كيفية إدارة الاجتماعات الكشفية والإرشادية

مفهوم الاجتماع :هو لفاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصيل لأهداف محددة.

مظاهر الاجتماعات الفعالة:

·                   إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.

·                   الأعداد و التحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع .

·                   وجود جدول أعمال ،وتحديد وقت محدد لكل بند ،و التقيد بذلك .

·                   ضبط عملية النقاش و اقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات و إضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات و أهداف الاجتماع .

·                   اقتصار الدعوة و الحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.

·                   توفير المعلومات و البيانات الأزمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع .

·                   تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له .

·                   الخروج بقرارات و خطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك .

مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

·                   غياب الهدف  أو الغرض من عقد الاجتماع .

·                   تعقيد  القضايا السهلة .

·                   الاستمرار لمدة طويلة .

·                   الكلام و النقاش المطول واستثار البعض بالكلام و التحدث .

·                   تعطيل القرارات و الخطوات التنفيذية .

·                   عدم وجود مقرر للاجتماع .

متى يصبح الاجتماع ضروريا ؟

·                   خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه .

·                   وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي .

·                   وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر .

·                   بروز ما يدعو لتغير الوضع القائم وتطويره . 

·                   الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما .

·                   الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع .

·                   التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع .

كيفية إنجاح الاجتماعات :

     النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية :

قبل الاجتماع :

·                   قرر فيم الاجتماع ضرورياً : هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات .

·                   حدد أهداف الاجتماع : ما تنوي تحقيقه من الاجتماع . القرارات التي يجب اتخاذها . الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها .

·                   أعد جدول الأعمال : ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع . وحاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي . ورتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً . واجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد . وحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .

·                   اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة .

·                   وزع مقدماً ، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش .

·                   اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع .

أثناء الاجتماع :

·                   وضع الهدف من الاجتماع .

·                   احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع .

·                   عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال ، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء .

·                   أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا  ويقدموا ما لديهم .

·                   وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة . تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا  ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية .

·                   لخص ما استمعت إلية منة نقاط مهمة ، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر ، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل .

·                   التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع .

·                   عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع ، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها .

·                   لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع ، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها ، حدد من الذي يتخذها ، والوقت الكافي لإنجازها .

·                   حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه .

بعد الاجتماع :  

·                   أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا ، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع ، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها . كذالك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم .

·                   تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال .

كيف تستفيد من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها :

قبل الاجتماع :

·                   اقرأ جدول الأعمال وملخصات الأوراق ، وكن متأكداً من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماماً لبنود جدول  الأعمال التي عليك بصورة مباشرة .

·                   فكر في القضايا التي يمكن أن تثار , وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع .

·                   اصطحب معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع .

أثناء الاجتماع :

·                   لا حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون .تحدث عندما يطلب منك ذلك , أو لتستوضح أمراً أو عندما تشعر بأن لديك إسهاماً جيداً.

·                   دون ملاحظاتك حول الفرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخذها وخاصة تلك المتعلقة بك .

بعد الاجتماع :

·                   اقرأ محضر الاجتماع , أعط اهتماماً خاصاً للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء معين من جانبك .

·                   أعد خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به , وضع جدولاً زمنياً للتنفيذ , ثم تابع مدى تقدم التنفيذ بالمقارنة بالخطة

المصدر: عيون العرب .