قواعد إدارة الاجتماعات

قواعد ادارة الاجتماع

Keet.konan 

عدد الصفحات:63

الناشر:الدار العربية للعلوم

سلسلةالدليل الاداري

فكرة الكتاب
تعد إدارة الاجتماعات بفعالية وبشكل مثمر أحد مهام الإدارة الناجحة، وهذا الكتاب يرشدك إلى: كيف تدير اجتماعاتك بشكل مثمر؟

الفصل الأول

لماذا لا تنجح الاجتماعات

تعتبر الاجتماعات وسيلة لتحقيق غاية ( هدف)، وعند انعدام هذه الأهداف أو رداءة الوسيلة تقل فائدة هذه الاجتماعات؛ إن وجدت. قد يشعر بعض الأفراد لسبب أو لآخر أنه لا حاجة لانعقاد اجتماع. لذا من الأهمية بمكان أن تدرك بل وتحدد المشكلة، وتعمل جاهداً لحلها لكي تكون اجتماعاتك فاعلة.
الإدارة الضعيفة للاجتماع
لا بد أن تخضع الاجتماعات للتوجيه بواسطة شخص واحد مؤهل ولديه قدرة في التأثير على الآخرين، وفي حالة انعدام هذا الشخص تفقد الاجتماعات أهدافها، وتتحول إلى شجار دون نتيجة، ولكي يكون الشخص قادراً على إدارة الاجتماع عليه بما يلي:
01 الالتزام بجدول أعمال الاجتماع وتوجيه المشاركين إليه.
02 تشجيع المشاركين على طرح وجهة نظهرهم وآرائهم.
03 ضبط وقت النقاش حتى يطغى على الوقت اللازم.
04 إنهاء الاجتماع بخلاصة، وتوزيع المهام على الأشخاص.
05تدوين وقائع الاجتماع وما تم تقريره؛ حتى ينتفي اللبس.
النقص في تنظيم الاجتماع
يعتمد نجاح أي اجتماع على وجود التنظيم والعكس صحيح، وبسبب عدم تنظيم الاجتماع سيحدث ما يلي:
01 لن يتمكن المشاركون من تحضير أنفسهم بالشكل المطلوب.
02 عدم وجود جدول زمني؛ بمعنى انتهاء الاجتماع بتعب المشاركين.
03 يتم ترديد الموضوع ذاته عدة مرات.
04 تشكيك المشاركين من هدف الاجتماع ودورهم فيه.
عدم تقدير الاجتماع بجديه
يلعب المشاركون في الاجتماع دوراً كبيراً في تحديد أهمية الاجتماع، ومن مظاهر عدم الجدية في الاجتماع.
01 إرسال شخص بديل لحضور الاجتماع.
02 عدم المشاركة في الاجتماع؛ لأنه مضيعة للوقت.
03 عدم التحضير لجدول الأعمال.
04 التكلم والانشغال بالهاتف النقال خلال الاجتماع.
05 عدم إحضار وتوفر المعلومات المطلوبة في الاجتماع.
06 عدم حضور الأشخاص المعنيين بالاجتماع.
الظروف الصعبة
قد تسهم بعض الظروف الصعبة في جعل الاجتماعات أقل نفعاً وفائدة مما يجب، مثل عدم توفر وسائل الراحة والتركيز، والمناقشات الطويلة دون فترة راحة، ووصول بعض المشاركين متأخـرين، والذين يثرثرون مع بعضهم خلال الاجتماع .
الحاجة للاجتماع
من المفيد دائماً أن يسبق عقد الاجتماع التساؤل عن الهدف من هذا الاجتماع وما مدى الحاجة له؟ 

الفصل الثاني

فهم ما يحصل في الاجتماعات

تتباين الاجتماعات من حيث سرعتها وحدتها وظروفها وأهدافها ونوعية المشاركين فيها، ولكي تكون الاجتماعات أكثر فعالية يجب أن تمر بأربع مراحل هي:

