كتابة تقارير الأعمال
تخيّل أنّك مدير من المستوى العالي ومشغول بشكل دائم وأنّك تشرف على العديد من المديرين المبتدئين. كل ربع سنة، يتعيّن على كل عضو في الفريق الإداري الخاص بك أن يقدّم لك تقريراً مكتوباً عن تقدّم إدارته. يعطي هذا التقرير تفاصيل عن الأرباح والتكاليف والإنتاجية والتوصيات للربع القادم. تستغرق قراءة جميع هذه التقارير أياماً، لكن الأمر الأكثر إحباطًاً هو أنّها مختلفة تماماً، يضع بعض المديرين البيانات والإحصائيات في البداية، بينما يستخدم آخرون الملحقات في النهاية. لا يضع البعض ملخصاً تنفيذياً أو قسماً يحتوي على تفاصيل حول التوصيات للربع القادم. هذا يعني أنّه يجب عليك قضاء وقت إضافي في البحث في كل تقرير للعثور على المعلومات التي تحتاجها حقاً.
كيف يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في البحث في جميع التقارير للحصول على معلومات مهمة؟ وكيف يمكنك التأكد من أنّ التقارير الّتي ترسلها تتم قراءتها واستيعابها وفهمها؟ من المحتمل أن يجد القرّاء ما يحتاجونه في نصف الوقت إذا اتبع الجميع التنسيق نفسه. لهذا السبب تمّ تطوير تنسيق قياسي -يُطلق عليه غالباً تنسيق تقرير الأعمال- على مرّ السنين. في هذه المقالة نناقش فائدة استخدام هذا التنسيق القياسي، ثمّ سنقوم بتحديد الخطوط العريضة لمضمون التنسيق.
لماذا يعتبر تنسيق تقرير الأعمال مهمّاً؟
أحد أهم أسباب ضرورة اتّباع تنسيق قياسي أثناء كتابة تقارير الأعمال هو أنّ الأشخاص الّذين يقرؤون تقريرك لا يتمتعون عادةً بالكثير من الوقت. قلّة قليلة، إن وجدت، ستقرأ كلّ كلمةٍ في تقريرك من البداية إلى النهاية. ومع ذلك فإنّ استخدام تنسيق قياسي واضح يسمح للقرّاء بالعثور على المعلومات الّتي يحتاجون إليها بسرعة وسهولة - وتخطّي ما لا يحتاجون إليه.
يساعد اتّباع تنسيق قياسي أيضاً في تنظيم جميع المعلومات ذات الصلة، يمكن أن يكون محتوى التقرير مُربكاً، خاصةً عندما يكون لديك الكثير من البيانات، ولكن يضمن هذا التنسيق أنّ المعلومات الخاصة بك تتبع الخطوات المنطقية الّتي يمكن للقرّاء اتباعها وفهمها بسهولةٍ أكبر. لن تنسَ أيّ شيءٍ أيضاً، لأن التنسيق يوفر لك البنية المناسبة.
إنشاء وتنسيق تقرير الأعمال:
فيما يلي المكونات الرئيسية لهذا التنسيق القياسي:
1. صفحة العنوان (أو قسم العنوان):
قم بتضمين عنوان التقرير واسم كاتب التقرير والتاريخ. من الجيّد أيضاً تضمين سبب قراءة التقرير. يمكنك بهذه الطريقة إجراء اتصال في ذهن القارئ مع المشاكل أو الفرص الّتي تواجهه. إذا كان تقريرك أطول، يمكن أن يتضمن قسم العنوان الخاص بك أيضاً جدولاً بالمحتويات.
2. ملخص تنفيذي:
انتبه ألّا يتجاوز هذا القسم صفحةً واحدة. لخّص المشكلة الّتي تحاول حلّها، وقم بسرد أهمّ المعلومات أو النتائج بالإضافة إلى تفصيل أيّ خطوات عمل تنصح بها.
بالنسبة لكثيرٍ من الأشخاص، هذه هي الصفحة الوحيدة الّتي سيكون لديهم وقتٌ لقراءتها. لذلك من الجيّد أن تكتبها وكأنّها تقريرٌ منفصل. استخدم الرموز النقطيّة والقوائم المرقمة لتسليط الضوء على النقاط المهمة.
3. المنهجية:
صِف الطرق التي استخدمتها في بحثك للوصول إلى استنتاجاتك. على سبيل المثال، هل قمت باستخدام أدوات تحليل المواقع للحصول على معلوماتك؟ أو أجريت مقابلات، أو بحثت في أرشيف الشركة، أو استخدمت مصادر خارجية مثل شركات الاستشارات أو الأبحاث؟ قم بتضمين تفاصيل عملية البحث الخاصة بك، واشرح لماذا استخدمت المصادر الّتي لجأت إليها.
