ما هي أفضل طريقة لإدارة بريدك الوارد؟

يُعدُّ البريد الإلكتروني من أكثر الأدوات التي يُساء استخدامها وفهمها في عالم العمل، وإليك كيفية تجنب الاعتماد عليه في كل شيء. يرغب الجميع في اكتشاف أكثر طرائق إدارة البريد الإلكتروني فعاليةً، ولكن لا أحد يفكر في السبب الحقيقي للمشكلة؛ فبدلاً من التركيز على أفضل طريقة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة، لمَ لا تتخذ بعض الخطوات لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها في المقام الأول؟

إنَّه أمر أسهل مما تعتقد، ويمكن أن يوفر الكثير من الوقت حينما يطبِّقها فريق العمل أو الشركة بأكملها؛ لذا دعنا ننسى تصفير البريد الوارد (Inbox Zero)، ونوجِّه أنظارك وأنظار فريقك إلى تصفير البريد الإلكتروني (Email Zero).

التأثير العكسي لإرسال رسائل البريد الإلكتروني:

إنَّ أول أمر عليك أن تفهمه حول تصفير البريد الإلكتروني هو أنَّ للبريد الإلكتروني "تأثير عكسي"؛ أي حينما ترسل رسالة بريد إلكتروني، فمن المرجح أن تعود إليك بشكل أو بآخر، سواء كان ذلك عبارة عن رد مفيد، أم عبارة شكر بسيطة، أم نسخة من بريد إلكتروني لا يعنيك من قبل أشخاص ضغطوا على خيار "الرد للكل" (reply-all).

كلما أرسلت رسائل بريد إلكتروني أكثر، ازداد عدد الرسائل التي سترِدُك؛ لذا يكمن الحل ببساطة في تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها لتتلقى بدورك رسائل أقل.

تذكَّر دائماً أنَّ كل بريد إلكتروني ترسله سيؤثِّر سلباً في إنتاجيتك وإنتاجية المستلمين؛ لذا اسأل نفسك عما إذا كان ينبغي عليك إرسال هذا البريد الإلكتروني بالفعل، ولا ترسله إذا كانت إجابتك عن هذا السؤال "لا"، وأما إذا كانت الإجابة بـ "نعم"، فاسأل نفسك ما إذا كان البريد الإلكتروني هو الأداة المناسبة لإنجاز هذه المَهمَّة.

إنَّ البريد الإلكتروني على أعتاب التحول إلى أداة بائدة؛ فقد احتفل بعيد ميلاده الخمسين منذ فترة قريبة، ولم تطرأ عليه تغييرات كثيرة على مر السنين؛ فهو ليس مصمَّم لأمور كإدارة المشاريع أو تعقُّب حالة العملاء المحتملين أو تبادل الأفكار مع زملاء العمل؛ إلا أنَّ الكثير من الشركات تعتمد عليه في جميع هذه الأمور وأكثر؛ لذا فإنَّ أفضل طريقة لتصفير البريد الإلكتروني -باستثناء إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني- هي استخدام أدوات تناسب نوع التواصل الذي تُجريه لإنجاز مهامك.

شاهد بالفديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز

التواصل الداخلي والخارجي:

ينبغي أن تستخدم البريد الإلكتروني للتواصل مع الناس خارج شركتك فقط، وأما التواصل الداخلي، فينبغي أن يتم باستخدام أدوات مثل "سلاك" (Slack) أو "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams)؛ حيث تكمن أهمية هذا الأمر في أنَّ نمو الشركة يتوقف على السرعة في القدرة على استرجاع المعلومات.

حينما تدير المحادثات الداخلية عبر البريد الإلكتروني، فإنَّها تضيع وتُنسى وتستغرق وقتاً أطول لاسترجاعها؛ مما يؤخِّر عملية اتخاذ القرارات وتحقيق التقدم، وعلى الجانب الآخر، تسمح أدوات التواصل الداخلي بالتواصل بصورة بسيطة وسريعة، إلى جانب الاحتفاظ بسجل واضح لكل ما قد قيل؛ الأمر الذي يسهِّل عملية نقل واسترجاع المعلومات بصورة أسرع.

هناك العديد من الفوائد الأخرى لهذه الأدوات كتعزيز ثقافة الشركة وتحقيق الشفافية والأمان؛ إلا أنَّ الفكرة الأهم هي أنَّ فصل التواصل الداخلي عن التواصل الخارجي سيخفِّض عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها فريقك، ويعزز الإنتاجية من خلال القدرة على استرجاع المعلومات بسرعة أكبر.

إدارة المشاريع:

يخطئ الكثير من الأشخاص في استخدام البريد الإلكتروني للتفويض؛ ولكنَّ منصات البريد الإلكتروني ليست مصممة لمثل هذه الأمور؛ فإرسال رسائل البريد الإلكتروني لإسناد المهام يصعِّب إدارة عناصر الإجراءات التي يجب اتباعها، وأهميتها، والحاجة الملحة إليها.

يمنحك نقل هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني إلى أداة لإدارة المشاريع مثل "أسانا" (Asana) أو "تريلو" (Trello) أو "مانداي" (Monday) فكرةً أفضل عن المواعيد النهائية وعبء العمل وقدرات كل فرد من أفراد الفريق وعناصر الإجراءات المستعجلة لدى الجميع.

إنَّ العديد من أدوات البريد الإلكتروني مُدمَجة مع بريد "جيميل" (Gmail) و"أوتلوك" (Outlook)، مما يتيح إضافة المهام وإسنادها من عميل البريد الإلكتروني نفسه مباشرةً، حتى أنَّهم يضيفون رابطاً لرسالة البريد الإلكتروني الأصلية للعودة إليها، وباختصار إذا كان الأمر يتعلق بعناصر الإجراءات، فيفضَّل ألا ترسلها إلى البريد الوارد لفريقك.

جداول أعمال الاجتماعات:

إليك قاعدةً بسيطةً تتيح لك تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يرسلها فريقك ويتلقاها إلى النصف بسرعة: إدراج أسئلتك في جداول الأعمال الخاصة بالاجتماعات.

ينبغي أن يكون لكل اجتماع، سواء كان داخلياً أم خارجياً جدول أعمال تنشِئه مسبقاً وتشاركه مع جميع المشاركين في الاجتماع؛ والأهم من ذلك أن يتمكن الجميع من إضافة بنود إلى جدول الأعمال مسبقاً أيضاً.

تتيح هذه القاعدة البسيطة العديد من الفرص للحد من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الداخلية؛ فإذا كان لديك سؤال لأحدهم ولم يكن الأمر عاجلاً، فيمكنك إضافته إلى جدول أعمال اجتماعك القادم معهم، وأما إذا كنت تلتقي روتينياً مع نفس الناس أو مجموعة من الأشخاص، فيمكنك ببساطة إضافة أفكار أو تعليقات أو أسئلة غير عاجلة إلى جدول أعمال اجتماعك القادم والتحدث معهم شخصياً.

وأفضل ما في الأمر أنَّه إلى جانب الحد من رسائل البريد الإلكتروني على الأمد القصير، من المحتمل أنَّك ستكتشف أنَّ المشكلات التي كنت ترغب بمناقشتها لن تكون هامةً للغاية بعد مرور بضعة أيام؛ مما يعني أنَّك وفرت وقتك ووقت فريقك الثمين الذي يمكنهم تخصيصه لإنجاز عمل آخر.

المصدر