كوتشينغ الفريق: التقنيات والأدوات والخطوات اللازمة لتطبيقه

الإنسان هو العنصر الفاعل والأساسي لنجاح المؤسسات في تقديم خدماتها واستخدام الأدوات والتكنولوجيا الحديثة في أثناء ذلك، وقد أثبت كوتشينغ الفريق فاعليته في تحسين سير عمل الفِرق والأداء، وتأمين بيئة آمنة تحفِّز العمليات الإبداعية والقدرة التنافسية؛ إذ يستكشف المقال عدداً من نماذج الكوتشينغ، وأدواته، وتقنياته التي تساعد على تحقيق أهداف المؤسسة.

أولاً: مفهوم كوتشينغ الفريق وفوائده

ليست الشركات مجرد مجموعة من الإجراءات والأنظمة؛ إنَّما هي تعتمد على المجتمعات الحية المتمثلة في الموظفين لتحقيق أهدافها؛ إذ يؤدي كوتشينغ الفريق دوراً فاعلاً في زيادة الكفاءة والإنتاجية، وتزداد فاعلية كوتشينغ الفريق عند توفُّر أيدٍ عاملة خبيرة ومواهب قديرة ضمن المؤسسة.

يُجرَى كوتشينغ الفريق على مجموعة من الموظفين العاملين ضمن فريق واحد، ويشمل إجراء جلسات فردية، ولكنَّه يهدف بشكل أساسي إلى تعزيز التعاون والتكامل بين أعضاء الفريق وتحسين قدراتهم وفاعلية العمل الجماعي ضمن المؤسسة.

يتيح كوتشينغ الفريق للأفراد إمكانية حل المشكلات، وبناء العلاقات، والتفكير الإبداعي والابتكار بهدف تحقيق أهداف المؤسسة، ويُعَدُّ مفهوماً حديث العهد نسبياً بالمقارنة مع الكوتشينغ الفردي التقليدي، لكن ازدادت شعبيته في الآونة الأخيرة؛ وذلك بسبب فوائده، وفيما يأتي 4 فوائد لكوتشينغ الفريق:

1. بناء الوعي الجماعي:

يعطي كوتشينغ الفريق أعضاء المجموعة فكرة واضحة عن نقاط قوة وضعف كل منهم.

2. تعزيز الذكاء الجماعي:

يتم ذلك عن طريق استثمار نقاط القوة للأعضاء بطريقة فعالة.

3. تحسين جودة التواصل:

يؤدي كوتشينغ الفريق دوراً فاعلاً في تقليل النزاعات، والتأخير في سير العمل، وتعزيز العمل المشترك بين جميع الأفراد والأقسام ضمن المؤسسة.

4. تعزيز ثقافة الفريق:

يتيح كوتشينغ الفريق إمكانية المشاركة، والابتكار، وتطبيق الحلول الإبداعية.

شاهد بالفيديو: خمسة نصائح لتقديم كوتشينغ ناجح

ثانياً: نموذج كوتشينغ الفريق

أُعِدَّت مجموعة من نماذج كوتشينغ الفريق عندما بدأت شعبية هذه الاستراتيجية بالازدياد؛ إذ يتضمن كوتشينغ الفريق تقنيات وطرائق تأخذ في الحسبان تفاعل أعضاء الفريق، وجودة التواصل فيما بينهم، إضافة إلى ثقافة المؤسسة، وقد قدَّم المؤلف والباحث في مجال القيادة والتنمية الدكتور "بيتر هوكينز" (Peter Hawkins) تقنية تركز على 5 عوامل لإجراء عمليات كوتشينغ فعالة وناجحة على الفِرق.

يدعم الكوتشز الفِرَق وفق هذه الطريقة من خلال التركيز على الجوانب الآتية:

1. التكليف:

مساعدة الفِرق على تحديد الأهداف، ومعايير النجاح، وتعزيز قدراتهم على العمل المشترك، والتعاون على إنجاز المهام.

