ترشيد وتحفيز الموظفين-كيت كينان

ترشيد وتحفيز الموظفين

كيت كينان

عدد الصفحات:64

الناشر: الدار العربية للعلوم

سلسلة الدليل الاداري

فكرة الكتاب/
إن مبدأ التحفيز عامل مهم لتحفيز النفس البشرية لكي تنجز الأعمال الموكلة إليها على أكمل وجه، وليس من السهل أن تجعل الأشخاص محفزين لفترة طويلة دون أن تفتر همتهم وعزائمهم، وما سنحاوله في هذا الكتاب فهم طبيعة الحافز لكل فرد حتى نبقي الأشخاص على درجة عالية من التحفيز والاندفاع لمدة طويلة.

الفصل الأول
الحاجة إلى وجود عامل التحفيز

من أهم مظاهر الالتزام هو اندفاع العاملين في العمل، والذي يعد مظهرًا حيوياً من مظاهر العمل الجيد لتحقيق الأهداف المحددة.

دلائل الهبوط في المعنويات
ليس من السهولة بمكان أن تدرك مشاعر الإحباط والاستياء لدى العاملين ولكن غالباً ما تدل إماراتهم على ما يضمرونه من سخط واستياء ، عليك أن تتحسس بنفسك عند عدم وجود الهمة والنشاط في العمل، فإن ذلك يعني وجود مؤشرات على وجود الإحباط والاستياء والتي منها :
01 عدم التعاون بين العاملين
02 عدم المحافظة على الدوام الرسمي
03 إهمال التوجيهات والإرشادات
04 التشكي والتذمر المستمر من العمل
05 عدم احترام مواقيت إنجاز العمل.

ردات الفعل السلبية
عندما تنحرف الأمور عن مسارها الطبيعي في العمل، فغالباً ما يتخذ بعض العاملين مواقف وردود أفعال تدل على سخطهم واستيائهم فضلاً عن التهكم والسخرية مما يدل على إحباطهم، والمشكلة أنهم قد يجرون عدد كبيراً من أقرانهم إلى دائرة الإحباط وعند ذلك يكون من الصعب إحياء معنوياتهم وتحسن إنتاجهم.

الأداء السيئ/
إن النقص في الأداء لدى العاملين لا ينسب لهم فقط بل ينسب إلى عدة عوامل تحول دون القيام بالأداء الجيد، وتتلخص فيما يلي:
01 التدريب الناقص: وذلك لأن العامل لا يتلقى التدريب الكامل لأداء المهمات المكلف بها.
02 عدم الكفاية (الصلاحية): عدم كفاية العاملين للقيام بالمهمة يدفعهم للوقوع في شباك الكسل والتبرير لعجزهم.
03 الانضباط الضعيف: عدم الانضباط في العمل يجعل العاملين ينحازون للمواقف التهكمية والسخرية بعملهم.
04 المستويات المتدنية: قد لا يعلم العامل مستوى العمل المطلوب التي تتوافق مع مهمته، وهذا يعطيه شعوراً بأن جل عمله هو مشوب بالغلط.
05 الإدارة السيئة: إذا كانت إدارة العاملين إدارة سيئة فلا تتوقع من العاملين الاندفاع والحماس نحو الأداء الجيد.
06 المشاكل الشخصية: قد تؤثر الظروف والمشاكل المنزلية على أداء العاملين.

سوء فهم لعامل الدافع عند الأفراد
إن إدراك الأسباب الكامنة وراء تحفيز الأفراد واندفاعهم للعمل وتفهم احتياجاتهم يعد عنصراً مهمًا في عملية تحفيز الأفراد ودفعهم لأداء أفضل.

