تجنب الحسابات المتأخرة

تضطر أغلب الشركات إلى التعامل مع حساب متأخر أو غير مدفوع بصورة أو أخرى. وتتمثل أفضل الطرق لتجنب مشاكل التحصيل في اتخاذ إجراءات وقائية مسبقة لضمان ألا تصير تلك الحسابات متأخرة. وفيما يلي بعض من تلك الخطوات التي يمكنك اتخاذها للمساعدة على تحسين دورة المقبوضات.

لا تمنح ائتمانًا

الأمر ليس ممكنًا أو عمليًا على الدوام، إلا أنه يمكن تسيير أعمال بعض الشركات دون تقديم ائتمان. اطلب الدفع نقدًا أو من خلال حوالات مالية/شيكات معتمدة. واشحن المنتجات وفق نظام الدفع عند التسليم (C.O.D.)، وخصوصًا مع العملاء الذين لا تملك تاريخ مدفوعات معهم.

اقبل التعامل ببطاقات الائتمان الشهيرة

يسّر على العملاء التعامل معك من خلال قبول بطاقات الائتمان وبطاقات الحساب. فبينما ستتحمل نسبة ضئيلة على كل معاملة مقابل المعالجة، إلا أنك ستحصل على الأموال في غضون أيام. وإذا ما التزمت باللوائح، فلن تتحمل المسؤولية القانونية تجاه الرسوم غير المشروعة، على الرغم من أن العميل سيظل لديه خيار الامتناع عن السداد إذا ما ساوره شك بشأن الفاتورة.

اطلب تقديم ودائع

بمقدور كلٍ من شركات الخدمات والمنتجات طلب تسديد مدفوعات مسبقة. ويمكن لشركات المنتجات أن تطلب تسديد نسبة 50 بالمائة مقدمًا وباقي الحساب عند التسليم، أو أن تطلب دفع مبلغ وديعة استنادًا إلى معايير المجال الذي تعمل به. أما شركات تقديم الخدمات فيحق لها أن تطلب دفع نسبة تتراوح من 20 إلى 50 بالمائة مقدمًا، وذلك حسب المشروع، أما باقي المدفوعات فيحين موعد استحقاقها عند تنفيذ مراحل معينة.

قدم بنودًا

توضح البنود الطريقة التي ترغب في الحصول على أموالك من خلالها، وكذلك الفائدة أو العقوبات التي تفرضها على الدفع المتأخر. بيِّن تلك البنود بوضوح في عقودك وفواتيرك حيث يتعذر عليك المطالبة بالوفاء بتلك البنود إذا لم يكن العملاء على علم مسبق بها. والشائع أن تطلب دفع نسبة تتراوح من واحد إلى واحد ونصف في المائة عن المدفوعات المتأخرة. وعلى الرغم من أن ذلك لن يعود عليك بالكثير من المال، إلا أنه سيشير إلى جديتك بشأن الدفع في الميعاد المحدد. ويوصى كذلك بتقديم خصم بمقدار واحد في المائة أو أكثر على الدفع المبكر كوسيلة للتعجيل بالتدفق النقدي.

أبرم عقدًا موقعًا

لا تمنح ائتمانًا دون الحصول على ضمان كتابي. وإذا ما واجهتك مشكلة بشأن السداد في أي وقت، فإن حيازتك لعقد موقّع يجعل موقفك أكثر قوة. واستخدم أمر شراء أو عقدًا يصف الكيفية التي يكون أحد العملاء مدينًا من خلالها وموعد استحقاق السداد. واقض برهة من الوقت في مراجعة مواعيد الدفع النهائية مع العملاء وعبّر عن تطلعك للحصول على المال في الموعد المحدد. ثم اشرح البنود المتعلقة بالدفع المتأخر. واحرص دومًا على تسجيل التغييرات أو التسويات بشكل كتابي.

التحقق من الائتمان

اجمع المعلومات التي ستحتاجها للتحقق من الائتمان على طلب ائتمان أو "نموذج عميل جديد". وبالنسبة للمستهلكين، تشمل تلك البيانات العنوان وأرقام الهواتف، سواء كانت المنازل مملوكة أم مؤجرة، وطول المدة المقضية في آخر عنوان، وأرقام حساب البنك وبطاقة الائتمان أو بطاقة الحساب. أما بالنسبة للشركات، فيمكنك أن تطلب اسم الشركة/الاسم التجاري، ورقم البطاقة الضريبية الفيدرالية، وأسماء المالكين/الرؤساء، والعنوان، ورقم الهاتف، والرقم الخاص بنظام الترقيم العالمي للبيانات (DUNS)، وثلاثة مراجع ائتمانية على الأقل. ويمكنك الحصول على تقارير ائتمانية من وكالات إصدار التقارير الائتمانية الكبرى مثل Experian، وCBI/Equifax، وTransUnion، وDun & Bradstreet‏.

إنشاء نظام فواتير/إخطار بتأخر الدفع

لا يمكنك تحصيل المدفوعات إذا كنت لا تعلم مقدار المبلغ المستحق لك وموعد استحقاقه. لذا قم بإنشاء نظام ينبهك بشأن الحسابات المتأخرة – وجدير بالذكر أن أغلب برامج المحاسبة تقوم بذلك تلقائيًا. وبمجرد إنشائك للنظام، تأكد من تولي أحد الأفراد في شركتك مسؤولية تحديثه.

المصدر: عيون العرب