2. التوضيح:

مساعدة أعضاء الفريق على فهم أهدافهم، وغاياتهم، وقيمهم، وأدوارهم، وطبيعة عملهم، وتوقعاتهم.

3. العمل المشترك:

تعزيز الوعي الجماعي فيما يتعلق بتفاعل وأداء فريق العمل.

4. الترابط:

إجراء كوتشينغ الفريق بهدف زيادة مستوى التعاون والعمل المشترك بين الأعضاء في أثناء عملهم على تحقيق أهداف المؤسسة.

5. التعلم الأساسي:

مساعدة الفِرق على تحقيق التنمية، والتكيف، والدعم الذاتي ضمن بيئات العمل المؤسساتية الأكبر.

تساهم تنمية قدرات أعضاء الفِرق في خلق بيئة عمل تفاعلية تدعم التفكير الإبداعي، وتحسِّن مستوى الأداء وكفاءة العمل.

ثالثاً: طرائق وتقنيات إجراء كوتشينغ الفريق

تختلف إجراءات كوتشينغ الفريق عن العمل مع الأفراد، وهي تشمل طرائق وتقنيات تأخذ في الحسبان تفاعل أعضاء الفريق، وتركز على جوانب التواصل، والتعاون، وثقافة العمل ضمن المؤسسة؛ إذ يقدِّم الباحث والكوتش المحترف "هوكينز" 3 أمثلة عن التقنيات الرئيسة المستخدَمة في إجراء عمليات الكوتشينغ، على الشكل الآتي:

1. تحديد أهداف وقيم الفريق:

يتم ذلك عن طريق مساعدة الأعضاء على تحديد هدف جماعي يخدم مصالح المؤسسة، إلى جانب تنظيم إجراءات العمل، وتوضيح قيم الموظفين ونقاط القوة عندهم.

2. تعزيز مستوى الترابط:

يتم ذلك عن طريق إجراء محادثات ضمن الفريق بغرض مشاركة التغذية الراجعة، وبناء الثقة، وزيادة وعي الأعضاء بنقاط القوة الفردية عندهم، وتحديد الجوانب التي يجب تعزيزها لتحسين الأداء.

3. تنمية الوعي:

يُرَكَّز في هذه المرحلة على نقاط القوة والضعف الجماعية للفريق ككل ضمن بيئة عملهم، عن طريق تقييم أدائهم وفق أداة أو تقنية معينة، مثل طريقة الباحث "هوكينز" المذكورة آنفاً.

تُقَدَّم هذه التقنيات ضمن مكان العمل، أو عن طريق إجراء كوتشينغ مدمَج يجمع ما بين جلسات الكوتشينغ عبر الإنترنت وضمن مكان العمل، وفيما يأتي

4 فوائد للكوتشينغ المدمَج:

• السماح لأعضاء الفريق بالمشاركة من أي مكان في العالم.
• السماح للمشاركين بإنجاز التمرينات الفردية في الأوقات التي تناسبهم وبحسب سرعة استيعابهم.
• مراعاة أوقات العمل المختلفة لأعضاء الفريق.
• تخفيض تكاليف إجراءات الكوتشينغ.

رابعاً: المهارات الأساسية ضمن برامج كوتشينغ الفريق

يركز كوتشينغ الفريق على عدد كبير من المهارات التي تساهم في نجاح عمليات الكوتشينغ الفردي والتنفيذي، وفيما يأتي بعض المهارات وفقاً لـ "مركز القيادة الإبداعية" (the Center for Creative Leadership):

1. النظرة المستقبلية:

تخضع بيئة العمل ضمن المؤسسات للتغييرات باستمرار، كما يوجد عدد كبير من العوامل الخارجية التي تؤثر في نتائج الكوتشينغ؛ ولهذا السبب يجب الاهتمام بالنظرة المستقبلية على الأمد الطويل.