الفصل الثاني
تفهم الحاجات الأساسية (الدافع)

لكل فرد من الأفراد حاجاته الأساسية التي تؤدي به إلى الازدهار والتطور.
القوى الموجهة/
هناك ثلاثة مستويات للأفراد يتوجب تأمينها وتوفيرها بشكل كامل وهي:
-المستوى الأول: المتطلبات الأساسية:
الحاجات الأساسية كالطعام والشراب والدفء وهي ضروريات الحياة الكريمة فلا يمكن إغفالها بأي حال من الأحوال.
- المستوى الثاني: المركز الاجتماعي:
تعد المراكز والمناصب الاجتماعية طموح وآمال عند أغلب الأفراد، هذه المراكز الاجتماعية تختلف من مجتمع لآخر حسب المعتقدات والقيم والعادات لكل مجتمع.
يعتبر هذا الأسلوب وأعني به المراكز الاجتماعية مهم في نظر الأشخاص، ولكنها تأتي بعد تأمين الحاجات الفيزيولوجية.
- المستوى الثالث : الطموحات الشخصية:
لا شك أن هذا المستوى هو أدق المستويات لحاجات الأفراد حيث إن لكل فرد وطموح وأهداف شخصية يسعى لتحقيقها، ودائماً يضعها نصب عينيه، بيد أن هذه الطموحات الشخصية ليس لها حد معين فكلما تحقق طموح ظهر طموح آخر وهكذا دواليك، ويعد هذا المستوى من أقوى الدوافع المحفزة لعمل الأفراد للانطلاق بالعمل .

التأثيرات المحفزة/
لا بد من إشباع هذه المستويات في وقت واحد، فنجد أن إشباع الحاجات ذات الرتبة الأعلى تبقى عديمة الفائدة ما لم يتم تلبية الحاجات الأدنى مرتبة.

الفصل الثالث
التخطيط للعمل

إن إدراك الحاجات الأساسية للعاملين، وتفهم ما يثير حوافزهم ودفعهم للعمل منطلق مهم لعملية التحفيز، لذلك عليك أن تضع خطة توجيهية تهدف إلى تحفيز الأفراد للأداء الجيد والاستمرار عليه.

القيام بشيء جدير بالاهتمام/
يدب الإحباط إلى نفوس العاملين الذين ينقصهم عامل التحفيز، وهذا الأمر يؤدي بهم إلى الاستياء وعدم الرضى، ويوصفون بأنهم كسالى، ولكن هذا الوصف غير دقيق، فأغلب الأحيان يكون الكسل من الظروف المحيطة بالعمل، وليس العمل بحد ذاته.

خلق الظروف المناسبة/
تهيئة الظروف المناسبة للعاملين تشعرهم بالارتياح والرضا مثل:
- إتقانهم أعمالهم
- جودة إنجازاتهم
- تقدير جهودهم ومكافآتهم
بينما الظروف التالية قد تشعر العاملين بالإحباط والاستياء مثل:
- الروتين الإداري البيروقراطي
- ظروف العمل
- رداءة الجودة

توفير عامل الرضا/
لكي يجني العاملون الرضا والسعادة في أعمالهم فإنهم بحاجة إلى :
- أهمية العمل الذي يقومون به مع الأخذ بآرائهم ووجهات نظرهم.
- مسؤوليتهم عن نتائج أعمالهم، وهذا يشعرهم بالفخر لما أنجزوه.
- إخبارهم بنتائج أعمالهم إما للتشجيع أو للتوجيه أو للتنبيه.

الفصل الرابع
الحث على الإنجاز

يعتبر حث العاملين على الإنجاز حلقة مهمة في سلسلة الإنجاز، والإيحاء له بالأداء الجيد، ومما يساعد على ذلك خلق مناخ مناسب يشكل حافزاً ودافعًا لمضاعفة الجهود بيد أن هذا المناخ مرتبط بمستوى الأداء.