01 تشكيل الاجتماع: يتعرف المشاركون على مواقف بعضهم لبعض.
02 المرحلة العاصفة: يختبر المشاركون بعضهم من خلال المناقشات والتحديات.
03 مرحلة التطبيع: الوصول إلى التسويات، ووضع التحالفات لتتجه الأمور إلى الأمام.
04 مرحلة النتائج: الانتهاء إلى نتائج فعالة، ومؤثرة ومرضية للمشاركين.
ديناميكية المجموعة
ضع القرار الجماعي أفضل من القرارات الفردية وسبب هذا هو الفريدة الاجتماعية للمجموعة. 

الفصل الثالث

تنظيم الاجتماع

تقاس نجاحات الاجتماعات بدرجة تنظيمها والتي تعتمد على :
نوع الاجتماع
قد تكون هذه الاجتماعات رسمية أو غير رسمية:
01 الاجتماعات الرسمية:
تكون هذه الاجتماعات مصاغة قانونيا،ً وتشتمل على جدول عمل وتقارير وتوصيات وتصويت أعمال أخرى.

02الاجتماعات غير الرسمية:
تعتبر أقل ضوابط وقيودًا، ولا يعني هذا أنها أقل تنظيماً من الاجتماعات الرسمية، وتشتمل على قائمة بمواضيع المناقشة، ويتم تعيين مسؤول للاجتماع وتدوين قرارات الاجتماع، وتعتبر الاجتماعات غير الرسمية أكثر استرخاء من حيث طريقة إدارتها وسلوك المشاركين فيها.
مواضيع النقاش
يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال محدد، يعمل كدليل يبقي المشاركين على مسار معين؛ ليقلل من إهدار الوقت، ويتضمن جدول الأعمال هدف الاجتماع، وأسماء المشاركين، ومواضيع النقاش، وتاريخ الاجتماع التالي ... إلخ. وجدول الأعمال المقيد هو الذي يعطي إشارة للمشاركين بضرورة الوصول إلى القرار الذي يجب أن يتخذ؛ مع ضرورة إرسال نسخة من جدول الأعمال للمشاركين مسبقاً.
المشاركون في الاجتماع
كلما قل عدد المشاركين في الاجتماع كان ذلك أفضل؛ لأنه كلما زاد عدد المشاركين زادت الحاجة إلى مزيد من السيطرة والتحكم، ولا بد من أن يكون لكل مشارك في الاجتماع سبب لوجوده في الاجتماع؛ حتى يمكن لنا تقليص عدد المشاركين .
مكان عقد الاجتماع
يتطلب أي اجتماع - خصوصاً إذا كان كبيراً- لعوامل مهمة تتوفر في مكان الاجتماع، مثل: الحرارة المناسبة، والإنارة والتهوية، وتوفر الماء والشاي، والهدوء، وكذلك من أهم العوامل في مكان الاجتماع:
01 أن يكون كل مشارك قادراً على مشاهدة المشاركين الآخرين.
02 أن يكون موقع مدير الاجتماع ظاهراً للمشاركين، يمكنهم من رؤيته.
03 التأكد من نوعية المشاركين وجلوسهم في المكان المناسب لهم، ويكون ذلك بكتابة أسمائهم على المقاعد؛ لتجنب المشاكسة أو المجادلة أو أي تصرف سيئ، ويتم ذلك بوضع خطة مسبقة لجلوس المشاركين.
تقسيم المدة الزمنية للاجتماع
من أهم عوامل النجاح في الاجتماعات هو إدارة وتقسيم الوقت حسب الجدول الزمني لأعمال الاجتماع، وأن لا يطغى ويستأثر بندٌ من بنود الاجتماع بوقت أكثر من الوقت المخصص له. 

