كيفية إدارة الاجتماعات؟
هذه بعض النصائح للسادة المديرين الجدد عن كيفية إدارة اجتماعاتهم حتى تكون ناجحة:
قبل الاجتماع:
- إعداد نشرة داخلية يحدد فيها تاريخ ومكان وموضوع الاجتماع بوقت كاف؛
- الحرص على أن يطلع جميع الأساتذة على النشرة الداخلية مع توقيعهم عليها، وتجنب تكليف أحد الأساتذة بالقيام بالمهمة شفهيا؛
- تحديد المدير للمواضيع التي ستناقش خلال الاجتماع بوضوح ودقة وترتيبها حسب أهميتها؛
- وضع رؤوس أقلام للمواضيع المحددة في مسودة، تجنبا للارتجال والعشوائية أو - النسيان؛
- الحرص على أن لا يستغرق الاجتماع وقتا طويلا، فأغلب الأساتذة يتبرمون من الاجتماعات المطولة؛
- اختيار القاعة الملائمة لعقد الاجتماع، ويجب أن يتوافر فيها: النظافة – نظافة الطاولات أيضا- التهوية الجيدة، الإضاءة؛
- إعداد القاعة بتغيير وضعية الطاولات من الشكل الصفي التقليدي إلى الشكل الدائري؛
أثناء الاجتماع:
- تجنب جلوس المدير على المكتب؛
- تعيين أحد الأساتذة لكتابة تقرير الاجتماع؛
- الحرص على إظهار الابتسامة والبشاشة في وجه الجميع؛
- البدء باسم الله والترحيب بجميع الأستاذات والأساتذة؛
- الإعلان عن سبب الاجتماع؛
- الحرص على سيادة الحوار والتفاهم والابتعاد عن التعصب والتشدد؛
- احترام مختلف الآراء التي تطرح ومناقشتها؛
- تدوين النقط المتفق عليها بالإجماع، وتسجيل المتحفظين إن اقتضى الحال ذلك؛
- الحد من المناقشات والحوارات الجانبية؛
- تجنب تأنيب أحد الأساتذة في الاجتماع أمام الجميع؛
- الحرص على عدم الخروج عن موضوع الاجتماع والتدخل بشكل إيجابي للحد من - - الصراعات الجانبية؛
- عدم مناقشة موضوعين في وقت واحد؛
- إعطاء الفرصة للجميع وبشكل متكافئ لإبراز وجهات نظرهم؛
- التوفيق بين وجهات النظر المتضاربة؛
- قراءة التقرير من طرف المقرر، وتمريره على الحاضرين من أجل توقيعه؛
المصدر: عيون العرب