التأكد من الكفاءة/
ترتبط الكفاءة ارتباطاً مباشراً بحسن الأداء وجودته، فالعاملون الأكفاء يتمتعون بثقة عالية بمهاراتهم وقدرتهم على الأداء الجيد.
إن تأهيل وتطوير العاملين يعني زيادة الكفاءة لديهم، كما أن المؤشرات الرديئة في العمل تدل على نقص كفاءة العاملين مما يسبب انعدام الثقة لديهم والتردد في قبول المسؤوليات، وهنا عليك أن تحدد نقاط الضعف التي تظهر فيه كفاءة العاملين دون المستوى المطلوب، ثم تضع البرامج التي تساعدهم على اكتساب مهارات جديدة وزيادة كفاءتهم لذا عليك بما يلي:
- تدريبهم تدريباً أساسياً خارجياً: وذلك بإعطائهم دروساً لفترة تمتد من يوم إلى أسبوع.
- تدريبهم داخل المؤسسة بطريقة تمكنهم من اكتساب الخبرات الدقيقة، كطريقة الملازمة لشخص ذي خبرة ويطلق عليه الشخص المدرب أو الموجه.
- إعطاء التعليمات والإرشادات عن طريق نقل الخبرة من شخص لآخر.
وبالرغم من أنك بهذا الأسلوب تزيد من كفاءة العاملين، فإنك تجني ثمرات أخرى منها أنك توفر جانبًا من الاهتمام والتحفيز وتشعرهم بذلك، وهذا بدوره سيدفع العاملين إلى العمل الجيد، فضلاً عن الارتقاء بجودة العمل وارتقائه.

تكييف الحاجات الشخصية أو الفردية/
بمعنى لا تعزل العاملين في قلعة معينة لا تمكنهم من متابعة حاجاتهم وأمورهم الخاصة، بل إن إظهار جانب من الاهتمام بهذه الأمور الخاصة بهم يعتبر محفزاً ودافعاً لهم للعمل عن طريق ما يلي:
- تمكين العاملين العمل على مدار اليوم حسب حاجة العمل وامنحهم الخيار في ذلك حسب ارتياحهم فيما لا يضر مصلحة العمل والأهداف العامة، فمثلاً عن طريق التناوب أو توزيع العمل.
- السماح بإجراء المكالمات الهاتفية المهمة للاطمئنان على الأولاد مثلاً.
- السماح لبعض المواعيد المهمة أثناء العمل كزيارة الطبيب أو مجالس أولياء الأمور في المدارس وغيرها مع تكليف من يلزم لسد الفراغ عند غياب شخص ما.
- إتاحة المناسبات للتعارف كتنظيم اللقاءات وإحياء النشاطات المتنوعة داخل فترات العمل.
إن إتاحة المجال للأفراد للعمل بطريقة تريحهم وتناسبهم يعني ذلك أنهم موضوع تقدير واحترام واهتمام يعد دافعاً وتحفيزاً لهم للأداء الجيد والإنتاجية العالية.

توفير الحوافز/
إن توفير الحافز مبني على أن الأفراد سوف يقدمون جهوداً إضافية عن المعدل الطبيعي، عندئذٍ عليك أن تفكر ملياً بنوع الحافز الذي سوف يعطي دافعاً كبيراً للأفراد للانطلاق بعملهم بقوة ونشاط، لذا ناقش هذا الأمر مع أصحاب الشأن وأعلمهم بصراحة من أن الشيء الموعود فيه سوف ينالونه بعد تحقيق الهدف المنشود.

الإطراء بإيجابية/
يحب ويقدر الأفراد إطرائهم والثناء عليهم على جهودهم وإنجازاتهم وأدائهم الجيد، وهذا يشكل لهم سانداً قوياً نحو الاندفاع إلى الأداء الحسن، ولكن ما الأساليب لهذا الأمر، تتلخص فيما يلي:
- حدد وقت المناسبة التي يجب إطراء الأشخاص فيها، المهم ألا تدع الجهد والإنجاز يذهب سدى، وإلا فلن يتكرر.
- اشكر بعنف مثلاً عفارم، رائع، مدهش.
- لا تجعل الإطراء مشروطاً ومن دون مَنّ أو مقابل.
- لا تقوم بالإطراء والانتقاد في مناسبة واحدة فرّق بينهما ولو كان الفاصل بسيطًا.