الفصل الرابع

ضبط الاجتماع

عندما يسند إليك إدارة اجتماع ما، فعليك أن تسلك عدة إجراءات أساسية، لا بد من تطبيقها؛ حتى تمُسك بزمام الاجتماع وتُديره بفاعلية أكبر.
افتتاح الاجتماع
هناك أمور أولية لا بد من اتباعها وهي :
01 إلقاء التحية:
الاجتماعات التي تبدأ بالترحيب بالمشاركين تعد أكثر متانة، يليها تعارف بين المشاركين ومراكزهم، خصوصاً عند وجود غرباء، هذه الأمور تهيئ النفوس للاجتماع .
02 مراجعة وقائع الجلسات السابقة:
إذا كان الاجتماع لاحقاً باجتماعات سابقة فإنه يذكر ما تم الاتفاق عليه، أو ما لم يتفق عليه خلال الجلسات السابقة، خصوصاً في الاجتماعات الرسمية.
الالتزام بالمدة الزمنية المحددة
يعد هذه الأمر أهم عناصر الاجتماع، فعلى مدير الاجتماع أن يبدأ وينتهي في الوقت المحدد للاجتماع، وللمساعدة في ضبط وقت الاجتماع يتبع ما يلي:
01 ابدأ في الوقت المحدد ولو لم يكتمل حضور المشاركين.
02 أبلغ المشاركين بقيمة وقت الاجتماع واستغلاله بدقة.
03 وضع ساعة إنذار تطلق إنذارها قبل نهاية الاجتماع بعشر دقائق؛ حتى تتمكن من تلخيص نقاط الاجتماع.
04 وضع فترة استراحة زمنية -خصوصاً في الاجتماعات الطويلة- لاستعادة الحيوية والنفس.
05 وضع مواعيد وتخصيص وقت لطرح آراء وأفكار المشاركين.
06 انتهاء الاجتماع عند الوقت المحدد أو قبله، واحذر أن تنهيه بعد وقته المحدد .
تركيز الانتباه في الاجتماع
على مدير الاجتماع أن يوجه ويركز انتباه المشاركين على موضوع الاجتماع الرئيسي ويكون لـ:
01 إعلان موضوع الاجتماع بوضوح.
02 تذكير المشاركين بهدف الاجتماع.
03 التعريف بالموضوع وجدول الأعمال المحدد له.
توجيه النقاش
مدير الاجتماع بمثابة قبطان السفينة، فعليه عبء توجيه دفة النقاش، ومنعه من الانحراف عن مساره الطبيعي وهدفه الأساسي، ويحصل ذلك بما يلي:
01 الالتزام بجدول الأعمال عند النقاش: وذلك بتذكير المشاركين –بوضوح- البند المشار إلى نقاشه.
02 توجيه الاجتماع إلى الأهداف الأصلية، وذلك عند خروج الاجتماع عن تحقيق أهدافه الأساسية فيتم تنبيه المشاركين إلى هدف الاجتماع الأصلي.
03 إدارك أي علامة تبعد عن سير الاجتماع: وهنا يجب مراقبة المشاركين؛ فربما يشرد أحدهم. أو يفكر خارج الاجتماع.
04 استغلال خبرات الآخرين: هناك عدد من المشاركين لهم خبراتهم الواسعة في أمر من الأمور، والذين هم محل احترام الآخرين؛ لذا يجب أن يستفاد منهم في صنع قرارات الاجتماع.
05 وضع الاقتراحات: وذلك بتشجيع المشاركين على إبداء اقتراحاتهم وأفكارهم ووضعها -عند مناسبتها- محل النقاش.
06 دعم آراء المشاركين في الاجتماع: وذلك بتبني أفكار المشاركين والثناء عليها، مما يزيد النقاش منفعة وفاعلية.
