متى يجب أن يتواصل قادة الفِرق مع أعضاء فريقهم؟
إذا أجريت دراسة عن أفضل قادة الفِرق، فسوف تكتشف أنَّ العديد منهم يشتركون معاً في التواصل مع أفراد الفريق والاطمئنان على حالهم؛ أي إجراء محادثات معهم باستمرار حول مستقبل العمل على الأمد القريب بين قائد الفريق والأعضاء، لكنَّ السؤال هنا: كم مرة يجب إجراء مثل تلك المحادثات؟ والجواب هو كل أسبوع؛ حيث يفهم هؤلاء القادة أنَّ الأهداف التي حُدِّدت في بداية العام لم تعد ذات صلة بحلول الأسبوع الثالث من العام، وأنَّ السنة ليست كسباق الماراثون، يُخطَّط له بالتفصيل قبل فترة طويلة؛ وإنَّما سلسلة من السباقات الصغيرة؛ حيث تسترشِد في كل منها بالحالة المتغيرة التي يشهدها العالم.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب آشلي غودال (Ashley Goodall)، والذي يحدِّثنا فيه عن عدد المرات التي ينبغي على القائد أن يلتقي فيها مع أعضاء الفريق.
لذلك، في كل أسبوع، يتواصل هؤلاء القادة مع كل عضو من أعضاء الفريق ويطرحون عليهم سؤالين بسيطين:
- ما هي أولوياتك هذا الأسبوع؟
- كيف يمكنني تقديم المساعدة؟
لا يبحث قادة الفِرق عن قائمة المهام التي أعدَّها أعضاء الفريق؛ إنَّما يريدون ببساطة مناقشة أولوياتهم والعقبات التي يواجهونها والحلول التي يقدِّموها في الوقت الحالي؛ فإذا مر وقت طويل عليها، ستفقد التفاصيل أهميتها، ولن يتطرقوا إلى أحاديثهم سوى عن أمور عامة؛ لذلك، فإنَّ التواصل مرة كل ستة أسابيع أو حتى مرة في الشهر أمر عديم الفائدة؛ وذلك لأنَّ الحديث سيكون عامَّاً.
في الواقع، تكشف البيانات أنَّ التواصل مع أعضاء الفريق مرة واحدة في الشهر هو أسوأ من كونه عديم الفائدة، وبينما يرى مديرو الفرق الذين يتواصلون مع مرؤوسيهم مرة واحدة في الأسبوع، وسطياً، زيادة بنسبة 12% في الانتماء المعنوي إلى الفريق، فإنَّ الذين يتواصلون مرة واحدة فقط في الشهر يشهدون انخفاضاً بنسبة 5% في الأمر نفسه، فيبدو الأمر كما لو أنَّ أعضاء الفريق يقولون لك: "من الأفضل ألا تُضيع وقتي إذا كان كل ما سنفعله هو التحدث عن العموميات؛ لذلك، فإما أن تدخل في التفاصيل الجوهرية لعملي وتخبرني كيف يمكنك المساعدة الآن، أو دعني وشأني".
إذاً كل تواصل هو فرصة لتقديم نصيحة أو فكرة يمكن أن تساعد أعضاء الفريق على التغلب على العقبات التي يواجهونها، أو اقتراح لتحسين مهارة معينَّة، ويمكن أن تكون مدة التواصل قصيرة من 10 إلى 15 دقيقة، ولكنَّ هذا متسع من الوقت للتعلم والتدريب في الوقت الحالي، ومثل كل تدريب جيد، فإنَّ هذا لا بدَّ أن يكون متجذِّراً في تفاصيل الحالة الخاصة التي يواجهها كل عضو في الفريق ونقاط القوة والاستراتيجيات التي ربما تكون قد جربتها بالفعل، وكما ذكرنا آنفاً، الطريقة الوحيدة لإظهار هذه الأنواع من التفاصيل الدقيقة هي التأكُد من التواصل المستمر مع أفراد الفريق.
لذا قد تفكر، بصفتك قائد فريق، بالتواصل مع فريقك كل أسبوع ولكن لا تستطيع القيام بذلك لأنَّه ببساطة لديك العديد من الأعضاء لمقابلتهم، فإذا كان الأمر كذلك، فهذا يعني أنَّه العدد كبير بالفعل، وإحدى المناظرات طويلة الأمد في عالم أفراد الفِرق والمؤسسات هي حول عدد أعضاء الفريق الذي يجب على كل قائد فريق إدارته؛ حيث يقول بعضهم أنَّ عدد المرؤوسين الذين يجب أن يشرف عليهم القائد يجب أن يتراوح بين 1-9 موظفين، ويقول بعضهم الآخر إنَّ العدد يجب أن يتراوح بين 1-20 موظفاً، مع العلم أنَّه في بعض الأحيان تدير بعض الممرضات طاقماً مؤلفاً من أربعين موظفاً، ويقود بعض مديري الاتصالات سبعين موظفاً أو أكثر.
لكن من خلال تحديد موعد للتواصل الأسبوعي، كما يفعل أفضل قادة الفرق على مستوى العالم، بات بوسعنا الآن أن نتعرَّف إلى نطاق الإشراف الدقيق لكل قائد فريق: فهو عدد الأشخاص الذين تستطيع أنت ولا أحد غيرك، التواصل معهم كل أسبوع؛ فإذا كنت تستطيع التواصل مع 8 أشخاص، ولكن لا يمكنك إدخال شخص تاسع إلى جدولك الزمني، فيكون بذلك نطاق إشرافك هو 8.
وإذا أمكنك إيجاد طريقة للتواصل مع 20 شخصاً، فنطاق إشرافك هو 20، وإذا كنت أحد أولئك الذين يستطيعون إدارة تواصل أسبوعي مع شخصين فقط، فنطاق إشرافك هو اثنين؛ أو بعبارة أخرى، إنَّ نطاق إشرافك ليس أمراً نظرياً يناسب الجميع؛ إنَّما هو أمر عملي يتعلق بقدرة قائد الفريق على الاهتمام، ونطاق الإشراف الخاص بك هو مدى اهتمامك.
يجب على القائد أن يصمم فريقه ويحدد عدد أفراده كي يستطيع تطبيق التواصل الأسبوعي، وإذا أصبحت قائداً لمجموعة من القادة، عليك التأكُّد من أنَّ قادتك يعرفون أنَّ عملية التواصل هذه هي أهم جزء في القيادة؛ فالتواصل مع كل شخص في الفريق سواءً أكان ذلك من خلال الإصغاء إليهم أم تصحيح مسار عملهم أم تعديل مهامهم أم تدريبهم أم تقديم المشورة لهم، لا يُعدُّ من الأمور الثانوية التي تقوم بها إلى جانب القيادة؛ بل هذا هو عمل القائد بحد ذاته، فإذا لم يعجبك هذا، وإذا كانت فكرة التواصل الأسبوعية تشعرك بالملل أو الإحباط، أو كنت تعتقد أنَّ الاجتماع بأعضاء فريقك مرة واحدة في الأسبوع أمر مبالغ به، فلا بأس بذلك، ولكن من فضلك لا تكن قائداً.