الاتصال الناجح - الجزء الثاني

خطوات الاتصال الفعال :
تختلف طبيعة عمل ومهام مدير المدرسة عن غيره من المدراء ، فهو يتعامل غالباً مع الجانب الانساني أكثر من الجوانب الأخرى ، ويستخدم في اتصالاته الوسائل الشفهية أكثر من الوسائل الأخرى (الكلمة المنطوقة) ، ولذا يمكن القول أن أولوية احتياجه في مهارات الاتصال تتركز في مهارتي الإنصات والتحدث ، وقد وضع القعيد (1422هـ، ص 413) خمسة عشر خطوة إرشادية لمساعدة المدير في أن يكون متصلاً بارعاً أكثر فاعلية وتأثيراً ، وتلك الخطوات هي :

1)تحقق من جدوى الاتصال : أسال نفسك قبل الدخول في أي عملية اتصال : ما الهدف منها ؟ إذا كان هدفها واضحاً ويستحق المتابعة فالاتصال هنا أمر مطلوب وإلا كان تركه أفضل .

2) وسع دائرة التفكير لديك : تذكر بأن الكلمات عبارة عن رموز وكلما ازدادت معرفتنا ومعلوماتنا عن القضايا التي تتحدث عنها ازدادت قدرتنا على التأثير والإقناع .

3) استمع بدقة واستيعاب إلى الرسالة التي ينقلها الآخرون إليك : ابحث عن كل ما تحمله من معاني ، ولا تقصر تركيزك على بضع كلمات من الرسالة ، فإن ما تعنيه هذه الكلمات بالنسبة لك قد يختلف عن ما تعنيه لشخص آخر .

4) ضع مصدر الرسالة في اعتبارك على الدوام : وكلما عرف المتصل بشكل أفضل كنت قادراً على تقييم رسالة والدوافع الكامنة وراء إرسالها بشكل أحسن .

5) صمم رسالتك بما يتناسب مع المستمعين : اختر الكلمات والمفاهيم والأفكار التي تجعلهم يتفاعلون معك بناءً على ما يحملون من خلفية ومعرفة .

6) أطرح الأسئلة ثم دع المتحدث يؤكد لك أن ما فهمته في الواقع صحيح .

7) أعرف ما ستتحدث عنه : حيث أن التأثير في الآخرين وإقناعهم بما تريد لا بد أن يعتمد على معرفة جيدة وتمكن شديد من الموضوع .

8) كن واضحاً ومحدداً : لا تدور حول الموضوع بالتحدث في العموميات الغامضة ، فإذا تحدثت بحديث عام فليكن لديك شيء محدد يوضح قصدك .

9) لا تخفف من قول : أنا لا أعرف : فالكثير منا لا يعرف إلا القليل عن العالم الذي نعيش فيه والتظاهر بالإجابة أو تلفيقها يضاعف فقط من المشاكل الجهل ، وقديماً قال إمام من أئمة السلف ، " لست أدري نصف العلم " .

10) تذكر أن أي شيء يصل للآخرين هو وسيلة اتصال : الطرف المرسل غير مهتم كثيراً بالتفاصيل ، إن الحرص على الشكليات المقبولة وبدون مبالغة ونبرة الصوت وارتفاعه وحدته ، والسكون ، كلها وسائل اتصال يتوجب عليك أن تضعها في الحسبان لئلا تقع في مأزق مخاطبة من حولك برسائل خاطئة من غير قصد .

11) ابتعد عن الوقوف في مصيدة عبارة ( إما/ أو ) : وذلك لأن كثير الأشياء في الحياة لا تقع تحت تصنيف الأسود والأبيض ببساطة .

12) توجه إلى أولئك الذين تتحدث إليهم بكل انتباك :إذا خصصت وقتاً للتواصل مع شخص فامنحه الاهتمام والانتباه . إلى حديثه وشارك فيه عندما ترى في ذلك مصلحة لعملية الاتصال .

13) لا تقاطع الشخص الآخر : فالمقاطعة بمثابة إبلاغ الطرف الآخر بالعبارة التالية "من فضلك اسكت .. فما سأقوله أنا هو الأكثر أهمية " .

