كيفية عمل استبيان غوغل فورم

قد تحتاج إلى عمل استبيان غوغل فورم في حال كنتَ صاحب عمل وتريد توظيف أشخاص جدد، فتطلب منهم تعبئة بياناتهم، أو إذا كنتَ باحثاً وتريد أخذ رأي الناس في شيء ما، أو حتى صاحب شركة وتطرح منتجاً جديداً في السوق وتريد أن تعرف تقييم العملاء؛ لذلك نستعرض في هذا المقال خطوات كيفية عمل استبيان غوغل فورم.

كيفية عمل استبيان غوغل فورم:

يُعَدُّ عمل استبيان غوغل فورم جديد أمراً بسيطاً؛ إذ يتجلى بالخطوات الآتية:

1. إنشاء فورم Google جديد:

افتح نماذج (Google) عن طريق الانتقال إلى (Forms.google.com) في متصفحك، أو انتقل إلى (Google Drive) واضغط على خيار "جديد"، ثم (نماذج Google).

2. تحديد النموذج:

بعد ذلك، حدد قالباً؛ إذ يوفر (Google Forms) مجموعة متنوعة من القوالب يمكنك الاختيار من بينها، بحيث تستطيع اختيار النموذج الذي يناسب احتياجاتك، مثل قوالب لـ (RSVP) ومعلومات الاتصال ودعوات الحفلة، كما يمكنك دائماً البدء بنموذج "فارغ".

3. تغيير عنوان النموذج:

غيِّر عنوان نموذجك بعد تحديد القالب بالنقر على نص "نموذج بلا عنوان" الذي يظهر أعلى الصفحة واكتب عنواناً جديداً.

4. إضافة وصف الفورم:

تستطيع إضافة وصف إلى نموذجك في حال أردتَ تزويد المستجيب بمزيد من السياق، بالضغط على مربع النص "وصف النموذج"، ثم كتابة وصف موجز ل​​نموذجك في أسفل العنوان.

5. ضبط الأسئلة والأجوبة:

بعد إعطاء النموذج عنواناً ووصفاً يجب البدء بإضافة الأسئلة؛ إذ توفِّر نماذج (Google) مجموعة متنوعة من مختلف أنواع الأسئلة، مثل الاختيار من متعدد، والقائمة المنسدلة، والإجابات القصيرة، والمزيد.

• يمكنك إضافة سؤال؛ إذ يجب عليك استبدال نص "سؤال بلا عنوان" بالسؤال الذي تريد إضافته، ثم اضغط على نوع الإجابة التي تريد استخدامها، مثل "إجابة قصيرة".
• يسمح جوجل فورم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو في أسئلتك، من خلال النقر على الصورة أو الفيديو من شريط أدوات السؤال.
• تستطيع إضافة رؤوس الأقسام إلى نموذجك في حال أردتَ تقسيمها إلى أجزاء عدة، بالضغط على زر "إضافة قسم" من شريط أدوات السؤال.

6. تخصيص فورم Google Form:

توفِّر خدمة استبيان غوغل فورم مجموعة متنوعة من السمات يمكنك استخدامها لتخصيص مظهر فورمك، فيمكنك اختيار موضوع، فاضغط على زر "موضوع" من الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة،

كما يمكنك إنشاء مظهرك الخاص بالضغط على زر "تخصيص"، وكذلك يمكنك تغيير الألوان والخطوط وخلفية نموذجك.

7. معاينة استبيان غوغل فورم:

قبل أن تشارك فورمك مع الآخرين، يجب عليك معاينته وإلقاء نظرة عليه، ويمكنك فعل ذلك بالضغط على زر "معاينة" من الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة، وليفتح نموذجك في علامة تبويب جديدة، اختر كافة الأسئلة، وتأكَّد من أنَّ كل شيء يعمل بشكل صحيح.

8. إنشاء رابط نموذج Google أو مشاركته:

الآن، يمكنك مشاركة نموذجك بالضغط على زر "إرسال" من الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة، فيفتح مربع حوار مشاركة، فاضغط على خيار إرسال النموذج عبر البريد الإلكتروني أو مشاركته عبر رابط، كما تستطيع تضمين نموذجك على موقع ويب إذا كنتَ تريد ذلك.

• لإرسال نموذجك عبر البريد الإلكتروني، أدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريدهم أن يتلقوا نموذجك، ثم أضف موضوع ورسالة النموذج، واضغط على زر "إرسال".
• إذا أردتَ مشاركة نموذجك عبر رابط، فانسخ الرابط وشاركه مع الأشخاص عبر البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو أيَّة طريقة أخرى.

ماذا يحدث بعد معالجة البيانات؟

بعد عمل استبيان غوغل فورم ومعالجة البيانات، يمكنك البدء برؤية النتائج بمجرد الموافقة على الاستبيان ومعالجة البيانات، وهذا ما يحدث عادةً خلال ساعات، ففي حال كنتَ تستخدم أسئلة فحص، فيجب عليك إجراء اختبار للجمهور والحد الأدنى لمعدل الحدوث هو 5%.

كيفية التواصل مع الجمهور:

بمجرد أن تكون بنية نموذجك الخاصة جاهزة، تستطيع استخدام الرابط القابل للمشاركة لمشاركة نموذجك على وسائل السوشيال ميديا أو عبر الـ (email) وغير ذلك.

