كيف تقرأ لغة جسد الموظفين العاملين عن بُعد؟

يرغب جميع المديرون في أن تكون فرقهم سعيدة ومتفاعلة مع عملها، ولكن لسوء الحظ تجد حتى أعظم الشركات نفسها أحياناً تتعامل مع موظفين تعساء. ويعلم المديرون أنَّ هناك إشارات معينة يجب عليهم أن يراقبوها، والتي قد تكشف - على سبيل المثال لا الحصر - عن شعور الموظفين بعدم الرضى وعن قلة الحماسة والتغيرات في السلوك أو حتى التصرفات التي تثير الشك، ولكن عندما يعمل الموظفون عن بعد، يصبح تمييز هذه العلامات أكثر صعوبة.

أصبح مكان العمل أكثر اتساعاً من أي وقت مضى - وفقاً لمؤسسة "غلوبال ووركفورس أناليتيكس" (Global Workforce Analytics) - حيث يعمل اليوم ربع القوة العاملة عن بعد؛ وغالباً ما يكون لهؤلاء الموظفين دوافع مختلفة ومعايير مميزة مقارنة بزملائهم العاملين في المكتب؛ وعلاوة على ذلك يمكن أن يؤدي العمل عن بعد في غياب التعاون والتشارك الاجتماعي الموجودَين في بيئة المكتب إلى ضعف كبير في المشاركة والتفاعل.

إذاً كيف يمكنك التأكُّد من بقاء موظفيك العاملين عن بعد متفاعلين مثل أولئك الذين تحيِّيهم كل يوم في أروقة المكتب؟ تُعَدُّ لغة الجسد والتواصل في نهاية المطاف أمراً بالغ الأهمية لكل من الموظفين العاملين في المكتب والعاملين عن بُعد؛ لذا سنتحدَّث بإيجاز عن بعض أنماط "لغة الجسد الافتراضية " التي قد تدل على وجود موظف غير سعيد يحتاج إلى مزيد من الاهتمام:

1. مراقبة التغيُّب عن الاجتماعات:

راقب أعضاء الفريق الذين يفوِّتون أو يتأخرون باستمرار عن اجتماعات الشركة؛ سواءً الروتينية أم الفردية؛ إذ غالباً ما تكون هذه علامة مبكرة تشير إلى أنَّ الموظف قد بدأ حقاً بالتراجع، ويسهل تعرُّف هذه العلامات عندما ترى شخصاً في الغرفة، ولكن لا تأخذ هذا بجدية أقل عندما يفوِّت الموظف اتصالاً صوتياً أو مؤتمر الفيديو، ولحسن الحظ توجد خطوات سهلة يمكنك اتخاذها للتعامل مع التغيُّب عن الاجتماعات.

عندما يتعلق الأمر بالفِرق العاملة عن بُعد - التي يَقطُن أفرادها في مناطق زمنية مختلفة - ستواجه مجموعة فريدة من التحديات عند جدولة الاجتماعات، فتذكَّر دائماً تدوين المنطقة الزمنية لكل حاضر عند جدولة الاجتماعات، ونظِّم مواعيدك وفقا لذلك؛ لتتجنَّب الارتباك وسوء التواصل.

إذا كانت لديك مكالمات متكررة مع الفريق، فابذل جهداً لتغيير أوقات البدء من حين إلى آخر للتأكُّد من أنَّك لن تُكلِّم أعضاء الفريق في وقتٍ مبكرٍ أو متأخِّر دائماً، وعليك أيضاً أن تتفقد طلبات التسجيل على اللقاءات المجدولة بانتظام؛ وذلك للتأكُّد من أنَّ الموعد ليس مزعجاً لأعضاء الفريق أو يؤدي إلى تغيير جدول أعمالهم، ومن ناحية أخرى، إذا اتَّفق الجميع على التاريخ والوقت، فإنَّ الفريق العامل عن بُعد مسؤول عن احترام المواعيد.

قد يبدو الأمر بديهياً، ولكن إذا لاحظت أنَّ موظفاً ما يتغيَّب باستمرار عن الاجتماعات - سواءً الاجتماعات الافتراضية أم غيرها - فلا تنتظر حتى موعد الاجتماع الافرادي التالي لتتفقد أمره؛ بل أرسل له رسالة سريعة أو حتى من الأفضل أن تجري مكالمة صوتية لكي تتعرَّف بدقة إلى السبب الذي قد يدفعه إلى التغيُّب.

2. مراقبة الموظفين بعناية حتى وهم صامتون:

قد ينجز موظفك المهام المطلوبة منه ويسجل دخوله في الوقت المحدد ويشارك في جميع الاجتماعات في التقويم الخاص به، ولكن هل يشارك بنشاط وفاعلية؟ عليك ملاحظة الموظف الذي يبقى صامتاً دون أن تَعْهَدَ منه ذلك في مكالمات الفريق والمشاريع الجماعية.

