العناصر العشرة لتقويم المورِّدين: تقويم المورِّدين المحتملين
هل سبق لك أن دخلت في علاقةٍ مع أحد المورِّدين لتكتشف لاحقاً أنَّك اتخذت الخيار الخاطئ؟ فربما رأيت أن مورِّداً ما على سبيل المثال يعرض سعراً جيداً، ولكنَّك وجدت لاحقاً أنَّ معايير الجودة التي يتبعها كانت منخفضة أو أنَّ تواصله كان ضعيفاً على نحوٍ غير مقبول. إنَّ التفاوت بين احتياجاتك وبين العروض التي يقدمها المورِّد يمكن أن تزيد التكاليف، وتتسبب بحالات تأخير، وأن تؤذي حتى سمعة منظمتك – في حال كانت المعدات أو الموارد التي يزودِّك بها دون المستوى المطلوب على سبيل المثال.
تساعدك العناصر العشرة لتقويم المورِّد على تجنِّب مشاكلٍ كهذه، وتساعدك قائمة التحقق هذه على تحديد احتياجات منظمتك، وكيف يمكن للمورِّدين تلبية هذه الاحتياجات، وتحديد المورِّد المناسب لك.
لمحة:
لقد كان "راي كارتر" (Ray Carter) مدير مركز "دي بي إس إس" للاستشارات (DPSS Consultants) أوَّل من تحدث بإيجاز عن العناصر السبعة لتقويم المورِّد في العام 1955 في مقالته التي حملت عنوان "عمليات الشراء وإدارة التوريد" (Purchasing and Supply Management)، ومن ثمَّ أضاف لاحقاً ثلاثة عناصر جديدة إلى النموذج. فأصبحت العناصر العشرة على الشكل الآتي:
- الكفاءة.
- القدرة.
- الالتزام.
- السيطرة.
- الأموال.
- التكلفة.
- الاستمرارية.
- الثقافة.
- النظافة.
- التواصل.
باستخدامه كقائمة تحقق يمكن لنموذج العناصر العشرة أن يساعدك على تقويم المورِّدين المحتملين من خلال عدة طرائق. فيمكنك أوَّلاً استخدامه لتحليل مختلف جوانب عمل المورِّد، حيث سيمنحك التحقق من العناصر العشرة لقائمة التحقق فهماً أوسع لفعالية المورِّد وقدرته على التوريد. ويمكن أن تساعدك قائمة التحقق أيضاً على التفاوض مع المورِّد حول تخفيض السعر. فمن غير المرجح على سبيل المثال أن تجد مورِّداً يتفوق في المجالات العشرة جميعها، بيد أنَّ أحدهم قد يكون قوياً في بعض المجالات وضعيفاً في بعضها الآخر، فيمكنك استخدام هذه الرؤيا للتفاوض حول تخفيض السعر، لا سيما إذا رأيت أنَّ نقاط ضعف المورِّد تشكل خطراً على شركتك وإذا كنت في حاجةٍ إلى اتخاذ إجراءٍ ما للحد من هذا الخطر.
نصيحة:
إذا لم يكن لديك إلَّا مجموعة قليلة من المورِّدين الذين يتوجب عليك التحقق منهم فقد تتعجل باستبعادهم جميعاً في حال كنت ترغب في أن يتقنوا العناصر العشرة جميعها. ولتجنب الوقوع في هذا الأمر استخدم أداةً من قبيل "تحليل مصفوفة القرارات" لاختيار المورِّد الذي يلبي الشروط المهمة بالنسبة إليك على النحو الأفضل. ولكن تحقَّق أيضاً من المجالات التي يُعَدُّ المورِّد ضعيفاً فيها – فضعف المورِّد في بعض هذه المجالات سيجعل بناء علاقةٍ معه أمراً مستحيلاً.
استخدام العناصر العشرة:
فلنلقِ نظرةً على كيفية تطبيق العناصر العشرة لإيجاد المورِّد الذي يتناسب بالشكل الأفضل مع احتياجات منظمتك وقيمها.