2. النظرة الشمولية:

يجب تنمية كل من المهارات الفردية والجماعية، وتطبيقها في بيئة العمل.

3. التفكير المُمنهَج:

يجب فهم العمليات والإجراءات ضمن الفِرق.

4. مهارات وضع الحدود:

ليست الفِرق مجرد شبكة من العلاقات الداخلية؛ وإنَّما هي مرتبطة مع وحدات المؤسسة الأخرى بعلاقات معقدة تختلف من وحدة إلى أخرى.

5. تقدير مستوى تواصل وتفاعل كل فريق:

تختلف المجموعات والفِرق عن بعضها، وهذا يعني أنَّ الكوتش يجب أن يكون قادراً على إجراء الكوتشينغ في ظل اختلاف طريقة التفاعل بين أعضاء الفريق.

إقرأ أيضاً: 7 خطوات لتقديم كوتشينغ ناجح للموظفين

خامساً: تمرينات ونشاطات كوتشينغ الفريق

قد يستخدم الكوتش أو القائد الأسئلة بهدف رفع سوية أداء الفريق، وتُستَخدَم الأسئلة للأهداف الآتية:

1. تحديد المواهب:

تساعد الأسئلة أعضاء الفريق على اكتشاف مواهبهم، ونقاط قوَّتهم، وقدراتهم، وتنميتها؛ وبالنتيجة تحسين مستوى أدائهم في العمل، وفيما يأتي بعض الأسئلة المستخدَمة في مقابلات الكوتشينغ:

• ما هي المهام التي تحب القيام بها؟
• متى تشعر بأنَّك مستمتع ومندمج في العمل؟
• ما هي النشاطات التي ما زلتَ تقوم بها منذ مرحلة الطفولة إلى الآن؟

2. وضع الحدود:

قد تستخدم تمرينات وضع الحدود بهدف مساعدة أعضاء الفريق على تنمية علاقاتهم؛ إذ يتيح هذا التمرين للأعضاء إمكانية توضيح حدودهم والدفاع عنها عن طريق تقديم أمثلة حيَّة من مكان العمل، كما يعطيهم فكرة واضحة عن استجابتهم تحت تأثير الضغوطات، ويساعدهم على التحكم بهذه الاستجابة وضبطها عن طريق إعداد استراتيجية تحسِّن جودة التواصل ضمن مكان العمل؛ لذا يجب على المشاركين الإجابة عن الأسئلة الآتية بعد ذلك:

• كيف ستستفيد من الأشياء التي تعلَّمتَها من التجربة في المستقبل؟
• هل ثمة خطوات فعلية تعتزم الالتزام بها بعد هذه التجربة؟

3. تحديد نقاط القوة الشخصية:

تهدف هذه الخطوة إلى مساعدة أعضاء الفريق على إدراك نقاط القوة عندهم، ومشاركتها مع باقي المجموعة، وتحديد نقاط الضعف التي تحتاج إلى التحسين، فقد يطلب الكوتش من المشاركين التحدث عن تجربة أو حادثة أثبتوا فيها جدارتهم وقدرتهم على التعامل مع الوضع وتحقيق نتيجة إيجابية، وفيما يأتي 4 أسئلة للاستفسار عن كافة جوانب تجربة الموظف:

• ماذا حصل خلال الحادثة؟
• ما هو الدور الذي أدَّيته خلال الحادثة؟
• ماذا فعلتَ لتنقذ الموقف وتساعد الآخرين؟
• ما هي المشاعر التي راودتك بعد انتهاء التجربة؟

سادساً: برمجيات إجراء كوتشينغ الفريق عبر الإنترنت

يتطلب إجراء كوتشينغ الفريق القيام بعدد من الترتيبات والتدابير، وعلى رأسها اختيار برمجيات الكوتشينغ التي تحدد مدى سلاسة وسهولة إجراء العمليات، ويوجد عدد من الأدوات الرقمية المستخدَمة من أجل القيام بعمليات محددة، مثل جدولة المواعيد والفواتير.

