برامج إحالة الموظفين: مفهومها وأهميتها
تختلف الطرائق التي تعتمدها الشركات للتوظيف، وفي كثير من الأحيان تعتمد على توصيات أحد موظفيها لذلك، وتُسمى هذه الطريقة بالتوظيف "برامج إحالة الموظفين".
إذ تتم عملية التوظيف بناءً على ترشيح من أحد الموظفين الموجودين في الشركة كما ذكرنا، وتُعَدُّ هذه الطريقة من الطرائق الجيدة والمنتشرة على نطاق واسع على مستوى العالم؛ وذلك نظراً للفوائد الكثيرة التي تقدمها، وفي هذا المقال سنتعرَّف أكثر إلى برامج إحالة الموظفين وأهميتها.
مفهوم برامج إحالة الموظفين:
هي طريقة في التوظيف تعتمد فيها الشركة على توصية من أحد موظفيها الذي يقترح شخصاً من معارفه ليشغل المكان الشاغر، وفي أغلب الأحيان تقوم الشركة بمكافأة الموظف الذي يقترح شخصاً مناسباً؛ إذاً هي استراتيجية توظيف تعتمد على اقتراحات الموظفين الموجودين داخل الشركة، ومن الضروري لأي شركة أن تضع وتُعِدَّ برنامجاً قوياً لإحالة الموظفين حتى تحقق النجاح في التعيين الذي تنشده وحتى لا تتم عملية التوظيف بناءً على اقتراحات عشوائية لا جدوى منها.
الخطوات التي يمكنك اتباعها من أجل تعزيز برامج إحالة الموظفين:
بعد الانتهاء من إعداد برنامج إحالة الموظفين المناسب يجب عليك بوصفك صاحب عمل الاهتمام بترويجه بين الموظفين وتشجيعهم على استخدامه عند وجود وظيفة شاغرة، ومن الخطوات التي يمكنك اتباعها من أجل تعزيز برامج إحالة الموظفين داخل شركتك نذكر:
1. توضيح الميزات التي تقدمها برامج الإحالة للموظفين القدامى والموظفين الجدد على حد سواء:
وشرح الطرائق والأدوات التي يمكنهم اتباعها للحصول على هذه الميزات، إضافةً إلى أهمية تثقيف الجميع وتوعيتهم بأهمية هذه البرامج وفاعليتها بوصفها استراتيجية مميزة للتوظيف، ويمكن في سبيل هذا ومن أجل توضيح أكثر جدوى لأهمية ونتائج برامج الإحالة، استخدام البيانات والاستعانة بالأرقام لشرح عملية أكثر ارتباطاً بالواقع الوظيفي.
تظهر من خلال هذه البيانات كيفية ازدهار الشركات وتطورها بسبب اعتمادها برامج الإحالة الجيدة؛ وذلك نظراً للميزات التي تتمتع بها هذه البرامج من توفير الوقت والجهد وغيرها من الميزات التي سنتكلم عنها لاحقاً بالتفصيل.
من البيانات التي يمكنك بوصفك صاحب عمل أو مدير شركة مشاركتها مع موظفيك هي نسب الاحتفاظ بالعمل التي تسببها هذه البرامج؛ إذ تصل معدلات الاحتفاظ بالعمل إلى 70% عند الاعتماد على برامج إحالة الموظفين وهي نسبة مرتفعة جداً مقارنةً بطرائق التوظيف الأخرى.
إنَّ نحو 88% من أصحاب العمل يؤمنون أنَّ برامج الإحالة سبب رئيس لكفاءة الموظف الجديد، وبالطبع تتم عملية التثقيف هذه للمديرين الرئيسين بالشركة وهم يقومون بمشاركتها ونقلها لأعضاء فرقهم، ليقوم هؤلاء بتقديم الإحالات من دائرة معارفهم.
2. الاستعانة بقسم التسويق لإخبار الموظفين بوجود وظيفة شاغرة في الشركة:
ويتم ذلك بطريقة مناسبة دون إزعاجهم أو إشعارهم أنَّهم ملزمون بالبحث عن موظف؛ بل يتم هذا من خلال تشجيع الموظفين على المشاركة بالبحث؛ فمثلاً يظهر الإعلان عن الشاغر على صفحاتهم عبر مواقع التواصل الاجتماعي، وقد تحتاج إلى تذكير الموظفين أكثر من مرة بوجود الشاغر مع الاهتمام دائماً بطريقة تذكيرهم بحيث لا تكون مزعجة ومنفِّرة وفظَّة.
