حوار بين مدير وموظف حول ادارة الوقت
قد تكون أحد اللذين لا ينجحون فى إنهاء أعمالهم وواجباتهم فى أوقاتها المحددة وقد تكون ناجحا جدا فى تنظيم وقتك.. فأنت أعلم بحالك ولكن أعلم أن الوقت هو الحياة فمن هو المستثمر لوقته والمخطط له؟ وما هى مضيعات الوقت؟ ولماذا نقوم بتسويف أعمالنا وكيفية القضاء على هذا التسويف والتأجيل؟ هذا هو حوارنا عن إدارة الوقت..
المدير: مبدئيا اعلم أن الوقت هو الحياة وهو أغلى ما تملكه.
الموظف: أعرف ذلك ولكن كيف يتسنى لى إدارة وقتى؟
المدير: اسأل نفسك أولا هذه الاسئلة.
· هل تقضى وقتا أكبر مما يجب فى مكان ما: فى عملك، فى منزلك، مع الآخرين، ...؟
· هل تقضى وقتا أكثر من اللازم بمفردك؟ وهل تقضى هذا الوقت فى مسائل روتينية؟ خاصة بالماضى أم فى تفكير ابتكارى حى؟
· هل تقضى وقتا أكثر من اللازم مع أشخاص؟
· من هم؟ هل يجب أن تقابلهم؟ من هم الذين يجب أن تمتنع عن مقابلتهم أو تخفض عدد مرات مقابلتك لهم؟
· هل تقضى وقتا مع رئيسك أكثر من الذى تقضييه مع مرؤوسيك؟
· ومن يحتاج منك جهودك أكثر رئيسك أم مرؤوسوك؟
· هل تقضى وقتا كثيرا فى مناقشات ولماذا؟
· هل لأنها مناقشات طويلة بطبيعتها أم هى صراع حول سلطات أم بسبب عدم تحديد السلطات والمسئوليات أم لماذا أيضا؟
· هل تقضى وقتا أكثر من اللازم فى أعمال ورقية روتينية؟.
· هل الوقت الذى تقضيه فى مكالمات تليفونية أكثر من اللازم.
· هل الوقت الذى تنفقه فى مسائلك الشخصية أو فى مسائل لا تستحق اهتمامك أكثر من اللازم.
· هل.... وهل.....
أنت الذى يمكنك وبنفسك معرفة نقاط ضعفك فى توزيع وإدارة وقتك.
الموظف: أنا أعلم أن الوقت:
· نادر ندرة مطلقة
· لا يمكن شراؤه.
· يتم استهلاكه لحظة إنتاجه
· لا يمكن ادخاره.
· لا يمكن تخزينه.
· لا يمكن زيادته.
المدير: وماذا أيضا؟
الموظف: أعلم أيضا أنه:
· لا يمتلك أى فرد أكثر من (24) ساعة فى اليوم، (168) ساعة فى الأسبوع، (8760) ساعة فى السنة.
· يتميز الوقت بأنه لا ينتظرك حتى تستخدمه، فإما أن تدعه يمر أو تستخدم كل دقيقة منه.
· الوقت شىء محدد، يتميز من حيث المرونة بالجمود لا يمكن تطويله بالشد "ليس أستك مطاطا".
· كلنا متساوون من حيث كمية الوقت التى تتوافر لأى منا ولكننا نختلف فى كيفية استخدامه.
· لا يمكن تخزين الوقت لاستخدامه فى المستقبل، فلا يمكن ادخاره.
· لا يمكن تعويض الوقت، فاليوم الذى يضيع لا يمكن تعويضه.
· ليست هناك "عينات مجانية" للوقت كل دقيقة لها تكلفة حقيقية.
· الوقت له تكلفة، يمكن حسابها على أساس أجر الدقيقة الواحدة على مدى السنة.
· إن من يسىء استخدام وقته لا يهدر ويضيع وقته فقط، وإنما يهدر وقت الآخرين أيضا.
· أثبتت الأبحاث الإدارية، أن الشخص الفعال يتميز بأنه يدير وقته بنجاح.
المدير: بالتأكيد هذه معان طيبة ولكن المهم هو ما هى اتجاهاتك نحو الوقت؟
الموظف: اتجاهاتى نحو الوقت- كيف؟
المدير: إن مشكلة تنظيم وقتك وإدارته لا تختلف عن أى مشكلة إدارية أخرى قد تواجهها كل يوم وكل ساعة.. وبالتالى عليك أن تخضعها للأسس والمبادىء العلمية التى سبق وأن تكلمنا عنها من قبل بالإضافة إلى تخطيط وتنظيم ورقابة هذا الوقت.