يستخدم معظم الكوتشز حول العالم منصات كوتشينغ متوافقة مع معايير "قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة" (HIPAA)، ومن أمثلتها منصة "كوينزا" (Quenza)؛ إذ تقدِّم منصات الكوتشينغ مجموعة من الأدوات والميزات التي تحتاج إليها من أجل إعداد محتوى متميز وتقديمه بطريقة تناسب أعضاء الفريق، وتثير اهتمامهم وتفاعلهم، وتُحقِّق النتائج المرجوة من برنامج الكوتشينغ.

شاهد بالفيديو: 10 تقنيات كوتشينغ يحتاج إليها جميع المديرين

سابعاً: طرائق وتقنيات الكوتشينغ

تقدِّم منصات وبرمجيات الكوتشينغ خدماتها عبر الطرائق والأدوات الآتية:

1. التواصل مع الأعضاء عبر استخدام ميزة المحادثات الآمنة، مع إتاحة إمكانية تواصل أعضاء الفريق مع بعضهم.
2. إعداد تمرينات الكوتشينغ، والاستمارات، والنشاطات باستخدام الأدوات التي تقدمها المنصات، مثل "عجلة الحياة" (Wheel of Life template).
3. توفير الوقت اللازم لإعداد تمرينات ونشاطات الكوتشينغ عن طريق استخدام القوالب الجاهزة.
4. مشاركة أدوات الكوتشينغ مباشرةً وحدها أو ضمن البرنامج.
5. أتمتة برنامج الكوتشينغ عن طريق وضع خطة زمنية لآلية تقديم المحتوى.
6. متابعة تقدم العملاء في الزمن الفعلي، وتعديل البرامج أو حزم الكوتشينغ بحسب المتطلبات والحاجات الطارئة.
7. إجراء عمليات الكوتشينغ وتحفيز الفِرَق بشكل جماعي.
8. المحافظة على اندماج أعضاء الفريق خلال برنامج الكوتشينغ عبر استخدام الإشعارات، والوسائط المتعددة، والتمرينات المخصَّصة.

ثامناً: نصائح لإجراء كوتشينغ الفريق

فيما يأتي 7 نصائح لإجراء كوتشينغ الفريق:

1. استخدم الإشعارات أو الرسائل التذكيرية المؤتمتة عند مشاركة نشاطات وإجراءات الكوتشينغ، أو اضبط هذه الإشعارات وفق فواصل زمنية مخصصة بغية تشجيع أعضاء الفريق على إتمام التمرينات، أو التقييمات، أو الاستمارات.
2. استخدم الوسائط المتعددة، مثل مقاطع الفيديو، والصور، والصوتيات بغرض تخصيص تجربة الكوتشينغ بحسب حاجات أعضاء الفريق.
3. قدِّم برامج كوتشينغ تحفيزية واستخدم النشاطات والتمرينات المؤتمتة.
4. استخدم تطبيقات خاصة بأعضاء الفريق حتى يتسنى لهم متابعة النشاطات والتمرينات قيد الإنجاز.
5. استخدم علامتك التجارية، وخصِّص مجموعة من الألوان والتصاميم البصرية الجميلة عند إعداد النشاطات والمحتوى المتاح للمشاركين.
6. اطلب من الموظفين أو أعضاء الفريق تدوين ملاحظاتهم المتعلقة بجلسات الكوتشينغ.
7. قدِّم تغذية راجعة لأعضاء الفريق بانتظام.

في الختام:

يؤدي كوتشينغ الفريق دوراً فاعلاً في تحسين الأداء، إلى جانب الفارق والتأثير الإيجابي الذي يُحدِثه في ثقافة الشركة ككل، وقد قدَّم المقال مجموعة من التقنيات، والتمرينات، والنصائح، فاستخدمها لتقديم برنامج كوتشينغ فريق ناجح.