3. من الهام جداً أن يكون برنامج الإحالة سهلاً حتى يتم استخدامه بشكل أوسع وأكبر:
ومن النقاط التي عليك وضعها في حسبانك عند وضع وإعداد برنامج الإحالة هي:
- السهولة في تقديم طلب إحالة.
- السهولة في متابعة النقاط التي حصل عليها الموظف بسبب تقديمه الإحالة.
- السهولة في متابعة المكافأة التي حصل عليها، فالبرامج المعقدة لن تلقى الإقبال الذي تريده وتبحث عنه بين موظفي شركتك، ومن الهام أيضاً أن تعلن عن الحوافز التي ستقدمها ليكون الموظف على دراية بما سيحصل معه وليس بالضرورة أن تكون المكافأة مادية؛ ففي كثير من الأحيان يكفي تقديم الشكر للموظف المشارك في برامج الإحالة في أحد الاجتماعات أمام الموظفين الآخرين.
إذاً من أهم النقاط التي يجب أن تضعها في حسبانك لتعزيز برامج الإحالة في شركتك هي تقديم المكافآت المادية والمعنوية لجذب الموظفين، وجعل أمر المشاركة في البرنامج من الأمور الأساسية عندهم.
شاهد بالفديو: 5 صفات يبحث عنها أصحاب العمل في الموظف
4. التطوير والتغيير في برنامج الإحالة من فترة إلى أخرى:
من شأنه أن يسهم في القضاء على الملل الذي قد يصيب الموظف من البرنامج القديم، فعليك تجديد الحوافز وطريقة تقديم المكافآت بين فترة وأخرى.
5. الحفاظ على المصداقية والشفافية:
تُعدان من الأمور الهامة جداً ليكون برنامجك ناجحاً وفعالاً، فمن غير المقبول التعامل باستهتار مع ترشيحات الموظفين؛ بل يجب أن يبقوا على اطلاع دائم على المراحل التي وصلَت إليها عملية التوظيف، ويجب إخبارهم بكل جديد دون حاجتهم ليطلبوا ذلك، وفي حال لم يتم قبول إحالتهم، يجب إطلاعهم على الأسباب لتعزيز الثقة مع الإدارة ولضمان مشاركتهم في برامج الإحالة مرة أخرى.
6. استخدام التكنولوجيا في برامج إحالة الموظفين:
من شأنه المساعدة بشكل كبير على تحسين عملية متابعة طلب الإحالة؛ إذ يمكنك استخدام نظام تتبع الطلب الذي يمكِّنك من المحافظة على ترتيب وتنظيم جميع عمليات الإحالة، ويساعدك أيضاً في حال قام أحد الموظفين بترشيح ذات الشخص، إضافةً إلى جمع عمليات الإحالة كلها في مكان واحد.
إنَّ امتلاكك لمثل هذا النظام يساعدك على تقييم أداء البرنامج بشكل أسهل، كما أنَّه يسهل عليك تحديد البرامج التي تحتاج إلى تحسين، إضافةً إلى الأهمية الكبيرة التي يقدمها هذا النظام لموظفي الموارد البشرية.
من الجدير بالذكر أنَّ نحو 30% من التعيينات الجديدة في الشواغر خلال العشر سنوات الماضية جاءت نتيجة برامج الإحالة.
كيف أدير برامج إحالة الموظفين؟
حتى تنجح إدارتك لبرنامج إحالة الموظفين الخاص بشركتك أو مؤسستك، عليك الانتباه للنقاط الآتية:
- ليس بالضرورة أن تنتظر شاغراً حتى تقبل الإحالات؛ بل يمكن قبول هذه الإحالات في أي وقت لتجميع قاعدة من الأشخاص لديك بحيث تستطيع الرجوع إليهم في حال احتياجك فجأة لشغل منصب ما، وتُعَدُّ هذه الخطوة هامة جداً للمناصب الصعبة.
- لا يجب أن يُعامَل الأشخاص المحالون معاملة خاصة؛ بل يجب أن يتمَّ تقييمهم بناءً على معايير موضوعية بصرف النظر عن الشخص الذي قام بترشيحهم.
- البدء بتشجيع موظفيك على ترشيح غيرهم من الموظفين من مرحلة الإعداد؛ فعندما يلتحق موظف بالعمل لديك، يمكنك أن تطلب منه إحالة أحد أصدقائه المناسبين للعمل في الشركة.
- تسهيل عملية التقديم للوظيفة.
- يجب أن تشرح بوضوح الصفات التي تحتاجها في الموظف الذي تريده حتى يعرف الموظفون عما تبحث بالضبط، فحدد المهارات والشهادات والخبرات التي تريدها.
