كيف تدير بريدك الالكتروني بفاعلية؟

إنه صباح يوم الاثنين، وكما هي العادة تجلس "ليندا" على مكتبها لتشعر بالألم المزعج نفسه في معدتها، ليس لأنّها تخشى هذا اليوم من العمل، بل بسبب الكمّ الهائل من الرسائل الواردة إلى بريدها الالكتروني. فهي مسؤولة عن فريق عمل كبير، وبالتالي تتلقى يومياً على الأقل (50) رسالة بالبريد الالكتروني. حيث أنّ قراءتها والردُّ عليها جميعاً يتطلب الكثير من الوقت، لكنّ معظم أعمالها تعتمد على هذا الروتين اليومي. ونتيجةً لذلك فهي تُجهد نفسها وبشكل ملحوظ في العمل على المشاريع، فقد أصبحت تعمل حتى وقتٍ متأخر لتنجز أعمالها.

إنّ البريد الالكتروني هو أداة تواصل مذهلة في حال استخدمناه بالشكل المناسب. لكن يتعب الكثيرون منا بسبب الكمية الكبيرة من الرسائل التي يتلقونها يومياً والتي تحتاج الرّد عليها، كما هو حال "ليندا".

لكن ومع ذلك فهناك طرق لإدارة بريدك الالكتروني تجعلك أكثر إنتاجية، وسوف نكتشف من خلال هذه المقالة الاستراتيجيات اللازمة للقيام بذلك، مما يجعلك تمضي قدُماً في أعمالك.

ملاحظة: ليكن بمعلومك أنّ هذه الاستراتيجيات قد لا تنفع الجميع. لذا فاحكم عليها بنفسك عندما تفكّر بالطريقة المناسبة لإدارة بريدك الالكتروني.

التحقق من البريد الالكتروني:

قد يكون التحقق المنتظم من البريد الالكتروني خلال اليوم طريقة فعالة لكي تديره بشكل جيد، لكن ومع ذلك، فإنّ الإلهاءات والمقاطعات التي يسببها هذا النوع من تعدد المهام قد يقلل من إنتاجيتك إلى حدٍّ كبير، ويُعطّل قدرتك على التفكير خلال عملك على المشاريع الهامّة.

بإمكانك استخدام استراتيجية واحدة للتحقق من البريد الالكتروني وفي أوقات مُحددة فقط خلال اليوم. فعلى سبيل المثال، كأن تُقرر التحقق من بريدك الالكتروني مرة خلال النهار ومرة قبل الغداء ومرة في نهاية اليوم.

ومن المفيد أيضاً أن تبرمج بريدك الالكتروني على تلقي الرسائل في أوقات محددة فقط، ممّا يمنع الرسائل الواردة من إلهائك. إن لم تستطع القيام بذلك، فعلى الأقل تأكّد من إيقافك للتنبيهات الصوتية والمرئية الخاصة بالبريد الالكتروني.

بإمكانك أيضاً تخصيص بعض الوقت لقراءة الرسائل والرد عليها بعد وقتٍ طويل من العمل المُركّز، أو في الأوقات التي تكون خلالها طاقتك وإبداعك في أخفض مستواً لهما (أي أنّه بإمكانك القيام بالأعمال الأكثر أهمية فيما تبقى من وقت).

إن كُنت قلقاً حيال انزعاج زملاءك أو مديرك أو زبائنك بسبب عدم ردّك على رسائلهم بسرعة، فوضّح لهم أنّك تتحقق من بريدك الالكتروني في أوقات محددة فقط، أي أنّ باستطاعتهم الاتصال بك أو استخدام الرسائل الفورية خارج هذه الأوقات إن كان الأمر مُستعجلاً.

ملاحظة: قد تُضطرُّ في بعض الوظائف إلى التحقق من البريد الالكتروني بشكل منتظم. وخاصة إن كان عملك يعتمد عليه كأداة تواصل أساسية.