الفصل الخامس
الإبقاء على عامل التحفيز

ليس من المهم أن تحفز ولكن الأهم أن تستمر عملية التحفيز لتحافظ على بقاء المستويات والمعنويات بمعدلاتها العالية، وهناك عدة أساليب عملية لإبقاء المعنويات في أعلى رتبها ، فمنها:
01 إبقاء الأفراد على بينة من الأمور/
إن جعل الأفراد يدركون تماماً لما يجري حولهم من أمور يجعلهم واثقين بما يقومون به، وهذا ينعكس على الروح الإيجابية لمعنوياتهم، وهذا لا يعني البوح بكل شيء، بل يعني التأكد من المعلومات والبيانات المعطاة للأفراد واقعية وصحيحة، ويتم ذلك عن طريق ما يلي:
- إبقاء نفسك على بينة مما يجري.
- إتاحة المجال للأفراد للاطلاع على مجريات الأحداث
- توضيح كيفية تأثير المعلومات عليهم بالسلب أو الإيجاب
إن النقص في المعلومات المتوفرة يؤدي إلى النقص في المعنويات، ومن ثم هبوط عامل التحفيز والاندفاع للعمل عند الفرد.
02 الإبقاء على حسن الأداء / إن بقاء الدافع والحافز لدى الأفراد هو الذي يضمن استمرارية العمل بشكل جيد، ولضمان بقاء هذا الدافع لدى العاملين لا بد من الآتي :
أ) الصيانة المنتظمة:
إن إدراك الأفراد بأن جهودهم ستكافأ يشكل عاملاً مهماً للاندفاع نحو العمل الجيد، كذلك إن أخذ آراء العاملين وتصحيح الخطأ قبل الانتهاء من العمل يحسن الأداء ، ويدفع المعنويات، وهذا يوجب عليك أن تكون متيقظاً لما يجري من حولك؛ للتأكد من أن الأمور تسير في مسارها الطبيعي، وإنما تكتفي بالتوجيهات والتصويبات الطفيفة، لا شك أن الأفراد سيشعرون بالأهمية والاندفاع للعمل الجيد عندما يجدون أن ما يقومون به تحت الإشراف والمتابعة، بل وإنهم يلعبون دوراً مهماً وذا قيمة في العمل.
ب) الفحص الشامل
قد تشعر حتى مع وجود الحافز أن الأداء أقل من المستوى المطلوب، وهنا عليك ألا تثور؛ لأن ذلك ينعكس على أداء الأفراد، وإنما عليك أن تكبح مشاعر الغضب لديك، وتبدأ التخطيط لمرحلة جديدة، لذا عليك بما يلي:
- عيّن بالضبط الثغرة التي حدث فيها الأداء المتدني.
- حدد وقتاً لمقابلة الفرد المسؤول عن تدني المستوى المطلوب.
- ابحث عن أسباب تدني الأداء.
- قرر وجهة تحرك نحو المسار الجديد .

* تنبيه/ عليك أن تشعر الفرد أنك تريد نجاحه في عمله وبأنك سوف تعطيه القدر الكافي من التشجيع والمساعدة.
ج) مراجعة الأداء:
إن تنفيذ المراجعة بشكل دوري ومنتظم يضمن سلامة الأداء، وأنه يسير في المسار الصحيح عن طريق مناقشة الأداء السابق وما حقق الأفراد فيه من إنجازات وعن طريق النشاطات المستقبلية لما سيحققه الأفراد مستقبلاً. إن هذا الأمر وأعني به مراجعة الأداء ستعطي الأفراد شعوراً عاماً بالاتجاه الصحيح، وأن العمل يسير على ما يرام وهذا سيساعد على إبقاء الدافع والحافز بإبقاء الأفراد على المسار الصحيح.

ضبط ومراقبة التأثيرات/
إن مستوى العاملين قد يتدنى بسبب وجود أحد الأفراد الذين يؤثرون سلباً في محيط العمل مما يسبب هبوط المعنويات ورداءة الأداء، وهذا بدور سيعرض العمل إلى الخطر، لذا يتطلب الأمر أن تتصرف مع هذا الفرد حتى ولو كانت مهاراته في العمل جيدة. إن الفرد الذي لديه درجة عالية من التحفيز والاندفاع له تأثير إيجابي على من حوله من العاملين مما يزيد من الروح المعنوية للعاملين الذي يزيد بدوره من جودة الأداء.