الموظف: هل من مزيد؟
المدير: إن الأشخاص الناجحين هم الذين يستثمرون وقتهم المتاح فى القيام بالأشياء والأعمال الأكثر أهمية، وهم الذين يخططون وينظمون وقتهم المتاح، وهم الذين يسيطرون على العوامل التى قد تتسبب فى إهدار هذا الوقت أو ما قد يعترض جدول أعمالهم وذلك بالقول "لا" أو "بالاعتذار" عند اللزوم، وهم أيضا الذين يقومون بالتفويض المناسب، حتى لا يضيع وقتهم فى الأعمال الروتينية، أو فى الأعمال التى لا تتفق وطبيعة عملهم.
فتنطيم وإدارة الوقت أمر ضرورى لتحقيق النجاح فى عملك والأمر متروك لك.. فالوقت وقتك... وهو يرتبط بشخصك فى المقام الأول، فإذا ما تفهمت المبادىء الأساسية لإدارة الوقت وحاولت تطبيق هذه المبادىء عمليا.. وتحملت المشقة فى تحويل هذه المبادىء إلى عادات... فبالطبع سوف تزيد من فرص النجاح فى عملك... وتزيد من درجة تحقيق الرضاء والنجاح الشخصى، وفى إهمالك لمثل هذه المبادىء أو سوء استخدامها سيترتب عليه الشعور دائما بضغط الوقت وتهديده... والشعور دائما بأنك مرتبك... مشتت... غير منظم... غير راض... بل وأحيانا كأنك تدور حول نفسك ولا تتمكن من إنجاز كل شىء كما ترغب.
إن وقتك كمسئول (حسب مسئولياتك وتنوعها) ليس ملكا لك وحدك بل هو أيضا ملك الآخرين الذين يتوقعون منك القيام بأدوار محددة، فهو ملك أصحاب رأس المال والمساهمين وملك الرؤساء والمرؤوسين لك، وملك العملاء، وملك المجتمع الذى تعمل فى إطاره (حسب تخصصك) فالوقت له قيمته بالنسبة لك والواجب عليك أن تحسن استخدامه استخداما أمثل.
وربما يكون وقت بعض الناس رخيصا نسبيا لأنهم لا يقومون بأعمال أو أنشطة منتجة، أو ربما يميل بعضهم إلى تضييع الوقت لشعورهم بالملل ولعدم وجود ما يمكن عمله.
إن عاداتنا وتقاليدنا وكذلك العلاقات الشخصية والعائلية تشكل فى كثير من الأحيان ضغوطا لا يمكن التقليل من آثارها على الوقت المتاح للعمل. وتزداد حدة هذه المشكلة خاصة فى المجتمعات العاطفية التى يكثر فيها السؤال والاطمئنان عن الصحة وأحوال الأسرة حتى فى مكان العمل، أو تطول فترة "الدردشة" أو تجرى أصول الضيافة (من تقديم شاى أو قهوة... إلخ) فى مكان العمل. أو عدم القدرة على القول "لا"... لزيارات مفاجئة مخططة أو تليفونات عارضة.
ومما لا شك فيه أن الحرص على عنصر الوقت وترشيد استخدامه هو السبيل إلى التقدم للمجتمعات الإنسانية. فقليل من الدول هى التى تحرص شعوبها على الوقت.. وليس صدفة أن تلك الدول هى الأكثر تقدما. إن هناك بالفعل ارتباطا واضحا بين مدى التخلف الذى تعانى منه دولة ما وبين نسبة الضياع فى الوقت الذى يتسبب فيه المواطنون فى هذه الدولة، أو سوء استخدامهم لهذا المورد الهام.
وربما كان الوقت من أهم الموارد المتاحة لك والتى يجب عليك أن ترشد استخدامه لتتمكن من الوصول إلى الإدارة الناجحة.
مرة أخرى إن إدارة وقتك بالطريقة الصحيحة، هى الطريق لنجاحك فى عملك وتحقق الرضاء عن حياتك التى تعيشها. ففى إدارة الوقت:
· تحقيق لأكبر عدد ممكن من الإنجازات فى العمل.
· الشعور بالرضاء وتحقيق الذات.
· التوفيق بين العمل وحياتك الخاصة.
· تنظيم وحسن استغلال الجهود المبذولة.