قراءة البريد الالكتروني:

عندما تقرأ بريدك الالكتروني، فإنّك قد تضيع الكثير من الوقت ما لم تستخدمه بذكاء.

جرّب أولاً استخدام "قاعدة الدقيقتين" (مفهوم ديفيد آلن مؤلّف كتاب إنجاز الأشياء) فعندما تبدأ بقراءة بريدك الالكتروني، انظر إذا ما كان يحتاج لأقل من دقيقتين لقرائته والرد عليه، فإن كان كذلك، تعامل معه في الحال حتى ولو لم يكن من الأولويات، والفكرة هي أنّ إنجازه يحتاج أقل من دقيقتين، لذا ينبغي عليك التعامل معه فوراً، لأنه سيحتاج وقت أطول في حال قرأته فقط وتركه لترد عليه فيما بعد.

أما بالنسبة للرسائل التي تحتاج أكثر من دقيقتين للقراءة أو للرد عليها، فخصص لها وقتاً في جدول أعمالك، أو أضفها إلى قائمة مهامك لكي تقوم بها لاحقاً. ومُعظم برامج إدارة البريد الالكتروني تتيح لك تسليط الضوء على الرسائل التي تحتاج للرد، أو الإشارة إليها بنجمة، حيث تستطيع استخدام هذه الميزات المفيدة متى أردت.

توضيح: يحصل الكثيرون منا على العديد من الاشعارات والتي تدعى رسائل الـ "FYI" أي رسائل المعلومات الخاصة بك، والتي تأتينا من المكتب الرئيس للشركة أو من أعضاء الفريق الذين يريدون التواصل معنا. فإن شاهدت اسمك في حقل النسخة الكربونية "CC" للرسالة الالكترونية بدلاً من حقل "المُرسل إليه" فمن الُمحتمل أن تكون رسالة "FYI". لذا فاحرص على وضعها في مجلّد "للقراءة" والتعامل معها حين يكون لديك الوقت.

تنظيم البريد الالكتروني:

هل تتخيّل بريداً الكترونياً من دون رسائل واردة؟ الأمر جيدٌ لدرجة لا تُصدّق.

قد يكون من غير الواقعي بالنسبة للكثيرين أن يكون صندوق البريد الوارد الخاص بهم فارغاً تماماً (يدعى صندوق الوارد بصفر رسالة)، لكنّ الحفاظ عليه فارغاً يجعلنا أكثر تنظيماً، وأقلّ إرهاقاً.

ضع أولاً نظام بسيط لحفظ هذه الرسائل الواردة، ليساعدك على إدارة بريدك الالكتروني، قد تستخدم مجلدات كثيرة وبعناوين مختلفة مثل: خطوات العمل، الانتظار والمراجع والأرشيف. وذلك إن استطعت الاطلاعٍ عليها بشكل منتظم وخاصّة مجلّدَي الأعمال والانتظار، فقد تستخدمها كقائمة مهام يومية ثانوية.

وإن كانت هذه الفئات الأربعة أقل من احتياجاتك، فبإمكانك وضع نظام مفصّل خاص بك. فعلى سبيل المثال، قد تُنشئ مجلد لكل مشروع تعمل عليه، أو قد تنشأ مجلداً لكل زبون أو مجلد لكل مندوب مبيعات.

وميزة إنشاء مجلدات خاصة للتعامل مع البريد الالكتروني هي أنّها تجعل العودة إلى الرسائل السابقة أكثر سهولة. فبدلاً من أن تجوب كامل البريد الالكتروني بحثاً عن رسالة سابقة، تستطيع وبكل بساطة البحث عنها في المجلّد الخاص بها.

استخدام القواعد:

تتيح لك معظم برامج البريد الالكتروني كالـ "Out Look وGmail " إنشاء "قواعد" تفرز رسائل البريد الوارد في مجلدات مخصصة حال وصولها.

