كيفية تشكيل لجنة
تشكيل لجنة
تأليف: د. هشام طالب، دليل التدريب القيادي. (بتصرف)
أولا: ما اللجنة؟
يمكن تعريف اللجنة بأنها مجموعة من الأشخاص الذين يقومون بدور متكاملة لتأدية مهمة معينة لمنظمة ما. واللجان لا يمكن الاستغناء عنها. وعادة توجد في كل مكان، حتى إن لم تكن معينة رسميا. ويرجع هذا إلى أن القرارات والمشاورات الجماعية مطلوبة، ولها من الأهمية والقيمة ما يفوق القرارات الفردية.
مثال من التاريخ:
بعد أن قام أبو بكر الصديق رضي الله عنه بجمع سور القرآن الكريم كافة، عيّن اللجنة للإشراف على كتابة القرآن الكريم بأكمله في مجلد واحد. وقام الصديق رضي الله عنه بتحديد مهام أعضاء اللجنة فكان سعد بن العاص يملي وزيد بن ثابت يكتب. وقد حدد الصديق رضي الله عنه أو ضوابط التي على اللجنة التقيد بها، حيث أمر بأن تؤخذ اللهجة قبيلة مضر كأساس لكتابة القرآن الكريم، وذلك منعا لحدوث اختلافات حول نطق بعض الكلمات بسبب تعدد اللهجات.
تستخدم اللجان من أجل الأهداف التالية:
- نشر المعلومات وتقديم النصح.
- توليد الأفكار وحل مشكلات معينة.
- تسهيل التنسيق والاتصال والتعاون.
- التوصية بالإجراءات الاتخاذ قرارات.
المحاسن المساوئ:
أهم محاسن عمل اللجان ما يلي:
- يمكن الاستعانة بأشخاص من مختلف التخصصات والمراتب التنظيمية لمعالجة مشكلة ما.
- تساعد على تخطي الحدود الفاصلة في الأمور التي تشمل أكثر من وحدة تنظيمية.
- تساعد على إيجاد فريق عمل جيد من خلال التفاعل الرسمي وغير الرسمي.
هناك أيضا بعض المساوئ في عمل اللجان، وهي:
- إمكانية هيمنة عضو أو أقلية على أعمالها.
- صعوبة إلقاء المسئولية على مجموعة من الأشخاص أو محاسبتهم
- قد يستغرق اتخاذ قرار ما وقتا طويلا، نظرا لضرورة اجتماع أفراد اللجنة ومناقشته، وقد لا يبت في القرار باجتماع واحد.
أنواع اللجان:
هناك أنواع مختلفة من اللجان، وتوقف هذا على وظائفها وصلاحيات فيها وأحيانا. بعضها دائم وبعضها بدو أجل القصير. تكون اللجان لغرض محدد ثم يتم حل عنده إتمام مهماتها.
وتستخدم معظم المنظمات بوجه عام نوعين من اللجان:
اللجان الدائمة: وتشكل لمسئوليات ذات طبيعة مستمرة بوجه عام مثل التخطيط والعضوية والتمويل، وتحتاج إلى قرارات جماعية لا فردية.
اللجان المؤقتة: والتي تنشأ للقيام بمسئوليات محددة من حيث طبيعتها ومدتها، ومن أجل مهام عامة غير متكررة، مثل دراسة موقف أو وضع ما أو الترتيب لحدث أو مناسبة من المناسبات.
تشكيل اللجنة:
أ- المهام
تتكون بعض اللجان وفقا للنظام الأساسي للمنظمة ولوائحها الداخلية. وتنص تلك الوثائق على المهام المحددة للجان. وبعض اللجان الأخرى تعين من قبل مجلس إدارة المنظمة. ولا بد من إعطاء اللجان التفويض أو الصلاحية اللازمة لاتخاذ القرارات، كما يجب أن توضح للجنة مهامها بدقة. ويجب أن يوضح للجنة كذلك كيفية رفع التقارير والجهة التي ترفع إليها تلك التقارير وعلاقة اللجنة بباقي الوحدات في المنظمة.