كيفية تلقِّي استجابات النموذج:

أدر استجابات العملاء من النماذج التي أنشأتَها لتعرف كيف يتفاعل الناس مع علامتك التجارية واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

خصائص جوجل فورم:

يتميز استبيان غوغل فورم بمجموعة رائعة من الخصائص:

1. استقبال استجابات النموذج من المستجيبين إضافة إلى فرز الردود.
2. إنشاء ومشاركة نماذج واستطلاعات على الإنترنت، وتحليل الردود في الوقت الفعلي.
3. اختبار أنواع عدة من الأسئلة والسحب والإفلات لإعادة ترتيب الأسئلة وتخصيص القِيم بسهولة.
4. إمكانية تخصيص الألوان والصور وأنواع الخطوط لتعديل المظهر والطابع، أو إظهار العلامة التجارية لمؤسستك.
5. الاطلاع على الرسومات البيانية مع تحديث بيانات الاستجابة في الوقت الفعلي، كما تستطيع التعرف إلى البيانات الأولية عبر "جداول بيانات Google" لتحليلها وبرمجتها.
6. إنشاء النماذج وتعديلها والوصول إليها عند التنقل على مختلف أنواع الأجهزة سواء الكبيرة أم الصغيرة، كما يمكن للمستخدمين الآخرين الرد على استطلاعك من أي مكان في العالم من خلال جهاز هاتف أو لوحي أو حاسوب.
7. إمكانية إضافة متعاونين كما في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" لطرح الأسئلة على بعضهم في الوقت الفعلي، ثم تحليل النتائج دون مشاركة نُسخ عدة من الملف.
8. تشفير البيانات عند تحميلها إلى جوجل درايف أو إنشاؤها في "نماذج جوجل" عند نقل البيانات وفي حالات عدم النشاط.
9. يلتزم تطبيق "نماذج جوجل" بمعايير الخصوصية وحماية البيانات المتَّبعة في باقي خدمات "جوجل كلاود" للمؤسسات.

حالات استخدام نماذج جوجل لإنشاء استبيان:

يستطيع المستخدمون استخدام استبيان غوغل فورم لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل إنشاء استطلاعات الرأي، أو جمع تعليقات العملاء، أو تسجيل الأحداث.

1. استخدام البيانات التي جُمِعَت عبر الاستطلاعات لتحسين المنتجات أو الخدمات أو لفهم مشاعر العملاء.
2. استخدام الاستطلاعات لجمع تعليقات قيِّمة من الموظفين.
3. تساعد نماذج Google على أتمتة عملية جمع البيانات من الاستطلاعات.
4. تعتمد استخدام المنطق التفريعي لتخصيص التجربة لكل مستجيب بناءً على إجاباتهم.
5. استخدام نماذج Google لتتبُّع الردود في الوقت الفعلي؛ إذ يمكنك معرفة عدد الأشخاص الذين أجابوا عن استبيانك، وما هي ردودهم؛ إذ توفِّر مخططات آلية من الردود.

تنظيم (RSVPs) لحدث ما:

إذ أردتَ المساعدة على تتبُّع الأشخاص الذين سيحضرون حدثك، تستطيع استخدام نماذج Google لجمع الردود على الدعوات، وكل ما يتطلب منك هو:

1. إنشاء نموذج يحتوي على الأسئلة ذات الصلة، مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، وعدد الضيوف، وغير ذلك، ومشاركته مع الحاضرين.
2. بعد ذلك، يردُّ الأشخاص على دعوة الحضور ليتم تجميع ردودهم تلقائياً في جدول بيانات، وهذا يسهِّل عليك معرفة من سيأتي وما يحتاجون إليه.
3. تخصيص تخطيط مستنداتك وإضافة علامتك التجارية لتتناسب تماماً مع جمالية حدثك.
4. يمكنك استخدام نماذج Google لإنشاء اختبار مع مجموعة متنوعة من الأسئلة.

كيفية إنشاء فورم اختبارات:

يُعَدُّ إنشاء فورم اختبارات من أكثر حالات الاستخدام شيوعاً لنماذج Google؛ إذ يمكنك استخدام الاختبارات القصيرة لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل تقييم معرفة الطالب أو التحضير لاختبار قادم، ويمكنك فعل ذلك بالضغط على خيار (Make it a quiz).

بعد إنشاء اختبارك تستطيع تحليل النتائج من خلال نماذج Google بحيث تستطيع معرفة عدد الأشخاص الذين حصلوا على كل سؤال بشكل صحيح أو خاطئ، إضافة إلى متوسط ​​الدرجة، كما يتم تخزين ردودك افتراضياً في جدول بيانات Google، ويمكنك استخدام عوامل التصفية لتقسيم بياناتك ومعرفة مدى نجاح المجموعات المختلفة في الاختبار.

في الختام:

باختصار، يُعَدُّ استبيان غوغل فورم منشئ نموذج بديهياً، يستخدم أدوات وحلول التصميم الرائعة لتحويل التفاعلات الرقمية إلى اتصالات شخصية ذات مغزى؛ إذ تساعد العلامات التجارية على التعامل مع الأشخاص، فهي تسهِّل عملية جمع البيانات من العملاء أو المشاركين في الاستبيان.