4. المقدمة:
أخبر القرّاء لماذا يحتاجون إلى قراءة هذا التقرير، واعرض لمحةً موجزةً جداً عما ستغطيه في الجزء الرئيسي من التقرير.
5. الجسم الرئيسي:
هذا هو "قلب" تقريرك. قدم بحثك وقضيّتك - وتذكّر وضع أهم المعلومات أولاً.
6. الخاتمة:
تحليل نتائج البحث الخاص بك، والجمع بين كلّ شيء. سيقرأ الكثير من الناس هذا القسم لذلك اجعله قصيراً وبسيطاً.
7. التوصيات:
اذكر الإجراءات التي تعتقد أنّ القرّاء -أو الشركة- يجب أن يتّخذوها لحلّ المشكلة التي تعالجها. سيكون مثاليّاً استخدامك التعداد النقطي أو النقاط المرقمة لهذه القائمة.
يتمّ قراءة هذا القسم أيضاً بشكلٍ كبير، لذا كن واضحاً جداً في رأيك. لقد أجريت أنت البحث لذا أخبر الأشخاص بما يجب أن يحدث بعد ذلك. إذا كنت تقترح تغييرات كبيرة، قم بإنشاء استراتيجيّة لتنفيذ هذه التغييرات الأكبر حجماً خطوة بخطوة.
8. المُلحق:
ضمّن جميع مصادرك ومعلوماتك البحثية بالتفصيل، يقرأ قليل من الناس الملحق بعناية، ولكن هذه هي المعلومات التي تدعم الحجج الخاصة بك، لذلك يجب تضمينها.
اقتراحات إضافيّة لكتابة تقارير العمل:
فيما يلي بعض الاقتراحات الإضافية لكتابة تقارير فعالة منظمة:
- افهم أهدافك: قبل البدء في البحث أو الكتابة، تأكّد من أنّك تفهم بوضوح سبب كتابتك للتقرير - ومن سيقرأه.
- استخدم أسلوباً مريحاً: إذا كان ذلك ممكناً اجعل أسلوب الكتابة غير رسميٍّ إلى حدٍّ ما وسهل القراءة. كن محترفاً ولكن ضع القرّاء دائماً في الاعتبار. إذا كتبت بالطريقة الّتي تتحدث بها، فربما سيستغرقون وقتاً أقلّ لفهم ما تحاول أن تقوله لهم.
- حافظ على إيجازها: تذكّر أنّ الأشخاص عادةً لا يتوفر لديهم الكثير من الوقت. يجب أن تكون جملك قصيرة وواضحة.
- استخدام المصادر والبيانات: استخدم الإحصائيات واقتبس المصادر كلما استطعت. يميل الناس إلى الثقة بالأرقام أكثر من الآراء.
- نظّم النص الخاص بك مع عناوين واضحة: قسّم النص الخاص بك من خلال العناوين والعناوين الفرعيّة. يجعل هذا الأمر القراءة أسهل ويسمح للأفراد بالعثور على المعلومات الّتي يرغبون بها بشكلٍ أسهل.
- ابدأ بأهمّ المعلومات: في كلّ قسمٍ من أقسام تقريرك ضع أهمّ المعلومات أولاً. تذكّر مرّةً أخرى أنّ معظم الناس ليس لديهم الكثير من الوقت. أخبرهم بما يحتاجون إلى معرفته في أسرع وقتٍ ممكن.
- احتفظ بالمعلومات بشكلٍ احتياطي: بمجرد الانتهاء من البحث الأولي الخاص بك، من المحتمل أن تحصل على معلومات أكثر مما تحتاجه بالفعل. هذا يعني أنّه سيتعيّن عليك الاطلاع على جميع هذه البيانات لتحديد ما يجب أن يتطرّق إليه التقرير. احرص على عدم الاكتفاء باختيار ما تريده أو ما يدعم هدفك فقط. احتفظ بسجلات لكلّ جزءٍ من المعلومات الّتي تتضمِّنها (وما لا تتضمّنه)، لتستخدمها فقط في حالة مطالبتك بالدفاع عن نتائجك.
- قم بوضع مسودتين على الأقل: إنّ المسودة الأولى لتقريرك سوف تعبّر عما تريده. في المسودة الثانية، يمكنك تنقيح وصقل الطريقة التي عبرت عنها.
المصدر: موقع "مايند تولز".