اليومية في شركتك. فهل ستتوقف عملياتك بشكلٍ تدريجي إذا ما أُنجزت هذه المهمة بشكلٍ سيِّئ؟

الخطوة الثالثة: حدد موقع مهمتك على المصفوفة

الآن وقد علمت أين تقع مهمتك على المقياس العامودي الخاص بالأهمية الاستراتيجية وأين تقع على المقياس الأفقي الخاص بأداء العمليات حدد موضع مهمتك على المصفوفة. فسيمنحك الجزء الذي تقع فيه المهمة مؤشراً قوياً حول إذا ما كان يتوجب عليك الاستعانة على أداءها بمصدرٍ خارجي، أو الاحتفاظ بها داخل المنظمة، أو الدخول في تحالفٍ استراتيجي من أجل تأديتها، أو استبعادها.

تُعَدُّ هذه بكل تأكيد مجرد نقطة انطلاق فيما يتعلق باتخاذك القرار المرتبط بالاستعانة بمصدرٍ خارجي. فأنت في حاجة إلى مراعاة تفاصيل كل حالة مراعاةً كاملة.

النقاط الرئيسة:

تمنحك مصفوفة اتّخاذ القرارات المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية فكرةً مبدئيةً جيدة عمَّا إذا كان من الواجب عليك أن تستعين على أداء المهام في عملك بمصادر خارجيةٍ أو لا. فالمهام التي تُعَدُّ مهمةً للمنظمة من الناحية الاستراتيجية يجب أن تبقى عادةً داخل المنظمة. حيث سيمكِّن هذا القادة من التحكم بمعظم العمليات الحيوية. أما المهام التي يتوجب عليك القيام بها لكي تكون المنظمة فعالةً من ناحية العمليات ولكنَّها ليست مهمةً بالنسبة إلى الاستراتيجية العامة فيمكن بشكلٍ آمنٍ غالباً الاستعانة على أدائها بمصدرٍ خارجي.

المصدر