النصيحة الأولى:
عند طرح الأسئلة عن المورِّد أو عن زبائنه كن مستعداً لطرح أسئلة استقصائية وهي الأسئلة التي ستظهر لك التفاصيل التي تحتاج إليها لاتخاذ قرارٍ واعٍ.
النصيحة الثانية:
عندما يتعلق الأمر بالموارد التي تُعَدُّ موارد مهمةً بالنسبة إلى العمل، أو بالحالات التي ستحتاج منك إلى إنفاق الكثير من المال، أو برغبتك في بناء علاقةٍ طويلة المدى مع المورِّد فإنَّ ذلك يستحق بذل كثيرٍ من الجهد في تقويم المورِّد.
- الكفاءة:
انظر أولاً إلى مدى كفاءة هذا المورِّد، وأجرِ تقويماً شاملاً للإمكانات التي يتمتع بها ووازن بينها وبين احتياجاتك، ومن ثمَّ انظر أيضاً إلى رأي الزبائن الآخرين فيه. ما مدى رضاهم عنه؟ وهل واجهوا أيَّة مشكلةٍ معه؟ ولماذا ثمَّة زبائن سابقون قاموا باستبداله؟
- القدرة:
يجب على المورِّد أن يتمتع بما يكفي من القدرة للتعامل مع متطلبات شركتك، فانظر إلى مدى سرعة تجاوبه مع هذه المتطلبات ومع التقلبات الأخرى التي تطرأ على السوق والإمداد؟ وانظر أيضاً إلى جميع الموارد التي هي لدى المورِّد، فهل لديه الموارد التي تلبي احتياجاتك لا سيما عندما يكون ملتزماً بتزويد زبائن آخرين بما يحتاجون إليه؟ (تتضمن هذه الموارد الموظفين، والمعدات، والتخزين، والمواد المتوافرة).
- الالتزام:
يجب على مورِّدك أن يثبت أنَّه ملتزمٌ بأعلى معايير الجودة. لذا ابحث عن مبادرات مرتبطة بالجودة في منظمة المورِّد إذا كان ذلك ممكناً مثل شهادة الآيزو 9001 (ISO 9001) والـ "سيكس سيجما" (Six Sigma). ويجب على المورِّد أيضاً أن يُظهِر أنَّه ملتزمٌ بتقديم طلباتك بوصفك زبوناً خلال المدة الزمنية التي تتوقع أن تعملا خلالها معاً (يحمل هذا أهميةً خاصة إذا كنت تخطط لإقامة علاقة طويلة المدى مع المورِّد). وستحتاج أيضاً إلى أن يثبت استمراره في الالتزام بتقديم متطلباتك مهما كانت احتياجات زبائنه الآخرين.
- السيطرة:
استعلم أيضاً عن حجم سيطرة هذا المورِّد على سياساته، وعملياته، وسلسلة التوريد الخاصة به. وكيف سيضمن لك أنَّه سيمدِّك بشكلٍ ثابتٍ وموثوق لا سيما إذا كان يعتمد على موارد نادرة وإذا كان ثمَّة منظماتٌ أخرى تتحكم بهذه الموارد؟
- الأموال:
يجب أن يكون مورِّدك في وضعٍ ماليٍّ جيد. فالشركات ذات الوضع المالي الإيجابي هي في وضعٍ أفضل من غيرها لمواجهة تقلبات الاقتصاد المضطرب. فهل بين يدي هذا المورِّد الكثير من الأموال، أم أنَّه مُجْهَدٌ ماليَّاً؟ وما المعلومات التي يمكن أن يقدمها المورِّد ليبيِّن استمرار قوته من الناحية المالية؟
- التكلفة:
انظر إلى تكلفة المنتَج الذي يقدمه هذا المورِّد. إذْ أنَّه ثمَّة سببٌ يجعل التكلفة تتوسط العناصر العشرة وهو أنَّ عناصراً أخرى كالالتزام بالجودة والوضع المالي يمكن أن تؤثر في عملك بشكلٍ جوهري أكثر ممَّا يمكن أن تفعله التكلفة وحدها لا سيما إذا ما كنت ستعتمد على المورِّد بشكلٍ مستمر.
