كيف تتحكّم بالانقطاعات المحتملة أثناء اليوم (2)
هل تتعرّض للمقاطعات باستمرار بسببب المتطلبات الطبيعيّة لموقعك في العمل؟ الزّبائن وزملائك في العمل لا يتركونك أينما كُنت. إليك الطّرق الأمثل لتُدير متطلّباتهُم التي تُسبّب لك الإنقطاعات أثناء العمل.
الخطوة الثّانية: إظهار الاحترام، وجدولة الوقت المُناسب للمساعدة
عندما يخبرك أحدهُم بأنّ الموضوع مُلح للغاية، فسيكون لديك الخيار لتقييم الوضع بحيث تتعامل معهُ إمّا في الوقت الرّاهن أو بإيجاد الوقت اللاّزم لذلك فيما بعد. باستخدام هذه الإستراتيجيّة ستجد العديد من الطّلبات العاجلة والتي يُمكن تأجيلها إلى وقت لاحِق. من خلال هذه الطّريقة ستكتشف ما إذا كان الموضوع مهمّاً إلى هذا الحد أو لا، وهل هذا الأمر طارئ في الوقت الحالي. بمجرّد أن تعرف أن هذه الحالة ليست بالمُلحّة كما تمّ إخبارُك به في البداية، كأن تقول له: حسناً، ماذا لو بحثنا هذا الموضوع أنا وأنت في صباح الغَد عند السّاعة العاشرة (اقترح وقتاً يُناسبُك أنت) عندما أعرفُ أنّني أستطيعُ تخصيصَ الوقت اللّازم للعمل على هذا الموضوع معاً دون الشّعور بالضّغط أو الهَرع، وأُعطيكَ الإهتمام الكامل دونَ أن أصرُف إنتباهي عنك. هل ينفعُك هذا؟
من ذلك الذي لايُريد أن يحصُل على الإنتباه الكامل من مُديره؟ لاحظ ما لم تُخبره به هُنا. أنت لا تقول له سنُنهي هذا الأمر بخمسة دقائق فقط. بل دعنا نتحدّثُ فيما بعد.
مُعظم الوقت، لن تُنهي هذا الأمر في خمس دقائق، لذا لماذا تقوم بجعل هذا الضّغط الإضافي في يومِك؟ هذه الإمكانية تجعلُك أكثر واقعيّة في إلتزاماتِك وماهو حاليّاً بين يديك.
لذا ألقِ نظرةً على جدول أعمالِك. ثمّ خطّط لهذه المُحادثة في الوقت الذي تراهُ مناسباً بحيثُ لا تتضارب مع المهام التي تحتاجُ إنهائها والتي تأخذ انتباهك كُلّه. استخدام هذه المنهجيّة تُزيل المخاطر النّاتجة عن حب النّفس، وعدم الإكتراث، والحساسيّات النّاتجة عن قول بعض الكلام كأن تقول "لا أستطيعُ مُساعدتك الآن"، أو "أنت تعرفُ ماعليك فعلهُ هُنا، فقط قُم بذلك" أو "منذُ متى وأنت تعملُ هنا؟" أو "أنا مشغولٌ للغاية الآن، سأُحاولُ إيجاد بعض الوقت فيما بعد لمُساعدتُك" أو "أنت تعرف أينَ تجدُ المصادِر التي تحتاجُها لأجل ذلك".
الآن، تستطيع مُعالجة طلب هذا الشّخص بشكل أكثر احتراماً، وبطريقة داعمة وفعّالة، بينما ستُحافظُ على الحدود التي كُنت قد وضعتها لحماية نفسِك ووقتِك من وابل الطّلبات التي ستأتيك من الأشخاصٍ آخرين.
باتباعِكَ لهذه الاستراتيجيّة ستكونُ التوقُّعات ذات منفعة كبيرة. في هذه الفُسحة من الوقت ستكون قد أجّلتَ المُحادثة لوقتٍ لاحِق، فالوقت الذي أعطيتهُ لنفسك يُعطيك الفُرص والوَقت للتدرُّب. من خلال هذا الوقت الذي سينتظرُه الشّخص لتتواصل معهُ، قد يكونُ بالفعل أوجد حلّاً للمُشكلة من تلقاءِ نفسهِ. ممّا يُعزّز التّفكير ومهارات معالجة القضايا وحل المشاكل لدى موظّفيك، ويقلّلُ الاعتماد عليك كمُديرٍ لهُم. وهذا ما يعني مشاكل، وإتصالات، ونصوص ورسائل بريد إلكتروني أقل.
بدلاً من التنافُس مع الإنحرافات والمُقاطعات أو الشّعور بأنّك عاجزٌ عن المُساعدة أو فعل أي شيءٍ حيال موظّفيك، إعرف ببساطة كيف تُدير هذه الأمور بشكل أفضل وتحسّن توقُّعات النّاس حولُك من خلال التواصُل بشكل أكثر فعاليّة.