تقرير متى يتم التفويض

أولاً وقبل كل شيء، يجب أن يقرر المديرون متى يكون ملائماً انخراط مرءوسيهم في أداء مهام أو اتخاذ قرارات. يمكن أن تساعد الإجابات على الأسئلة الأساسية الخمسة الآتية – ويمكن أن تساعد المدير على التقرير. وتعتبر هذه الأسئلة ملائمة سواء كانت المهمة المخصصة سيتم تفويضها لفرد واحد أو لجماعة.

1. هل يمتلك المرؤوسون المعلومات أو الخبرة الضرورية (أو الأكثر امتيازاً)؟ في العديد من الأحوال، ربما يكون المرؤوسون في الواقع مؤهلين أفضل من مديريهم لاتخاذ قرارات وأداء مهام لأنهم أكثر إلماماً بتفضيلات العملاء، والتكاليف الخفية، وعمليات التصنيع ... إلخ، ويكونون أقرب للعمليات اليومية الفعلية.

2. هل يمتلك المرؤوسون التعهد الضروري لنجاح المشروع؟ إن المشاركة في عملية اتخاذ القرار تزيد التعهد بالقرار النهائي. عندما يعطي العاملون بعض حرية التصرف والاختيار في أداء مهمة (على سبيل المثال: ماذا، كيف، متى يؤدون العمل)، يجب انخراطهم في عملية اتخاذ القرار للتأكد من تعاونهم، وبينما ستزيد مشاركتهم من الوقت المطلوب لاتخاذ قرار، فإنها ستحدث تخفيضاً جوهرياً في الوقت المطلوب لتنفيذ القرار.

3. هل ستتسع قدرات المرؤوسين بهذه المهمة المعهودة إليهم؟ يمكن أن يصبح التفويض بسرعة تسمية سيئة في جماعة عمل إذا نظر إليه باعتباره آلية يستخدمها الرئيس للتخلص من مهام غير مرغوبة. وبالتالي يجب تجانس التفويض ويجب أن يعكس فلسفلة إدارية شاملة تؤكد على تنمية العاملين، ويجب أن يكون تحسين قدرات ومصالح المرؤوسين مركزياً في تفويض المهام.

4. هل يتقاسم المرؤوسون (مع الإدارات وبعضهم البعض) قيم و/ أو رؤى مشتركة؟ إذا لم يتقاسم المرؤوسون وجهة نظر مماثلة، ربما يقدمون حلولاً غير مقبولة، ووسائل غير ملائمة، وأخطاء صريحة، الأمر الذي يتطلب إشرافاً وثيقاً ومراقبةً متكررةً. فمن الأمور الحاسمة بيان رؤية واضحة ومجموعة من الأهداف للمرؤوسين. يمتلك المديرون ثلاثة أمور بشأن الوظيفة يجب أن يبلغوها لأولئك الذين يفوضون لهم: ماذا، كيف، ولماذا، لقد اكتشفت البحوث أن الأفراد المهمين يُبلغون دائما لماذا، لكن الأفراد الأقل أهمية غالباً ما يبلغون فقط ماذا وكيف. يمكن إبلاغ المرؤوسين عن كيفية تقدير المديرين لهم بالرسالة التي يقومونها. يجب أن تشمل لماذا.

5. هل يوجد وقت كافي لأداء وظيفة فعالة بالتفويض؟ ولتجنب سوء الفهم يجب أن يقضي المديرون وقتاً في شرح المهمة ومناقشة الإجراءات المقبولة والخيارات علاوة على ترتيب فرص لمراجعة سير العمل وطرح الأسئلة.

تسمح هذه الاعتبارات الخمسة للمديرين باتخاذ قرارات مبينة على معلومات بشأن متى يتم التفويض. كما تفيد في تقرير ما هو شكل التفويض الأكثر ملائمة لقرار أو مشكلة، بمعنى أنه بعد تقرير تفويض مهمة. يجب حينئذ أن يقرر المديرون سواء انخراط فرد واحد فقط أو فريق من المرؤوسين.

 
الإدارة والقيادة- الأدوات فعالية الأساليب والنتائج
دافيد ويتون وتيم كاميرون
مركز الخبرات المهنية للإدارة- بميك 2001