ب- العضوية
ترتبط العضوية بطبيعة أغراض اللجنة. فاللجنة التي تهتم أساسا بالمهام الإعلامية أو استشارية أو حل المشكلات يجب أن تضم أشخاصا لديهم المعرفة والمهارات اللازمة. لا تكون الكفاءات الوظيفية هي المطلب الرئيسي في اختيار أعضاء لجنة تهدف إلى تعزيز التنسيق أو التعاون. فلجنة التنسيق مثلا يجب أن تضم موظفين من الوحدات التنظيمية المعنية. ويقتضي تعيين أعضاء اللجنة، فهم واضح للأهداف التي يجب أن تنجزها اللجنة والمهارات التي يسهب بها كل عضو في لجنة، لضمان تحقيق هذه الأهداف.
يختلف حجم اللجنة باختلاف مسئولياتها. فاللجان الكبيرة قد تكون مطلوبة لمجالات مثل دراسة الجدوى الاقتصادية لمشروع جديد، بينما تفضل اللجان الصغير لمقدرتها على التوصل إلى إجماع وإنجاز مهامها بكفاءة أعلى وتكاليف أقل.
وبشكل عام يجب ألا يقل عدد أعضاء اللجنة الدائمة عن خمسة ولا يزيد عن تسعة. إلا أن هذا العدد متروك للمنظمة لتحديده بما يناسبها. العدد الفردي في أعضاء اللجنة يتيح وجود أغلبية للأعضاء عند التصويت على قرار لا تطلب إجماعا. ويجب الأخذ بعين الاعتبار أنه كلما زاد عدد أعضاء اللجنة فإنه يصعب جمعهم لعقد اجتماع طارئ للجنة. كما يجب مراعاة أن تكون عضوية اللجنة الدائمة واسعة في تمثيلها لأعضاء المنظمة.
بالنسبة للجان المؤقتة فهي عادة ما تتألف من ثلاثة أعضاء، أو من عضوين أحيانا. ومن الضروري أن يكون هناك توافق بين أعضاء اللجنة المؤقتة وأن تتوافر في كل منهم المقدرة الملائمة لمهمة اللجنة. ولأنها لجنة مؤقتة ولها عمل محدد فليست هناك حاجة لأن يكون أعضاؤها من داخل المنظمة، ولا يهم كثيرا من يترأس اللجنة إذا توافرت فيه الصفات المطلوبة.
ج - الرئاسة
إن سر نجاح اللجان هو الرئيس الناجح، فهو العضو الذي يضفي على اللجنة جوها العام ويحدد خططها وإستراتيجياتها. وحتى إن كان في اللجنة أعضاء أكفاء ولها أهدافها الواضحة، فإن مقدرة رئيسها على قيادة اللجنة وتوجيه عملها أمر ضروري لنجاحها. ولكي يكون الرئيس فعالا، عليه أن يتقبل المسئولية برحابة صدر ويشجع الآخرين على الإسهام. ويجب أن يكون على دراية تامة بأهداف المنظمة ودور اللجنة في إنجاز هذه الأهداف.
وفيما يتعلق باللجنة الدائمة على وجه الخصوص، فعلى الرئيس أن يكون قادرا على الحصول على تعاون الأعضاء وتوزيع العمل عليهم من حين لآخر. ويجب ألا يكون للرئيس آراء متطرفة في موضوعات اللجنة، أو يكون جديدا على المنظمة لا يفهم تقاليدها الداخلية وخلفياتها الثقافية. إن رئيس اللجنة الناجح يحافظ على الانسجام والتوافق بين أعضاء اللجنة ومجلس الإدارة نفسه، فضلا عن وضوحه في اتصالاته بهم.