تحسين محيط العمل/
إن توفير المكان الملائم والمريح للعاملين يساعد على وضع المعنويات التي تعطي الأفراد الاندفاع نحو الأداء الجيد، ومما يساعد على ذلك:
- الأبنية الحديثة والمرتبة والأثاث الجيد تدفع الروح المعنوية لدى العاملين.
- اختيار الألوان المناسبة بألوانها الأصلية تبقي الأفراد في مرح دائم.
- تزويد الأفراد بأكواب الشاي والقهوة لكل منهم مما يشعر بأهميتهم.
- توفير مكان لائق للاستراحة (وقت الغذاء) مزودة بجميع أنواع الجرائد والمجلات المتخصصة للفائدة والتدريب.
- وضع خدمات الشاي والقهوة متاحة للجميع.
- جعل تسهيلات الطعام في متناول الجميع في فترة الغذاء.
- تحسين الإنارة له تأثير قوي على الأداء.
- توفير وسائل اتصال متاحة للأفراد للتأكد من خصوصياتهم فيما لا يضر بالعمل.
- بالرغم من كلفة هذه التسهيلات إلا أن شعور الود والرضى والارتياح لدى العاملين سيكون في أعلى درجاته مما يزيد مستوى المعنويات الذي يدفع ويحفز العاملين للأداء الجيد.

الفصل السادس
موقفك من عامل التحفيز والتنشيط

النظرة الإيجابية/
على حسب موقفك يتحدد نشاط واندفاع العاملين؛ للعمل لأن نشاطك وحيويتك ستنعكس على سلوك وتصرفات وحيوية العاملين ويمكن إظهار نظرتك الإيجابية عن طريق ما يلي:
01 حماسك للعمل الذي تقوم به.
02 تشجيعك للأفراد في عملهم.
03 رغبتك في مساعدة الآخرين عند الحاجة
04 إظهار وتأكيد النوايا الحسنة.
05 الاستماع لما يقوله العاملون.

إذن الحماس هو مهمة أساسية في تحفيز الآخرين، لذا عليك دائماً تذكير نفسك بالأمور الآتية:
- النظر إلى الناحية الجيدة بدلاً من الناحية السيئة.
- الإيمان العميق بالأهداف.
- إبلاغ معتقداتك وآرائك القيمة بوضوح.
عندما يكون هذا موقفك سوف ينعكس على العاملين، ويكون دافعاً ومحفزاً للآخرين على الاقتداء بك والأداء الجيد.

*إبداء الاهتمام/
إن مجرد اهتمامك بما يقوم به الآخرون هو بحد ذاته دافعاً وتحفيزاً لهم في إنجاز أعمالهم . فلإبداء اهتمامك عليك أن تتعرف على:
01 المطامح الشخصية لكل فرد حتى يسهل تكليفه بالعمل الذي يجيده.
02 الخبرات التي يطمح الأفراد أن يمتلكوها لكي تتيح للأفراد الفرص المناسبة لهم.

التصرف بشكل متماسك وثابت/
طالما أنك مسؤول وقدوة للآخرين ويتأثرون بك وبتصرفاتك، فمن المهم أن تتصرف بشكل ثابت ومستقر بعيدًا عن المزاجية، وهذا يعطي الأفراد ثقة بك وما يتوقعون أن يصدر منك من ردود الأفعال وإن اختلفت الظروف.
إن ثباتك وتماسكك يعني:
01 أنك متأكد من أهدافك وغاياتك وهذا سينعكس على قراراتك.
02 التمهل والتروي يعطي فرصة للتفكير بجواب متزن ومدروس.
03 البقاء هادئاً في جميع الظروف مؤشراً حقيقياً بأنك ممسك بزمام الأمور.
04 إن بقاءك ثابتاً متماسكاً في جميع الأحوال يعطي العاملين الثقة والروح المعنوية العالية التي تعد حافزاً ودافعاً للأداء الجيد.

