التخطيط الإداري

النجاح لا يأتي عادة بالصدف أو الحظ، وإنما يتولد عن طريق ممارسة عملية تُعرف بالتخطيط الذي يمكَّنك من تحقيق أهدافك وبلوغ آمالك بخطوات ثابتة ومتزنة.

الفصل الأول: الحاجة للتخطيط

ويعتبر معظم الناس أن التخطيط أمر صعب، لأنهم يرون المتغيرات تحيط بهم، فالأمر في تَغيّر مستمر، فلذا لا حاجة للتخطيط والحقيقة التي غابت عن أذهان هؤلاء أن التغيير عامل حاضر مهم حتى يأخذ التطور مجراه.

الانشغال بسبب الانشغال:

إن الاحتجاج بالانشغال هو عذر أغلب الناس لعدم عملية التخطيط، وهذا يدل على أنهم لم يقوموا بعملية التخطيط أصلاً، وذلك لكونهم:

• يفتقرون إلى الثقة بالنفس أو كيفية بدء التخطيط.
• شعورهم بالالتزامات التي يتطلبها التخطيط.
• الظن في أن عملية التخطيط ستأخذ وقتاً ثميناً من الأوْلى صرفه في أمرٍ أهم.

وهذه الأمور ناتجة عن اللَّبس والخلط بين مفهومي الحركة والفعل، وعلاقتهما بالتخطيط. فالحركة تعني الاستجابة للأمور بشكل غير متوقع وإيجاد الحلول الفورية للمستجدات، أما الفعل فهو أمر هادف، يُحقَّق في وقته بعد التفكير، والتمحيص، والنظر.
ليس كل إنجاز يؤدي إلى النتائج المرجوة ما لم يسبق بخطة عملية تعمل على العمل بذكاء أكبر لا جهد أكبر، والحقيقة أنه بدون خطة ستصبح منشغلاً على الدوام، وهذا إما أن يجعل الأمور تحدث من تلقاء نفسها أو أن الفرص تفوتك على الدوام، وفي كل الأحوال لن تتمكن من السيطرة على شؤونك بل سيتسمر الأمر كما هو عليه بل سيزداد سوءاً.

مهام الإدارة:

• مما يميز الإدارة الناجحة:
• تحديد ما تود إنجازه (التخطيط).
• وضع الخطط موضع التنفيذ (التنظيم).
• إرشاد الآخرين إلى ما يجب فعله ( التوجيه).
• الحرص على أن يكون الإنجاز ضمن المستوى المطلوب ( المراقبة).
• تعتبر عملية التخطيط حجر الزاوية التي بواسطتها تدرك ما تود إنجازه فبدونها تصبح المهام السابقة الأخرى مضيعة للوقت .

النوايا الحسنة:

الحقيقة أن نواياك تصبح أفعالاً إذا اتخذت موقفاً إيجابياً وحازماً من عملية التخطيط، والأكثر أهمية من ذلك أن تكون ملتزماً بما خططت له. المهم أن تعتقد أن عملية التخطيط ليست صعبة، وتعتزم على البدء في التنفيذ خير من الاعتماد على الأماني والأحلام.

الفصل الثاني: مراجعة الموقف

إذا لم تكن تعرف إلى أين تتجه فأنت عادة تصل إلى مكان آخر، لذا أعمد إلى تقييم وتحليل وضعك الحالي، والذي سيمكّنك من الانطلاق نحو المستقبل. هذا التقييم يشتمل على عدة جوانب هي :

نقاط القوة:

إن تحديد نقاط القوة يزيد من ثقتك بنفسك أو ثقتك بالآخرين، وإذا لم تكن هذه القوة واقعية وملموسة فسوف ينعكس ذلك على عملية التخطيط، وعليك أن تدرك أن نقاط القوة قد تكون:

• نقاط القوة لديك ولدى غيرك: أي ما تمتلكه أنت ومن حولك من نقاط قوة.
• نقاط القوة لدى المؤسسة : أي ما تمتلكه مؤسستك من نقاط القوة من حيث العمل أو المهنة.
• إن إدراكك للجانبين السابقين يجعلك تفتخر بقوتك وبقوة من حولك وبقوة مؤسستك.

