تصميم نظام المعلومات للهيئة الإدارية
تعتمد الإدارة الجيدة على تنوير عملية اتخاذ القرار، ويحتاج أعضاء الهيئة في المقابل أن يكونوا على علم بوضع المنظمة حتى يتمكنوا من إصدار قرارات تؤدي إلى تقدم المنظمة، ومع ذلك عادةً ما تقول الهيئة أنّ المعلومات التي تتلقّاها تعيق السيطرة الجيدة بدلاً من مساعدتها بالإضافة إلى القيادة القوية، فهم يقولون بأنّهم غارقون بكميات كبيرة من المعلومات غير المفيدة، وأنهم لا يحصلون على معلومات كافية أو أنّهم يتلقّون المواد بوقت متأخر جداً، فيجب على نظام المعلومات الفاعل للهيئة الإدارية أن يركّز على عملية اتخاذ القرار والتحفيز على المشاركة ودعم التوازن الملائم للمسؤولية بين الهيئة والطاقم.
1. أنواع المعلومات التي تحتاجها الهيئة الإدارية:
- معلومات القرار المستخدمة في عملية اتخاذ القرارات.
- مراقبة المعلومات، تسمح للهيئة تحديد إن كانت إتجاهات السياسة تتلاقى في نقطة محددة أم لا، تتطلّع للماضي وتوفّر مسحاً محدّداً للأداء مقابل المعايير، ومثال على ذلك مراجعة سنوية للخطة الإستراتيجية للمنظمة.
- المعلومات الثانوية وهي للمعلومات العامة للهيئة وليست مرتبطة بأعمال الهيئة وعادةً ما تكون تقارير العمل ضمن هذا النوع.
2. تأسيس نظام للمعلومات:
تعدّ عملية تأسيس والحفاظ على نظام المعلومات للهيئة الإدارية المسؤولية المشتركة لرئيس الهيئة، وأعضاء الهيئة، والمدير التنفيذي، والطاقم الذي يعمل مع المنظمة، ويجب على الهيئة ان تناقش ما يلي:
- ما هي المعلومات التي تحتاجها لأداء عملها.
- ما مدى حاجاتها لهذه المعلومات.
- في أي الأشكال تحتاج لهذه المعلومات.
وبإعطاء هذه المعلومات الراجعة للهيئة يستطيع الطاقم أن يؤسس ويضع المحتويات والشكل ومدى المعلومات وكميتها التي سيتم تزويدها للهيئة.
3. خصائص نظام المعلومات الجيد:
- مختصر: هل المعلومات يتم توصيلها بأقصى سرعة أو بإيجاز؟
- ذات معنى: هل تقدم المعلومة في العلاقة مع عامل مهم مثل الهدف الذي تضعه الهيئة أو الأداء المُسبق أو المعلومات المقارنة؟
- في الوقت المناسب: هل المعلومة مرتبطة بجدول المواعيد الحالي.
- مرتبطة بالمسؤوليات: هل تساعد المعلومة الهيئة أو مجلس الهيئة في أداء مسؤولياتها.
- أفضل الموجود: هل المعلومة هي المؤشر الأفضل المتوفر للموقف، وهل يمكن تزويد معلومة أفضل؟
- ضرورية: هل من الواضح سبب أهمية هذه المعلومة؟
- التقديم التصويري: هل يمكن ان يكون تقديم المعلومة على نحوٍ تصويري افضل من الكلمات؟
4. المكونات الأساسية لنظام المعلومات للهيئة الإدارية.
يتوجب على كل هيئة أن تقرّر وتحدّد ما تحتاجه من معلومات، ولمعظم المنظمات تعد القائمة التالية نقطة البداية:
1. أسبوعان على الأقل قبل كل اجتماع للهيئة:
- جدول المواعيد.
- معلومات حول قضايا لمناقشتها، في الوقت المناسب.
- معلومات مالية.
- تقارير العمل.
2. أسبوعان على الأقل قبل اجتماع الهيئة والذي سيتم فيه مناقشة:
- الميزانية السنوية.
- تقرير تدقيق الحسابات.
- الخطة الإستراتيجية.
3. بعد كل اجتماع للهيئة:
- المحضر الرسمي لوقائع الجلسة.
- بلاغ بالإجتماع المقبل.
4. شهرياً:
- تقرير مالي.
- تقارير مهمة تم نشرها حول المنظمة.
5. فصلياً:
- تقرير مالي.
6. على نحو منتظم، وفي الوقت الملائم:
- مذكرة يقدمها المدير التنفيذي تلخِّص النشاطات الحالية، المنجزات، والمتطلبات.
- نُسخ مُسبقة للمنشورات، والكتيبات، مواد الدعاية.
- التقرير السنوي.
المرجع: الجود للرعاية العملية، سبتمبر 2002م.