الإبقاء على وتيرة العمل الجيد/
تنعكس تصرفاتك الجيدة على ردود أفعال العاملين الإيجابية في بعض الحالات، وبالرغم من أنك تقوم بكل ما يجب عليك، ولكنك تجد أن أحدهم لا يتجاوب معك، وهنا تجد أنك تبذل كل ما في وسعك، ولكن المشكلة ما تزال موجودة وهذه المشكلة لم تعد تتعلق بك بل الشخص ذاته، لذا عليك أن تسعى وتبحث عن أسباب الإحباط لدى هذا الشخص، ومن ثم تحسين الواقع ولكن إذا كانت المشكلة متأصلة عند الشخص ، فإنك إما أن تتعايش مع هذه المشكلة (الشخص) أو استئصالها من جذورها.
قد نجد أنفسنا نهتم بالمصائب أكثر من النجاحات، وهذا أمر طبعي، والأهم من ذلك ألا تدع مشكلة كهذه تؤثر على موقفنا في العمل أو علاقاتنا من العالمين الأكفاء والمخلصين.

لائحة التحفيز/
قد يكون لديك صعوبة في تحفيز الأفراد، وقد يعود ذلك إلى إهمالك لعدة أمور منها:
01 تفهم الحاجات الشخصية: على أن تدرك الموجه والدافع الشخصي للأفراد إلى الأداء الجيد، فقد تعرض عليهم أعمال غير ملائمة لهم، أو ربما أنك لا تقدر طاقاتهم، أو ربما أنك لا توفر لهم الفرص المناسبة لهم.
02 جعل العمل ملائماً:
عليك أن تسعى لجعل الأفراد يتلذذون عند القيام بأعمالهم، وأنهم مرتاحون في العمل الذي يؤدونه بالطريقة المناسبة لهم والتي تحقق أهداف العمل نفسها.
03 الإيحاء للأشخاص بعمل أفضل:
عند قيامك بتشجيع الأفراد من الاضطلاع بالمسؤوليات التي يقومون بها وإتاحة الفرصة أمامهم لمراقبة أنفسهم فإنك بذلك تدفعهم إلى العمل بجد أكبر، فإعلان إنجازاتهم وإطرائهم يبقيهم على وتيرة عالية من التحفيز والرغبة في الأداء الأفضل.
04 الإبقاء على الأداء:
إن الإبقاء على الأداء العالي يعتبر مؤشرًا جيدًا للعمل، وإذا ما اختل هذا المؤشر وبدأ يتدنى فهذا نذير بأنك لم تبق على وتيرة التحفيز العالية لدى العاملين، أو يعود السبب إلى انعزالك عنهم، كما أن الاهتمام بموقع العمل يضفي الاهتمام بالعاملين والذي يزيد من الروح المعنوية للعاملين، ويدفعهم إلى الأداء الجيد.
05 بعث الحماس:
إن بعث الحماس لدى العاملين يبدأ منك، فعندما تكون غير مهتم بالأفراد فسيدب الإحباط في قلوبهم وتقل الروح المعنوية التي تؤثر على جودة العمل.

فوائد التحفيز/
01مطابقة العمل للمستويات المطلوبة في المدة المحددة.
02 سوف يشعر الأفراد بالمتعة في أعمالهم والتقدير.
03 سوف يشعر الأفراد بجد أكبر لأنهم راغبون فيما يقومون به.
04 سوف يشعر الأفراد أن المراقبة على أدائهم من أنفسهم.
05 ارتفاع الروح المعنوية التي تخلق جواً مريحاً وممتعاً لمحيط العمل.

نظريات التحفيز/
01نظرية ماسلو
02 نظرية الديرفير
03 نظر هيرزبيرغ
04 نظرية ماكلسيلند
05 نظرية قروم.
 

المصدر:الاسلام اليوم.نوافـذ