نقاط الضعف:

هي أمور لا تفضل معرفتها أو الخوض فيها ولكنها في نفس الوقت ملازمة لك، وترتبط هذه النقاط بدرجة إنتاجيتك أو إنتاجية من تعمل معهم. إنه لأمر محبط أن تشغل تفكيرك بالأمور السلبية فقط، ولكن الأولى أن تتعلم وتعرف كيف تتجاوز هذه النقاط، وأول مرحلة للعلاج هي تحديد نقاط الضعف، والتي غالباً ما تكون:

• أن تكون أنت غير منظم فيعطيك هذا انطباعاً بعدم السيطرة.
• أن تتحمل أكثر من طاقتك فتخل بعملك.
• أن تعد بأمور مستحيلة فتتأخر في تسليمها .
• أن تعترف بأن هناك أموراً ليس بإمكانك القيام بها؟
• إن إدراك نقاط الضعف أول خطوة نحو تحقيق الأداء الجيد.

الفرص:

بعد إدراكك لجوانب القوة والضعف لديك أو لدى مؤسستك، عليك أن تنطلق عبر الخطوة الثانية إلى خارج نفسك ومؤسستك لترى الأمور والفرص التي تؤثر على عملك، واقتنص الفرص التي من شأنها أن تطور نشاطاتك.

إن تحديد الفرص المتاحة لك واستغلالها سيكفل تطوير نقاط القوة لديك، وربما تلاشي أو انعدام نقاط ضعفك.

التهديدات:

من الأمور التي يجب أن تضعها في الحسبان؛ أنك ربما تواجه أموراً سيئة تتمثل في التهديدات كالمناقشات وغيرها، فعليك أن تضعها في الاحتمالات المتوقعة التي ربما تواجهها عند ذلك سيكون تأثيرها محدوداً، خصوصاً إذا كان لديك خطة مسبقة للطوارئ والأزمات ، وبهذا تقلل من الخسائر والفشل.
وضع في ذهنك أن أي تخطيط يتطلب إحساساً بالطوارئ .

الفصل الثالث: تحديد الأهداف

التخطيط هو التطلع نحو المستقبل، بمعنى ماذا تريد أن تصبح؟، من المهم جداً أن تحدد الاتجاه الذي سوف تسلكه وبمعنى آخر أن تحدد الأهداف التي تنوي تحقيقها تختلف الأهداف التي تنوي تحقيقها، فتختلف الأهداف باختلاف طبيعة العمل والخدمة المقدمة، ولكن يجب أن تعي أنه بدون أهداف سوف تُبَّدد جهودك.

إيجاد السبيل:

وهي عبارة عن التدابير المهمة التي تضمن نجاح مخططك ومن ثم بلوغ أهدافك من حيث: اتجاه وأولويات المؤسسة، المجالات المؤثرة في العمل، أدب المهنة... إلخ.

إشراك الآخرين:

إشراك من حولك في وضع الأهداف النهائية لتحصل على الالتزام والحماس والتعهد بتحقيقها وتدفع العاملين نحو الأداء المميز.

إن هذه الطريقة تجعل كل فرد يعي -بشكل كامل- ما هو المطلوب، وما هو المتوقع منه؛ فتضمن الالتزام، وبدون هذا الالتزام من العاملين فإن الخطط تكون صعبة التطبيق، وإن طبقت فستكون محدودة النتائج.

الفصل الرابع: وضع تفاصيل الخطة

وتعتبر هذه أصعب وأهم مرحلة ألا وهي وضع الخطط موضع التنفيذ.

تعيين النشاطات الأساسية:

تدوين نشاطاتك الرئيسية بشكل صحيح أمر مهم للغاية، يجعلك تركز أكثر على النشاطات الجوهرية.

وضع خطة للتنفيذ:

لكي تضمن تنفيذ ما خططت له عليك أن تضع خطة مفصلة ومستقلة لكل نشاط تنوي القيام به مع تحديد الوقت الكافي والكلفة المقدرة .

متطلبات العمل (كيف تقوم بها؟):

وهي الأمور التي تنطلق منها أفكارك وابتكاراتك من تجارب الآخرين ومن سبقك في مجال العمل.

جدول المواعيد:

يجب أن تحدد جدولاً زمنياً للقيام بنشاطاتك، وعليك أن تراعي في هذا الجدول الزمني أن تعطي مهلة أكبر لإنجاز العمل وتحقيق الهدف، وذلك بأن تجعل موعداً مبدئياً وموعداً نهائياً ومن خلال هذا الطريق ستجد أنك لن تتجاوز مواعيدك النهائية.

التكاليف ( كم سيكلف ذلك ؟)

تقدير تكاليف كل نشاط على حدة تعتبر جزءاً مهماً في عملية التخطيط، وعند جمع هذه التكاليف تشكل ميزانية لهذا المشروع. إن حساب تكاليف النشاطات المخططة يعطيك انطباعاً لجودة عملك .

