كن معنا على الخط
عملية الاتصال بين البشر عملية معقدة – وسوف أزيدها تعقيدًا لو قمت بشرحها لك – فقد لا تفهم مقصدي، أو لا أستطيع أن أوصل لك الرسالة..هل فهمتني؟؟..لا أظن!! إذًا علينا أولا وقبل أن نتكلّم معًا على الهاتف، أن نعرف كيف نقوم بفهم بعضنا البعض ..والأمر لا يتطلب وقتًا طويلاً فقط ابقَ معنا على الهاتف..عفوًا على الخط.
سر أذيعه للمرة الأولى.. هل تعرف أنني لا أعرف متى كان أول اختراع لجهاز هاتف؟!
السر الثاني.. هل تعرف أنني لا أعرف متى سيكون آخر تطوير للهاتف؟!
السر الثالث..أطلبه منك، هل تعرف كيف نستخدم الهاتف حاليًا بفعالية؟! عملية الاتصال بين البشر عملية الاتصال بين البشر عملية معقدة – وسوف أزيدها تعقيدًا لو قمت بشرحها لك – فقد لا تفهم مقصدي، أو لا أستطيع أن أوصل لك الرسالة..هل فهمتني؟؟..لا أظن!! إذًا علينا أولا وقبل أن نتكلّم معًا على الهاتف، أن نعرف كيف نقوم بفهم بعضنا البعض ..والأمر لا يتطلب وقتًا طويلاً فقط ابقَ معنا على الهاتف..عفوًا على الخط. لو لم تكن هناك وسيلة للاتصال بين الناس كيف كان الناس سيعيشون؟..تقول لي بالإشارات..أقول لك حتى الإشارات وسيلة اتصال فعالة..تقول لي بتعبير العيون..أقول لك ما أحلى لغة العيون حين تتفاهم ..إذًا نحن نعيش الاتصالات في كل لحظة من لحظاتنا..حتى حين نتحدث مع أنفسنا..نحن نرسل رسالة إلى أنفسنا ثم نرد عليها بعد أن نحللها، ولعلي مع الشكل التالي أكون قد أوضحت لك أكثر مفهوم عملية الاتصال-ولا كان الناس سيفهمون كلامي-..
تعال معي إلى هذا الرسم: أعرف إذا لم تكن هناك وسيلة كالرسم للتعبير عن معنى-كيف هل تعتقد معي من هذا الرسم أن الاتصالات عملية معقدة كما قلنا..أنا لا أظن الآن أنها كذلك، وهيا نشرح كيف أن الاتصالات هي عملية تبادل: معلومات..معان..أفكار..وجهات نظر..قيم.. بين شخصين أو مجموعة من الأشخاص أو حتى بين الحضارات من خلال عناصر عدة هي: المُرسِل: وهو الشخص الذي يقوم أولا بإرسال الرسالة إلى مستقبلها، وهذا المرسل تؤثر فيه نواحٍ كثيرة مثل: ثقافته، بيئته، الموقف الواقع فيه وقت إرسال الرسالة، عمره، مهنته، قدرته على صياغة الرسالة.. الخ. الرسالة: وهي المعنى المقصود من المرسل الذي يريد إرساله، وفي بعض الأحيان تكون الرسالة إقناعية بمبدأ أو فكرة.. كما الحال مع ذلك الأعرابي الذي جاء من نجد إلى المدينة ليقول للنبي (صلى الله عليه وسلم): يا محمد، أتانا رسولك يزعم أنك تزعم أن الله أرسلك..الحديث.
فلله در صحابي يتحرك من المدينة إلى نجد ضاربًا القفار والأودية والجبال ليبلغ رسالة إقناعية إلى بدو في الصحراء، تؤثر هذه الرسالة في ذلك الأعرابي؛ فيتحرك هو الآخر من مكانه إلى النبي (صلى الله عليه وسلم) ليعلم صدق الرسالة التي وصلته.
المُستقبِل: وهو الذي يتلقَّى الرسالة فيفسرها بناء على نفس العناصر السابقة في المرسل..من وعي وثقافة وسن وموقف هو فيه..وتزاد عليها المعوقات في طريق الرسالة..فيفهم المعنى المقصود..ويتخذ ردًّا بناء على ذلك، أو لا يفهم المعنى؛ وحينئذ تختلف وجهات النظر..هل فهمت قصدي؟!! الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة..أو لا تتفق ..وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين ..ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه: اختيار نوع الهاتف: يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضح صوته. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال): إذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف ..وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك..لطرحها في المستقبل.
قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث. عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا ..و لا تقل إنه يعرف صوتي . فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم ..وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج. لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها. إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك؛ فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت. لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف. لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي! استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر لا يجيد لغتك. إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.
لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال): ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي بعدم الفعالية. حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.
تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك. لا تنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل ..( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده). إذا كنت تستخدم الهاتف كجزء من عملك فإليك بعض النصائح التي تقولها أو لا تقولها: قل لا تقل لم يحضر بعد. غير موجود الآن. خرج لتناول القهوة. هل أطلب منه أن يتصل بسيادتكم. يمكنكم الاتصال به فيما بعد. هل يمكنكم ترك رسالة لنبلغها له؟ إنه في اجتماع ولا يمكنه الاتصال بأحد. إنه في اجتماع، هل أطلب منه أن يتصل بكم فور انتهاء الاجتماع؟ فضلا ..لحظة معي.
كن معي؛ فجرس الهاتف الآخر يرن. انتظر حتى أحضر ورقة وقلم. لحظة من فضلك. من معي؟ هل يمكنني أن أتشرف بالاسم؟ ماذا تريد؟ هل تسمح لي بمعرفة الموضوع فقد أتمكن من مساعدتك؟. هذا ليس اختصاصنا. يؤسفني أن أقول: إنكم اتصلتم بالمكتب غير المختص، ورقم المكتب المختص هو…. ارفع صوتك، أنا لا أسمعك. عفوًا لا أستطيع سماعك جيدًا. ارفع صوتك، أنا لا أسمعك. هلا تفضلت بإعادة ما قلت. أخبره باتصالنا.
رجاء أن تخبره أننا اتصلنا به. وفي النهاية عزيزي..هل فهمت رسالتي؟ وهل عرفت بعضًا من قيمة الاتصالات في حياتنا؟ لذا: حافظ على وقتك المستخدم في الهاتف والاتصالات. حافظ على الهواتف العامة في الطريق؛ فبمكالمة منها قد تنقذ حياة إنسان. لا تستخدم الهاتف المحمول وأنت تقود سيارتك أو في المسجد أو في المستشفيات والأماكن التي تحتاج إلى هدوء. لا تستخدم هاتف العمل في اتصالاتك الشخصية إلا لضرورة. تفهّم الآخرين قبل أن تطلب منهم أن يفهموك.