طرائق للتغلب على الخوف من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني
هل سبق لك أن شعرت بالخوف من فتح تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك؟ هل شعرت يوماً بالقلق بشأن مضمون أو عدد رسائل البريد الإلكتروني التي قد تضطر إلى قراءتها ورؤيتها والتفكير فيها، ثُم الشعور بالقلق بشأنها لبقية يومك؟ هذا ما يُسمَّى الخوف من علبة الوارد، وإليك كيفية تجاوز هذا الأمر:
يمرُّ المرء بحالة من الخوف من تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني - وهذا أمرٌ سيئ تماماً، ولقد عاش الجميع في دوامة عدم الرغبة من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الوارد بسبب شعور القلق الذي ينتابهم بشأن الرسائل التي يجب عليهم قراءتها والرد عليها، لكن في نفس الوقت، إنَّ عدم تفقُّد الرسائل، يجعلها تتراكم وتتزايد باستمرار، حينها يكون الشعور بالقلق بشأن كمية رسائل البريد الإلكتروني أيضاً أمراً مفروغاً منه.
ما نريد القيام به في هذا المقال القصير هو إعطاؤك حلاً عملياً ومنهجياً للتعامل مع مشكلة الخوف من تفقُّد رسائل البريد الوارد.
التعامل مع الخوف تجاه تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني:
إنَّ الجانب المتمثل في الخوف من تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني هو عامل نفسي؛ فالشيء الوحيد الذي يفصلك حقاً عن تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني هو نقرة واحدة باستخدام فأرة الحاسوب على برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك، والطريقة الوحيدة لجعل هذه النقرة أسهل، هي معرفة أنَّ لديك عدة طرائق يمكنك بواسطتها جعل تجربة تفقُّد رسائل البريد الوارد بكاملها مقبولة أكثر؛ لذا دعونا نتحدث مباشرة عن هذه الطرائق:
1. استخدام عدة صناديق رسائل واردة وتقسيمها:
إنَّ الشيئين اللذين يجعلان المرء يخاف حقاً من فتح رسائل الصندوق الوارد الخاص به هما:
- عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
- محتوى رسائل البريد الإلكتروني.
إنَّ عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة كان مشكلة؛ وذلك لوجود عدة صناديق بريد لكلِّ شركة وموقع، وليس من المستغرب بالنسبة إلى الشركات والمواقع أن تتلقى أكثر من 100 رسالة بريد إلكتروني يومياً، وتجتمع كلَّها في برنامجٍ واحد؛ لذلك في كلِّ مرة يُشغل فيها هذا البرنامج، تُحمَّل جميع هذه الرسائل.
كان المحتوى يمثل مشكلة؛ لأنَّ معظم الناس لطفاء ونحب أن نستمع لهم، لكن في بعض الأحيان، هناك أولئك الأشخاص غير اللطفاء الموجودين بالفعل - وهذا الأمر مجرد جانب طبيعي من الحياة، وعلى أيَّة حال، إنَّ رسائل البريد الإلكتروني السلبية تخلِّف تأثيراً مضاعفاً - فحين تقرأ رسالة بريد إلكتروني سلبية؛ فإنَّك تدخل في حالة عاطفية سلبية، وهكذا تمضي باقي يومك؛ لذا سنتحدث قليلاً عن هذا الأمر في البند الثالث أدناه (اترك محتوى الرسالة غير اللطيفة حتى النهاية).
إليك الحل القائم على الأنظمة التي تم التوصل إليها للتعامل مع كمية رسائل البريد الإلكتروني الواردة والمحتوى إلى حدٍّ ما، فأول شيء يجب القيام به هو تجزئة علب البريد إلى مجلدات؛ إذ تُصنف صناديق البريد إلى خدمة البريد الوارد، والبريد الثانوي، وبريد خدمة العملاء، وهذا ينقسم إلى:
1. البريد الهام:
أي شيء تتحمل مسؤوليته المباشرة والمساءلة عنه، وفي الغالب يتعلق الأمر بأمور قانونية ومالية وتقنية ومنتجات.
2. البريد الثانوي:
أي بريد وارد عام وطلبات تسويقية.
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز
لكن ماذا لو لم نستطع امتلاك عدة صناديق بريد؟
حسناً، يصبح الأمر أكثر تعقيداً، فإذا كنت رائد أعمال أو صاحب عمل تجاري، نقترح عليك البدء باستخدام صناديق بريد متعددة؛ إذا كنت تعمل في شركة كبيرة، فيمكنك إعداد الفلاتر بناءً على مَن تتلقى البريد الإلكتروني منه أو بادئات أو لواحق سطر الموضوع، على سبيل المثال، خاص بالمشروع، وسوف يستغرق الأمر بعض الوقت، لكنَّه يستحق ذلك بالتأكيد.
لماذا هذا الأمر؟
إنَّ هذا الأمر يساعد على تقليل ما لا يرغب المرء في رؤيته، ويسمح له بتجاهله ذهنياً، كما أنَّه يسمح للمرء بالتحقق ممَّا يريد التحقق منه فقط في أيِّ وقت؛ إذ إنَّه شكل من أشكال فرز البيانات، الأمر الذي يزيد من التركيز.
يوجد شيء آخر يساعدك فعلياً ألا وهو وضع حساب البريد الإلكتروني الشخصي على هاتفك أو جهازك اللوحي، فرسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها قليلة جداً، ربما من 10 إلى 20 رسالة يومياً، وهو أمر يمكنك التحكم به، ويمكنك عادةً مسح ذلك وأنت في الخارج.
2. نسيان تصفير صندوق الوارد:
من الأشياء التي كانت تسبب قدراً كبيراً من القلق أو الخوف في الصندوق الوارد هي الفكرة القائلة: إنَّه في كلِّ مرة يفتح فيها المرء بريده الإلكتروني، كان عليه أن يخفض عدد البريد الوارد إلى صفر، فلا داعي للانشغال بذلك، ففي الوقت الحاضر، يمكنك الرد على الرسائل التي تريدها، وترك ما تبقى لوقت لاحق.
كما ذكرنا من قبل، لا داعي لأن نكون حازمين بشأن أنظمة البريد الإلكتروني لدينا.
3. ترك الرسائل المحيرة إلى النهاية:
يمكن عدُّ هذا الأمر على أنَّه حفظ أفضل أو أسوأ رسائل البريد الإلكتروني للنهاية، وفي التفاصيل المذكورة أعلاه، لم نذكر مطلقاً تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني الثانوية حتى نهاية اليوم، والسبب في ذلك هو أنَّه في بعض الأحيان توجد أشياء جيدة، وأحياناً توجد أشياء سلبية.
بترك محتوى البريد المحير هذا حتى نهاية اليوم، فإنَّك تقوم بتقليل أيِّ آثار محتملة لمضاعفة الطاقة السلبية، وبحلول نهاية اليوم ستنتهي من جميع المهام الأكثر أهمية بالنسبة إليك؛ لذلك إذا كان لديك شيء غير سار يتعين عليك التعامل معه، فلن يؤثِّر ذلك في الأشياء الأخرى التي قمت بمسحها بالفعل.
في الختام:
من السهل حقاً التعامل مع الصندوق الوارد والتوتر إذا كنت تعرف كيفية القيام بذلك؛ لذا قسِّم صناديق البريد الخاصة بك أو البريد الإلكتروني الوارد، ثُمَّ افرزها حسب الأهمية، ولا تقلق كثيراً بشأن البريد الوارد صفر، واترك المحتوى المحير حتى النهاية لتقليل أيِّ مضاعفات للطاقة السلبية.