فعلى سبيل المثال، قد يصلك العديد من الرسائل الالكترونية يومياً لتخبرك بمبيعات الشركة والتي تحتاجها لتَعي ما يدور من حولك، لكنّك لا تريد لها أن تنشر الفوضى في بريدك الالكتروني. ولهذا السبب عليك أن تُنشئ قاعدة في برنامج البريد الالكتروني الخاص بك، تنقل الرسائل الواردة بعنوان "إشعارات البيع" مباشرةً إلى مجلّد "المبيعات" وحال وصولها، وتسمح بالاحتفاظ بها في مجلدٍ واحد، أي لن تكون مضطراً إلى ترتيبها يدوياً.

البريد غير الهام:

إن كنت تتلقى رسائل غير هامة وبشكل منتظم، كالجرائد الالكترونية والمدونات والمقالات، فبإمكانك إعادة توجيهها إلى عنوان بريد إلكتروني آخر، أو استخدام القواعد السابقة لتجعلها تُحفظ في مجلد محدد فور وصولها. حيث يساعك ذلك على جعل بريدك الوارد نظيفاً تماماً، ويجمع هذه الرسائل في مكانٍ واحد، لتكون جاهزة للقراءة في الوقت المناسب.

توضيح: بإمكانك أن تصنع الفارق لدى مديرك وزملائك بل وحتى زبائنك، من خلال كتابة رسائل فعّالة بالبريد الالكتروني. فهي توفّر عليهم الجهد، وليس هذا فقط، فالرسائل الموجزة وذات الصلة توفّر لك ولهم الكثير من الوقت.

العادات الجيدة لفريق العمل:

إنّ أحد أفضل الأشياء التي تستطيع القيام بها للحد من الرسائل التي عليك التعامل معها، هي تشجيع الآخرين على إرسال رسائل أقل بالبريد الالكتروني.

فعلى سبيل المثال: إن كان هناك فريق عمل معين يرسل لك رسائل طويلة بالبريد الالكتروني وبشكل منتظم، فأعلمهم بذلك. أخبرهم بكل لباقة ولكن بالقليل من الحزم، أنّ السبب يعود لضيق وقتك، وأنّك تقدّر قيمة الرسائل التي لا تزيد عن فقرة أو اثنتين. وكل رسالة أطول يجب أن تكون عبر مكالمة هاتفية. أو أن يتفضّلوا لمناقشتها في مكتبك بدلاً من ذلك.  

وقم أيضاً بالترويج لاستراتيجيات البريد الالكتروني الفعّال والتواصل المثالي في مؤسستك. وشجّع الأشخاص على استخدام أبرز الاستراتيجيات في هذه المقالة.

النقاط الأساسية:

يشعر الكثيرون بالتعب بسبب البريد الالكتروني، على الرغم من أنّه أداة تواصل رائعة، لكنّ البعض يُفرطون فيها أحياناً. لكنّك عندما تديرها بشكل فعّال، يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى حد كبير.

ولكي تُحكم السيطرة على بريدك الوارد، ابدأ بالتحقق من البريد الالكتروني والتعامل معه في أوقات محددة فقط خلال اليوم. وإن كنت قلقاً حيال التأخر بالرّد، دع الآخرين يعلمون بأنّك لا تتحقق من بريدك باستمرار.

حاول قدر الإمكان جعل بريدك الوارد نظيفاً. ورتّبه باستخدام المجلدات كـ (الأعمال، الانتظار، الأرشيف)، وعندَ التحقق منه استخدم قاعدة الدقيقتين، وتعامل فوراً مع الرسائل التي تستطيع قراءتها والرد عليها في غضون دقيقتين أو أقل.

بإمكانك أيضاً الحدُّ من الرسائل الواردة،  وذلك بأن تطلب من الأشخاص أن يرسلوا إليك القليل منها فقط، ومن خلال الدعوة إلى استراتيجيات التواصل والإدارة الفعالة للبريد الالكتروني في مؤسستك.

المصدر: Managing Email Effectively