14) حاول طرح أفكارك في المكان والوقت المناسبين : فالموقع والإطار الذهني الذي تكون فيه مع الطرف الآخر يؤثر بشكل كبير على مدى حسن استقبال آرائك وقبولها.

15) تأكد أن الاتصال وجهاً لوجه هو عملية مستمرة : حيث تشير الدراسات إلى أن إرسال رسالة واحدة يعني أن هناك على الأقل ست رسائل مختلفة ضمنية وهي :
$ ما تعني قوله .
$ ما تقوله فعلاً .
$ ما يسمعه الشخص الآخر .
$ ما يعتقد الآخر أنه يسمعه .
$ ما يقوله الآخر .
$ ما تعتقد أن الشخص الآخر يقوله .

---------------------------
المراجــــع :
1) حريري ، هشام بكر (1420هـ) الإدارة التربوية ، مكتبة الأفق ، مكة المكرمة .
2) حريم ، حسين (1997م) ، السلوك التنظيمي "سلوك الافراد في المنظمات" ، دار زهران للنشر والتوزيع ، عمان .
3) روبنز ، هارفي أ (1999م) ، كيف تتحدث وتستمع بفعالية ، الجمعية الأمريكية للإدارة ، مكتبة جرير .
4) سيزلاقي ، وولاس (1412هـ) ، السلوك التنظيمي والأداء – ترجمة جعفر ابو القاسم احمد ، معهد الإدارة العامة .
5) الشماع ، خليل محمد ، وحمود خضير كاظم (1420هـ) ، نظرية المنظمة ، دار المسيرة ، الطبعة الأولى ، عمان .
6) الطوبجي ، حسين حمدي (1405هـ) ، وسائل الاتصال والتكنولوجيا في التعليم ، دار القلم ، الطبعة التاسعة ، الكويت .
7) العثيمين ، فهد سعود عبدالعزيز (1414هـ) ، الاتصالات الإدارية : ماهيتها – أهميتها – أساليبها ، مطابع شركة الصفحات الذهبية ، الطبعة الثانية .
8) العديلي ، ناصر (1414هـ) ، إدارة السلوك التنظيمي ، الطبعة الأولى ، الرياض .
9) علاقي ، مدني ( 1405هـ) ، الإدارة : دراسة تحليلية للوظائف والمقررات الإدارية ، الطبعة الثالثة ، تهامة ، جدة .
10) القعيد ، ابراهيم حمد (1422هـ) ، العادات العشر للشخصية الناجحة ، دار المعرفة للتنمية البشرية ، الرياض .
11) كنعان ، نواف (1402هـ) ، القيادة الإدارية ، الطبعة الثانية ، دار العلوم للطباعة والنشر ، الرياض .
12) ياغي ، محمد عبدالفتاح (1403هـ) ، مبادئ الإدارة العامة ، الطبعة الأولى .
ملحق رقم (1) : نتيجة التقييم الذاتي لعادات الاتصال الفعال :
109-135 إن لديك فهما ممتازا لعملية الاتصال وتقوم بها بكفاءة ، فحافظ على هذا المستوى الجيد! وسوف تساعدك هذه الجلستين في تدعيم مهاراتك في الاتصال .
82-108 إن لديك فهما قويا لعملية الاتصال وتقوم بها في اغلب الأوقات بكفاءة ولديك عدد من الجوانب التي قد تحتاج إلى بعض التحسينات . اختر جانبا محددا من جوانب الضعف في الاتصال وقم بممارسة المهارات الخاصة به .
54-81 إن لديك فهما عاما لعملية الاتصال وتقوم بها أحيانا بكفاءة . كما انك تقع باستمرار في مشكلات مع الآخرين أثناء الاتصال بهم . ولديك عدد من الجوانب تحتاج إلى تحسين .
27-53 إن أمامك فرصا عديدة لتحسين كفاءتك في الاتصال . كما إن مهاراتك ليست كافية لتوصيل رسالتك باستمرار إلى الآخرين بوضوح . ومن ثم قد يسيء الآخرون باستمرار فهم المعنى الذي تقصده .