الأولوية:

نتفق وإياك على أن كل النشاطات لا تتساوى من حيث الأهمية، لذا عليك أن ترتب هذه النشاطات من حيث الأهمية عند وضعها في البرنامج الزمني.

كتابة الخطة:

قد تنسى أو تغفل بعض الأمور المخططة، لذا أفضل طريقة لتجنب ذلك هي تدوين وكتابة ما تنوي القيام به من كل نشاط على حده، وإذا لم تكتب ما تريد فلا يمكن أن تعتبر أن لديك خطة.

الفصل الخامس: تنفيذ العمل

تعد هذه المرحلة هي مرحلة ترجمة المكتوب على الواقع، ومعرفة كيف تقوم بنشاطاتك المخططة، وهذا الأمر يتطلب منك :

• وضع نظام مراقبة يتيح لك معرفة الأمور التي أُنجزت والأمور التي لم تُنجز.
• الاطلاع على الحركة اليومية لضمان تطبيق الخطة.
• وضع خططٍ للطوارئ والأزمات عند الحاجة تجعلك أكثر استقرار .
• التصرف السريع عند حدوث أي خلل لاستعادة الأمور مسارها الطبيعي.

تنظيم النشاطات:

عليك أولاً أن تدرك أنه كلما كان النظام سهلاً كان أكثر نجاحاً:

تعد الخطة السنوية والمفكرة اليومية أكثر الطرق فاعلية لأنها تَؤمَّن لك نظام متابعة متواصل ومرئي يجعلك تطمئن أن الأمور المخططة تسير وفق ما خطط وما ينبغي، وتعطيك مؤشرات على تقدم المخطط أو تراجعه.

مواجهة احتمالات حدوث الطوارئ والتغلب عليها:

ليس كل ما تريد الحصول عليه تصل إليه بسهولة، في بعض الأحيان تحدث أموراً خارجة عن سيطرتنا تتطلب منك التصرف بحكمة وحنكة. هذه الأمور قد تكون سيئة، وليس الحل أن تتوقف عن إكمال المخطط؛ بل اعمل على تبديله وتعديله لتناسب مع هذه الأمور، وهذا ما يعرف بالعمل خلال الطوارئ والأزمات.

اتخاذ التدابير التقويمية:

إذا وجدت أن عطاءك ليس كما كنت تطمح، فيجب عليك أن تعالج الأمر بسرعة عالية وإلا فإن مخططك سينحرف انحرافاً غير مثمر، لذا لا تقنع نفسك أن تجاهل المشاكل يجعلها تمر؛ بل ربما زاد الأمر سوءاً ما لم تقم بإجراءات إصلاحية لتدارك الوضع.

الفصل السادس: قياس النجاح

تعتبر هذه آخر وأهم مرحلة والتي يقاس فيها مدى تطبيق خطتك بنجاح، بمعنى ما مدى إنجاز أهدافك أو غاياتك؟ وبهذا فأنت بحاجة لتعرف مدى توافق أهدافك النهائية مع خطتك.

نقد وتقدير أدائك في التنفيذ:

إن المقارنة بين ما نفذ وما خطط له يعطيك تقييماً واضحاً حول أدائك ومن خلال هذا التقييم تستطيع أن تتعرف على مكان حصول الأخطاء، ويمكن تقييم ذلك عن طريق :

• النوعية، والتأكد من أن العمل مساوياً لما هو مخطط له؛ أم لا؟.
• مقدار العمل وهل هو أقل أو أكثر مما هو مخطط له؟
• (الجدول الزمني )وهو الزمن الذي يتم من خلاله إنجاز العمل المخطط .
• الموازنة بين الكلفة الحقيقية والكلفة المتوقعة.

تقييم جهودك:

عليك أن تسعى لأن تؤدي جهودك المبذولة إلى نتائج عالية وهذا باختصار يجعلك تؤدي الأمور المناسبة في الوقت المناسب من خلال الأفراد المناسبين، وانتبه من الأمور التي تبدد جهودك سُدى!

فوائد التخطيط:

• التخطيط هو جزء متمم للعمل، وليس أمراً إضافياً أو اختيارياً .
• وضوح الأهداف النهائية.
• ثقتك بأن عملك اليومي هادف.
• قدرتك على التحليل الموضوعي.
• منهجيتك في التفكير
• الاستغلال الأمثل لنقاط القوة لديك وتقليل نقاط الضعف.
• انجازك للأمور ورضاءك عن أداءك.

المصدر:

• كتاب التخطيط الإداري
• عدد الصفحات:55
• الناشر:الدار العربية للعلوم
• سلسلة التطوير الاداري