- يمكنك أن تقوم بتوطين برنامج إحالة الموظفين الذي تعمل عليه في شركتك وربطه بثقافة بلدك؛ فمن شأن ذلك زيادة إقبال الموظفين على البرنامج .
- ركِّز وحافظ على التنوع، فمن السيئ الوصول إلى فريق متشابه جداً، الذكور يرشحون الذكور والإناث يرشحن الإناث، فانتبه إلى هذه النقطة وحاول تداركها.
شاهد بالفديو: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين
أهمية وفوائد برامج إحالة الموظفين:
تنبع أهمية برامج إحالة الموظفين من الفوائد العديدة التي تقدمها للشركة، وفيما يأتي سنقدِّم أهم هذه الفوائد:
1. اختصار الوقت وتقليل الكلفة:
عندما يقوم شخص من داخل الشركة باقتراح موظف لأخذ المكان الشاغر، فهذا يسرع عملية التوظيف؛ إذ تقلُّ فترة البحث عن موظف مناسب، وخاصةً أنَّ المرشح الذي أحاله للعمل أحد الموظفين في الشركة سيكون على دراية بطريقة عمل الشركة وبخصائص المكان الذي سيشغله، كما أنَّ الشخص الذي أحاله قام بذلك لدرايته بأنَّه مناسب للوظيفة الشاغرة.
إذاً برامج إحالة الموظفين تختصر على مسؤولي التوظيف الكثير من الوقت وتوفر أيضاً الكثير من تكاليف التوظيف، ففي هذه الحالة لن يتمَّ إنفاق أي مبلغ على إعلانات التوظيف وعمليات البحث عن الموظف المناسب؛ وبذلك يمكن عَدُّ هذه الاستراتيجية في التوظيف الأسرع بين طرائق التوظيف الأخرى، حتى إنَّ بعض الدراسات قالت إنَّك تحتاج إلى 29 يوماً تقريباً لتوظيف مرشح مُحال من قِبل موظف آخر في حين تحتاج إلى 39 يوماً باستخدام استراتيجيات التوظيف الأخرى.
2. تفادي أخطاء التوظيف:
يتم اقتراح موظفين مناسبين لثقافة وقيم الشركة من خلال برامج إحالة الموظفين، وإضافةً إلى ذلك، فإنَّ الموظف الذي يقوم بإحالة شخص ما للوظيفة يبذل الجهد ليكون هذا المرشح مناسباً؛ لأنَّ نجاحه في عمله سينعكس انعكاساً إيجابياً عليه؛ وهذا ما يدفعه لإعطاء الموظف الجديد تصوراً كاملاً وشاملاً عن طبيعة العمل وظروفه تفادياً لأي قرار خاطئ.
يُقال إنَّ كل نجم يميل إلى إحالة نجم مثله، ومن ثمَّ فإنَّ هذه الطريقة هي الأفضل لكشف المواهب، ولن ننسى أنَّ وصول شخص مناسب للعمل ومؤهَّل سيوفر على الشركة الكثير من الوقت الذي قد يحتاجه غيره للتأهيل والتدريب.
3. تمكين الموظفين:
عندما تسمح للموظفين بالمشاركة في اتخاذ قرارات مثل قرارات التوظيف في الشركة، سينعكس هذا انعكاساً إيجابياً على بيئة العمل؛ إذ يشعر الموظف بأنَّه محلُّ ثقة وتقدير من قِبل مديريه، وأنَّ له الحق في المشاركة في عملية التغيير التي تجري في الشركة.
إنَّ اقتراح الموظف وإحالة أحد أصدقائه أو أقاربه للوظيفة الشاغرة يشعره بالسعادة لأنَّه تمكَّن من تقديم المساعدة، وأيضاً، المرشح الذي أخذ المكان الشاغر سيبدأ العمل بثقة أكبر، فهو يثق بوجود شخص جاهز لمساعدته في حال احتاج إلى شيء، ويستطيع أن يلجأ له دون خجل أو قلق.
4. معدل دوران أقل:
من خلال توظيف المرشح المناسب للوظيفة الشاغرة الذي تتم إحالته من قِبل موظف آخر كما ذكرنا آنفاً، ولأنَّه يتمتع بالصفات التي تؤهله للعمل، يتم تقليل معدل الدوران داخل الشركة، وتشير بعض الدراسات إلى أنَّ نحو 50% من الموظفين المحالين يبقون في مناصبهم لفترة ثلاث سنوات تقريباً.
في الختام:
برامج إحالة الموظفين إحدى طرائق التوظيف الهامة التي توفر على الشركات الكثير من الوقت والجهد والمال أيضاً، وفي هذا المقال ألقينا نظرة سريعة على هذه البرامج وكيفية تعزيزها ضمن الشركات.