· تجنب الازدواج والارتباك والتخبط.
· القدرة على القيام بالأدوار المتعددة الواجب القيام بها فى العمل، والأسرة والنادى.. إلخ.
· تجنب ضياع جزء من هذا المورد ذى القيمة والندرة.
· إرضاء رؤسائك ومرؤوسيك فى العمل.
· فالوقت وقتك.. وتنظيمك الجيد له يمكنك من إدارة عملك وحياتك بكفاءة وفعالية.
الموظف: مما سبق تفهمت أن هناك مضيعات للوقت قد أقوم بها وأنا لا أدرى أليس كذلك؟
المدير: نعم.
الموظف: إذن هل من الممكن توضيح هذه المضيعات بالتفصيل؟
المدير: بالتأكيد فهناك (40) مضيعا للوقت.
الموظف: (40) مضيعا!
المدير: نعم، تجدها فى التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة، الاتصالات، وكذلك فى صنع القرارات واتخاذها وفى أشياء أخرى كثيرة لن نزيد فى تفاصيلها ولكن:
فى التخطيط:
المضيع الأول: عدم وجود أهداف وأولويات فى التخطيط.
المضيع الثانى: حدوث أزمات حيث لا توجد خطط جاهزة للتعامل معها فتدير الأزمة عند حدوثها.
المضيع الثالث: محاولة القيام بأمور كثيرة فى وقت واحد.
المضيع الرابع: اتنظار الأشياء.
المضيع الخامس: السفر.
المضيع السادس: العجلة وعدم الصبر.
فى التنظيم:
المضيع السابع: عدم التنظيم الشخصى لمكان عملك.
المضيع الثامن: خلط المسئولية والسلطة.
المضيع التاسع: ازدواجية الجهد.
المضيع العاشر: تعدد الرؤساء
المضيع الحادى عشر: الأعمال الورقية والروتينية وكثرة قراءة الأمور غير المفيدة.
المضيع الثانى عشر: النظام السيىء للملفات والمستندات.
المضيع الثالث عشر: معدات عمل غير ملائمة.
فى التوظيف:
المضيع الرابع عشر: موظفون غير مدربين وغير أكفاء.
المضيع الخامس عشر: زيادة أو نقص فى عدد المرؤوسين.
المضيع السادس عشر: كثرة الغياب والتأخير والاستثناءات ومعدل دوران العمالة.
المضيع السابع عشر: مرؤوسون اتكاليون.
فى التوجيه:
المضيع الثامن عشر: التفويض غير الفعال والاشتراك فى أعمال روتينية.
المضيع التاسع عشر: نقص الدوافع وزيادة اللامبالاة.
المضيع العشرون: نقص فى تنسيق العمل.
فى الرقابة:
المضيع الحادى والعشرون: المقاطعات الهاتفية.
المضيع الثانى والعشرون: الزائرون المفاجئون وبدون موعد.
المضيع الثالث والعشرون: عدم القدرة على قول "لا".
المضيع الرابع والعشرون: معلومات غير كاملة ومتأخرة.
المضيع الخامس والعشرون: نقص الانضباط الذاتى.
المضيع السادس والعشرون: ترك المهام دون إنجازها.
المضيع السابع والعشرون: فقدان المعايير.
المضيع الثامن والعشرون: مؤثرات بصرية وملهية وضجيج يفسد ويشتت الاتجاهات.
المضيع التاسع والعشرون: رقابة زائدة.
المضيع الثلاثون: عدم العلم بمجريات الأمور من حولك.
المضيع الحادي والثلاثون: عدم وجود الأشخاص الراغب فى مناقشتهم فى الأمر.
فى الاتصالات:
المضيع الثانى والثلاثون: عدم القدرة على إدارة السكر تارية الخاصة بك.
المضيع الثالث والثلاثون: الاجتماعات.
المضيع الرابع والثلاثون: عدم وضوح أو فقدان الاتصالات.
المضيع الخامس والثلاثون: الاتصالات الكثيرة الزائدة.
المضيع السادس والثلاثون: عدم الإنصات.
المضيع السابع والثلاثون: عدم القدرة على إيقاف الحوار.
فى صنع القرارات:
المضيع الثامن والثلاثون: التأجيل والتردد.
المضيع التاسع والثلاثون: طلب الحصول على كل المعلومات.
المضيع الأربعون: القرارات السريعة
المصدر: موسوعه تعلم معنا مهارات النجاح