إنَّ هذه القضية تصبح أكثر أهمية عند التعامل مع الموظفين العاملين عن بُعد الذين يتعيَّن عليهم عادةً بذل جهد أكبر للمشاركة عن بُعد. خذ الوقت الكافي لتعرفَ كيف يُفضِّل كل عضو من أعضاء فريقك البعيد التواصل؛ فالطريقة التي تحظى بأفضل استجابة عند أحد الموظفين قد لا تكون مثالية لغيره، وقد لا يروق لبعض الموظفين الطابع غير الرسمي لتطبيقات المراسلة الجماعية، بينما يُفضِّل بعضهم الآخر الأخذ والرد عبر رسائل بريد إلكتروني.

إنَّ السياق هو أمر في غاية الأهمية أيضاً، فعليك أن تُفرِّق ما بين المحادثات التي يُفضَّل أن تجرى باجتماعات فردية - سواءً شخصية أم افتراضية - كتقديم التغذية الراجعة الحساسة على سبيل المثال، وبين تلك التي يمكن تسليمها بسهولة عبر رسالة سريعة بالبريد الإلكتروني؛ كتسليم العمل قبل الموعد النهائي.

وإن كنت لا تعلم كيف يُفضِّل موظفك أن يتلقى التغذية الراجعة أو مدى قدرته على المشاركة في الاجتماعات الفردية، فاسألهُ بسهولة؛ فقد يحتاج الموظف الخجول فقط إلى تواصل أكثر هيكلة وتنظيماً.

شاهد: 12 طريقة فعالة لتعزيز العمل الجماعي

3. تنظيم الأحداث الرئيسة:

من الأسهل بكثير مراقبة الإنتاجية وتتبعها عند وجود موظفيك في المكتب، أمَّا عندما يعمل الموظفون عن بُعد، فلا يمكنك الدخول إلى مكاتبهم أو مصادفتهم في الردهة للتحقُّق من حالة مشروعك، وقد يصعب أيضاً على أعضاء فريقك الافتراضي طرح الأسئلة ومشاركة أفكارهم معك بشكل مريح؛ إذ إنَّه من الهام للموظفين أن يتطوروا وينموا في أدوارهم ويشكلوا تصورات حول المشاريع الجارية.

كونك مديراً، لا يمكن أن تتحمل التفريط في الأحداث الهامة والمواعيد النهائية، ولكنَّك أيضاً لا ترغب في ممارسة الإدارة التفصيلية عن بعد؛ لذا جرِّب وضع اتفاق ينظم اجتماعات الفريق وعمله؛ بحيث توفر هذه الأنواع من الخطط إرشادات عامة لإدارة المشروع بين فِرقك، متضمنة معلومات هامة مثل وقت تقديم التقارير وأماكن الاتصال المفضلة وما يجب توصيله ولمن وكيفية تقديم المعلومات. يمكن أن يساعد الاتفاق على خطة كهذه على غرس شعور أكبر بالمساءلة بين أعضاء الفريق مع ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية الرئيسة.

بالنسبة إلى إعادة تكوين قدرة الموظف الافتراضي على "الحضور" كما للموظف الذي يعمل من المكتب، يجب على المديرين المساعدة على بناء التفاعل في فريق العمل عن بُعد من خلال طمأنتهم باستمرار بأنَّهم جزء من الفريق مثل أولئك الذين يعملون في المكتب.

استفد من تطبيقات الدردشة، وخصِّص ساعات عمل افتراضية في التقويم الخاص بك لتجعل نفسك حاضراً ومتاحاً قدر الإمكان لتقديم الدعم والتغذية الراجعة دون أن تكون موجوداً فعلياً عن قرب.

4. إجراء عمليات التفقُّد مسبقاً وأكثر من مرة:

يختلف كل موظف عن غيره ولا توجد قواعد مُتَّفق عليها عالمياً للتعامُل مع تعاسة الموظف. تأكَّد من تقييم مستويات مشاركة فريقك الافتراضي بشكل متكرر وعالج مخاوف أعضاء الفريق بشكل فردي وفي وقت مبكر.

تحدث حالات غياب التواصل في كثير من الأحيان، فقد وجدت دراسة حديثة أنَّ 80% من المديرين يعتقدون أنَّهم يتمتعون بالشفافية في تعاملهم مع الموظفين التابعين لهم، ولكن يوافق 55% فقط من الموظفين على أنَّ مديريهم يتَّسمون بالشفافية؛ لذا استعمل الأدوات المُتاحة لديك بحكمة، وعندها يمكنك أن تمضي قدماً وبين يديك قوة عاملة سعيدة ومتفاعلة، سواءً افتراضية أم غير ذلك.

المصدر: 1