التعامل مع السلوك الاضطرابي
قد تحدث بعض الاضطرابات في بعض الاجتماعات: كالصدمات أو تيار الكلام والمشاجرات بين المشاركين، وهنا يتوجب على مدير الاجتماع أن يتولى زمام المسؤولية والقيادة في ضبط الموقف، وتوجيه المشاركين إلى تجاوز التهجمات الشخصية، وأنها أمر غير مقبول، ويسعى قدماً إلى تحريك الأمور إلى الأمام ويذكَّر المشاركين دائماً بأهداف الاجتماع، أو طلب استراحة، أو أي تصرف يخفف من حدة التوتر في الاجتماع؛ ليتمكن من -كونه مديرًا- أن يستعيد السيطرة على الاجتماع .
مواجهة الانحراف عن الهدف
قد يعمد بعض المشاركين إلى الاستطراد أو الدوران حول نقطة معينة، وهذا وإن كان أقل من الوضع الاضطرابي ولكنه يتطلب جهداً أكثر، وهنا على مدير الاجتماع أن يتبع الديبلوماسية في إقناع هذا النوع من المشاركين، والعودة إلى جادة الاجتماع.
ومن أبرز أساليب هذا النوع من المشاركين:
01 المبالغة في إبراز الصعوبات، والمشاكل والأخطاء والسلبيات.
02 الاعتراضات الدائمة، والتدخل في كل نقطة تثار في الاجتماع.
03 الانحراف عن موضوع النقاش، وتحويله إلى مواضيع لا تمت بصلة لموضوع الاجتماع.
وهنا يأتي دور مدير الاجتماع لمعالجة ما سبق بالحكمة، والقيادية والتوجيه الحسن.
بلورة الاتفاق
على مدير الاجتماع أن يعمد إلى تحويل الأمور إلى الأمام وبلورة النقاش حتى يحصل على إجماع من قبل المشاركين ويكون ذلك بـ:
01 وضع نقاط الاتفاق، ووضع نقاط الاختلاف، وهنا يتم تحديد مواضع اتفاق المشاركين، واختلافهم.
02 توجيه الأسئلة من قبل المدير إلى المشاركين: على مدير الاجتماع توجيه الأسئلة للمشاركين؛ حتى يضمن التأكيد على معلومة، أو إزالة اللبس وزيادة التوضيح.
03 الإعلان عن نتائج متوسطة غير نهائية: عند الانتهاء من كل بند، ويُتفق مبدئياً على نتيجة ما يقرر مدير الاجتماع هذه النتيجة، مما يشعر المشاركين بنتائج الاجتماع المثمرة .
04 التأكد من وجود قبول عام للنتائج: على مدير الاجتماع أن يجس نبض المشاركين، ومدى قبولهم للنتائج المقررة، ومن ثم الانتقال للمرحلة التالية:
تلخيص الاجتماع لاتخاذ الإجراءات التنفيذية
في نهاية الاجتماع من الأهمية بمكان التأكد على التزام المشاركين بالنتائج، وإجراءاتها التنفيذية، ويمكن ذلك بفعل:
01 تلخيص النتائج وإعلانها بوضوح، حتى لا يُترك شك أو لبس أو سوء فهم للمشاركين مما يفتح باباً للمطالبة والادعاء.
02 تحديد المهام والحدود الزمنية لتنفيذها، وهذا يجعل كل مشارك في الاجتماع يعرف ما له وما عليه من واجبات ومهام، والجدول الزمني لها: وتفيد هذه الخلاصة في أن يضمن مدير الاجتماع أن نتائج الاجتماع تنفذ بشكل أكيد وفعّال. 