- الاستمرارية:
كيف سيضمن هذا المورِّد أنَّه سيقدم بضائع أو خدمات ذات جودة عالية بشكلٍ مستمر؟ فلا يمكن لأحدٍ أن يكون مثاليَّاً بشكلٍ دائم، إذْ يجب أن يكون لدى المورِّد عمليات وإجراءات جاهزة تضمن الاستمرارية من حيث جودة البضائع والخدمات التي يقدمها. فاسأل هذا المورِّد عن نهجه واطَّلع على منتجٍ تجريبي لتوضيح ذلك إذا كان ذلك ممكناً.
- الثقافة:
تعتمد أفضل علاقات العمل على التوافق الكبير بين قيم العمل، ولهذا السبب يُعَدُّ الاطلاع على ثقافة عمل المورِّد أمراً مهمَّاً. فعلى سبيل المثال ماذا لو كانت القيمة الأهم لدى منظمتك هي الجودة وكان مورِّدك الرئيس يهتم بتلبية المواعيد النهائية بشكلٍ أكبر؟ هذا التباين يعني أنَّ المورِّد يميل إلى سلوك أقصر السُبُل بطريقةٍ قد لا تكون مقبولةً بالنسبة إليك.
- النظافة:
تعني النظافة هنا التزام المورِّد الاستدامة، والقوانين البيئية، وأفضل الممارسات. فما الذي يقوم به المورِّد للتخفيف من حدة تأثيره في البيئة؟ اطلب رؤية أدلةٍ على ذلك من أوسمةٍ وشهاداتٍ حصل عليها مرتبطة بحماية البيئة. وهل يعامل هذا المورِّد موظفيه أيضاً – والأشخاص حوله – بشكلٍ جيد، وهل هو معروف بقيامه بالعمل بشكلٍ أخلاقي؟
10. التواصل:
استعلم عن الكيفية التي يخطط المورِّد من خلالها لكي يبقى على تواصلٍ معك. وهل تتطابق مناهج التواصل التي يقترحها مع الطرائق المفضلة بالنسبة إليك؟ ومن هو الشخص الذي يمكنك الاتصال به في هذه الشركة؟ ومن المهم أيضاً أن تتعرف على الكيفية التي سيتعامل من خلالها المورِّد مع حالات التواصل في حال وقوع أزمةٍ ما؟ ما مدى سرعة إعلامه إيَّاك في حال وجود اضطرابٍ ما في عملية الإمداد؟ وكيف سيحدث التواصل؟ وهل ستكون قادراً على الوصول إلى الأشخاص النافذين إذا كنت في حاجةٍ إلى ذلك؟
ملاحظة:
تأكَّد من أن تكون جميع المعلومات التي تتوصل إليها من خلال بحثك – لا سيما الاستعلامات الموجهة إلى المورِّد بشكلٍ مباشر – مكتوبة. سيعني هذا أنَّ المعلومات "مسجَّلة" وأنَّ في إمكانك الوصول إليها بسهولة في حال وجود أيَّة مشكلة.
النقاط الرئيسة:
طوَّر "راي كارتر" في البداية سبعة عناصر لتقويم المورِّد في العام 1995 ومن ثمَّ أضاف إليها لاحقاً ثلاثة عناصر لتصبح العناصر العشرة على الشكل الآتي:
- الكفاءة.
- القدرة.
- الالتزام.
- السيطرة.
- الأموال.
- التكلفة.
- الاستمرارية.
- الثقافة.
- النظافة.
- التواصل.
يمكنك استخدام هذا النموذج لتقويم كفاءة المورِّدين المحتملين وقدرتهم على الاستمرار في العمل. وهذا بدوره يمكن أن يساعدك على اختيار الشركة التي تلبي احتياجاتك بالشكل الأفضل والتي تتوافق مع قيم منظمتك.