كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية؟
الاجتماع هو لقاء بين شخصين أو أكثر لمناقشة موضوع أو مشكلة ما والتوصل إلى هدف محدّد، وتشكل الاجتماعات في العمل أهمية كبيرة للارتقاء بالشركة أو المؤسسة نحو النجاح، وهذا مايفرض علينا العمل على استثمارها وإنجاحها كي لاتكون مجرد نقاشات لافائدة منها سوى هدر الوقت والجهد. سنتحدث في السطور القادمة عن بعض النصائح التي يجب تطبيقها لإنجاح أي اجتماع، وهي قواعد أساسية لجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية لكن هناك الكثيرين ممن يغفل عنها.
1- ضع أجندة واضحة للاجتماع
المشكلة الرئيسية التي تحدث في أغلب الاجتماعات أنّ الحديث والمناقشة ينحصر على المدير فقط أو على بعض الأشخاص دون مشاركة من باقي الحضور، إذا كنت تريد المشاركة والإنتاجية في اجتماعاتك، قم بوضع خطة ومحاور رئيسية للاجتماع وأرسلها قبل فترة إلى الأشخاص الذين سيشاركون في الاجتماع لكي يكونوا على معرفة بها.
2- التشاركية
الغاية من الاجتماع هو المشاركة والتفاعل للوصول إلى الأهداف المطلوبة، وبالتالي يجب على الشخص الذي يدير الاجتماع أن يطرح بعض الأسئلة للنقاش وأن يطلب آراء المشاركين فيه للحصول على انتباههم وتفاعلهم وآرائهم.
3- إدارة الاجتماع بشكل جيد
يجب على قائد الاجتماع أن يقوم بإدارة الاجتماع بشكل جيد فلا يعطي الفرصة لشخص ما لعرض رأيه على حساب شخص آخر بل أن يعمل على توزيع النقاش بشكل عادل بين الجميع، إضافة إلى التقيّد بزمن الاجتماع قدر الإمكان ومناقشة جميع المحاور والأفكار الموجودة في أجندة الاجتماع وإعطائها الوقت اللازم لها.
4- إنهاء الاجتماع
في نهاية الاجتماع يجب إجراء ملخص سريع للأفكار التي تمّ مناقشتها والتأكيد على الأهداف التي تم الاتفاق عليها والمهام التي تم تكليف الأشخاص بها، وقبل توجيه الشكر للمشاركين بالاجتماع يجب الاتفاق على موعد ومكان الاجتماع القادم مع تحديد الهدف الرئيسي منه.
5- المتابعة بعد الاجتماع:
يجب متابعة القرارات التي تمّ التوصل إليها في الاجتماع من خلال كتابة محضر الاجتماع وإرساله إلى جميع المشاركين فيه خلال 24 ساعة من الاجتماع، ويتم فيه ذكر تاريخ الاجتماع والزمن المستغرق فيه وكتابة الأفكار والأهداف التي تم توصل إليها بشكل مختصر وبسيط.
عزيزي القارئ، الاجتماعات هي وسيلة لتحقيق هدف ما وهي أداة من أدوات التعاون والتشارك وليست للتسلية وهدر وقت العمل دون فائدة، فالتزم بالنصائح السابقة لتصبح اجتماعاتك أكثر فعالية وأكثر نجاحاً.