الفصل الخامس

توثيق الاجتماع

توثيق الاجتماع يعطيك مؤشراً على ما تم الموافقة عليه من قبل المشاركين وتوزيع المهام عليهم.
تدوين وقائع الاجتماع
يكلف بتدوين وقائع الاجتماع شخص مكلف ( أمين السر أو السكرتير أو غيره) وليس من اللائق أن يقوم بها مدير الاجتماع.
01 تدوين وقائع الاجتماع خلال الاجتماع:
يتطلب ذلك تدوين النقاط الأساسية المتعلقة بجدول الأعمال وما تمت الموافقة عليه ومَن سوف يقوم بها، ومراقبة الجدول الزمني لبنود جدول الأعمال، وعلى ذلك فيجب أن يدرك مدوّن الاجتماع أن دوره هو الاستماع بعناية فائقة، وتدوين كل وقائع الاجتماع بدقة.
02 التدوين بعد الاجتماع (تقرير الاجتماع)
فور انتهاء الاجتماع يجب تدوي نتائج الاجتماع مطبوعة بأسرع ما يمكن وتوزيعها على المشاركين، على أن يصف هذا التدوين القرارات التي تم اتخاذها واتُفِق عليها، والتنفيذ الإجرائي لها بما لا يدع مجالاً للبس أو المغالطة.
تقييم الاجتماع
معظم المشاركين في الاجتماعات يرغبون في الانتهاء منها بسرعة، ولكن على مدير الاجتماع أن يضمن أنه أنجز نتائج الاجتماع، والطريقة السهلة لذلك تعبئة استمارة استبيان توزع على المشاركين لتقييم الاجتماع، وعلى هذا الأساس يتمكن مدير الاجتماع من قياس جودة إدارته للاجتماع. 

الفصل السادس

موقف المدير من الاجتماع

يتجلى موقف مدير الاجتماع ليس فقط في كونه مديراً ومسؤولاً عن الاجتماع؛ بل يتعدى إلى اتخاذه مواقف إيجابية تدفع نحو تحقيق الأفضل.
تولي مسؤولية إدارة الاجتماع ( قيادة الاجتماع)
عليك كمدير اجتماع أن تكون مستعداً ومتسلحاً لجعل الاجتماع فعالاً، ولفعل ذلك عليك بما يلي:
01 فرض إرادتك على الآخرين من خلال الأنظمة والقوانين، فلا بد أن تكون حازماً .
02 اقنع نفسك بأنك على قدر تولي المسؤولية واستمتع بذلك .
توقع الأفضل من الاجتماع
توقع أنه دائماً يمكنك تحقيق النتائج الإيجابية من الاجتماعات، وحتى تحصل على ذلك لا بد من :
01 اعتبار الاجتماع مهماً.
02 اعتبار حضور المشاركين فيه ضرورياً.
03 التأكد من استثمار الوقت.
04 النية الحسنة بنتائج الاجتماع الإيجابية.
05 أعط مؤشرات تدل على تفاؤلات من الاجتماع ونتائجه.

تولي إجراءات الاجتماع
إن التعاون المشترك بين المشاركين في الاجتماع هو الذي يحدد نجاح ذلك الاجتماع ولتنفيذ إجراءاته فعلى مدير الاجتماع أن يعمد إلى:
01 قراءة وقائع جلسة الاجتماع، والتأكد على ما هو المطلوب من كل مشارك.
02 وضع الآلية المناسبة للتنفيذ حسب جدول زمني محدد.
03 كونك مدير الاجتماع يجعلك محل قدوة للجميع، فقم بالتزاماتك، وسيقوم الآخرون بالتزاماتهم، وعندها ينجح الاجتماع تماماً.

فوائد الاجتماعات الفعالة
01 اطلاع الأشخاص بشكل مستمر على ما يستجد من معلومات جديدة.
02 قدرة الأشخاص على التعبير عن آرائهم وأفكارهم، ومن ثم تقييمها .
03 الوصول إلى اتفاق وتقليص هوة الخلاف.
04 ضع القرارات الملائمة للجميع.
05 إقبال الأشخاص على القرارات الصادرة من الاجتماع، وحرصهم على تطبيقها.
06 تنفيذ الإجراءات بدون معارضات.
07 كسب التزام الأشخاص بطريقة غير مباشرة.
08 تحفيز الأشخاص على بذل المزيد من العطاء والأداء الجيد.

 

المصدر:الاسلام اليوم.نوافـذ