إلى مستخدمي إكسل: 8 اختصارات ستوفر عليك الوقت وتجعلك خبيراً
إذا كنت قد استعملت الكمبيوتر في أي وقتٍ من الأوقات فقد تعاملت مع "مايكروسوفت إكسل" (Microsoft Excel) بكل تأكيد، إذ يُعَدُّ هذا البرنامج المهم موجوداً في كل مكان عملياً، إذ إنَّه يظهر على كومبيوترات الشركات بشكلٍ منتظم بفضل وجوده ضمن قائمة برامج "مايكروسوفت أوفيس" (Microsoft Office).
فقد أصبح الإكسل مرادفاً للجداول (spreadsheets) ككل – مثلما أصبحت الـ "كلينيكس" (Kleenex) واجهة صناعة المحارم – والرائد فعلياً في هذا المجال، فالجميع تقريباً قضوا بعض الوقت في التعامل مع الإكسل.
فالإلمام بالعمل على الإكسل يُعَدُّ تقريباً من ضرورات العمل، ولمَ لا يكون كذلك! فهو أداةٌ فعالة يمكن أن تساعدك على تنظيم البيانات بطريقةٍ بسيطة.
ولكن مجرد كون البرنامج يحظى بالشعبية لا يعني أن تستطيع استخدامه ببراعة إذ يُعَدّ اتباع النصائح والخدع المتعلقة بتصفح البرنامج أمراً مرغوباً فيه للغاية، فحينما يتعلق الأمر بالإكسل فثمَّة دائماً المزيد من الأمور التي يجب عليك تعلمها.
الحصول على أقصى استفادة من الإكسل:
يُعَدُّ الإكسل اليوم بكل صدق واحداً من أكثر البرامج شعبيةً في السوق، ولكنَّ فهم إمكاناته فهماً كاملاً لا يزال متعذراً على العديد جداً من الخبراء، فعلى الرغم من أنَّ البرنامج يستتر خلف قناعٍ من البساطة إلَّا أنَّ ثمَّة الكثير من الميزات والوظائف المعقدة خلف هذا القناع، وكل ما يجب عليك هو أن تعلم مكان توافر هذه الميزات وتلك الوظائف.
يكرس العديد من الناس قدراً كبيراً من وقتهم لتعلم الإكسل على أمل أن يستطيعوا ترويض هذا "الحصان" السحري وجعله يلبي رغباتهم وهو الأمر الذي لا يُعَدُّ مهمةً سهلة.
ويمكن أن يؤدي الإخفاق في اتباع القواعد على ما يبدو إلى كارثةٍ مباشرة، الأمر الذي يؤدي إلى تحول البيانات البسيطة إلى شيءٍ قبيحٍ يصعب التعامل معه، ومع وجود ميزات كالصيغ المعقدة، والجداول التجميعية (pivot tables)، والـ (ماكروس) (macros)، ودمج المراسلات (mail merges) في الـ "وورد"، والتنسيق الشرطي (conditional formatting) من السهل أن تتيه في هذا البحر من قوائم الخيارات.
وإذا كان حالك كحالي فإنَّ أيَّة نصائح يمكن أن تساعدك على الحصول على أقصى استفادة من الإكسل هي نصائح ذهبية لا يمكنك الاكتفاء منها مهما كان عددها، لذا حينما تعرفت على هذه المعلومات عرفت أنَّه يجب علي أن أعرضها عليك.
إذ تصف لك هذه النصائح كيف تكتفي بعدة نقرات فقط لإنجاز المهام التي تؤديها يومياً باستخدام إكسل، وتتضمن مجموعة متنوعة من الاختصارات الموجودة على لوحة المفاتيح والتي تضمن لك توفير دقائق ثمينة من الوقت الذي تقضيه في العمل على البرنامج. إذ تُعَدُّ جميع هذه العمليات عملياتٍ بسيطة بحيث يستطيع حتى أولئك الذين بدؤوا مشوارهم توَّاً مع إكسل إتقانها بسرعة.
بناءً على ذلك إليك هذه الاختصارات الثمانية التي من المؤكد أنَّها ستساعدك على العمل بكفاءةٍ أكبر على برنامج الإكسل:
1- اختيار عدة أشياء بضغطة واحدة:
ستمكِّنك هذه الخدعة المفيدة، والتي يقابلها الـ (Ctrl+A) في الـ "وورد"، من اختيار الورقة (spreadsheet) بأكملها بضغطة واحدة فقط مما سيوفر عليك فوراً قدراً ثمينا من الوقت. وتستطيع كذلك الضغط مرة واحدة على (Ctrl+A)، كما هو الحال في الـ "وورد"، لاختيار الجدول الحالي أو مرتين لاختيار الورقة بأكملها.
2- عدِّل حجم العمود بأكمله بضغطتَين فقط:
هل سبق لك أن قضيت ساعاتٍ في إدخال البيانات لتدرك بعدها أنَّه ليس في إمكانك رؤية نصف المعلومات لأنَّ الأعمدة صغيرة جداً؟ بدلاً من الضغط على كل عامود على حدى واسحبه بالفأرة، اختر العواميد التي ترغب في تغيير حجمها وضع المؤشر على يمينها واضغط ضغطة مزدوجة.
3- إدخال التاريخ الحالي:
بدلاً من أن تنظر إلى الزاوية اليمينية في أسفل شاشة كمبيوترك من أجل طباعة التاريخ في الخلية اضغط فقط (Ctrl + ;). وإذا كنت ترغب في عرض التاريخ الحالي دائماً في خليةٍ ما فاكتب فيها =()Today
4-إدراج التعليقات بسرعةٍ وسهولة:
بعد أن نجحت أخيراً في إتمام جدولك لاحظت أمراً قد يكون مناسباً وقد لا يكون مناسباً. فبدلاً من الشعور بالهلع ومن أن ينتهي بك المطاف إلى مقعدٍ ملأن بأوراق الملاحظات التي تذكرك بإعادة مراجعة الخلية (D9)، اضغط (Shift+F2) لإدراج تعليق.
5- أجرِ التغيير نفسه على مجموعة متنوعة من الجداول:
بدلاً من نسخ أمر ما ولصقه من أجل إضافته إلى الملف في اللحظات الأخيرة، جمِّع كل الأوراق التي ترغب في إدخال التغيير عليها من خلال الضغط على إحدى النوافذ، ومن ثمَّ الضغط على (Ctrl)، والضغط على جميع النوافذ الأخرى. وبعد إجراء التغيير على الورقة الحالية سيُطبَّق التغيير على جميع الأوراق، وإذا كنت ترغب في تغيير جميع الأوراق فانقر بالزر الأيمن على الورقة الحالية واختر (اختيار جميع الأوراق).
6- بدء سطر جديد في خلية معينة:
قد تكون اكتشفت أنَّ الضغط على (Enter) في الخلية لن ينقلك إلى سطرٍ جديد وسيأخذك بكل بساطة إلى الخلية الآتية في الجدول. ولكنَّ الضغط على (Alt + Enter) في أثناء الكتابة في الخلية سينقل المؤشر إلى الأسفل بحيث تستطيع كتابة سطر ثانٍ.
7- إضافة مجموعة متنوعة من السطور أو الأعمدة في الوقت نفسه:
قد تحتاج في بعض الأحيان إلى إضافة مجموعة من الأعمدة أو السطور قد يصل عددها إلى 100، وبينما يُعَدّ القيام بذلك بشكلٍ إفرادي عملاً شاقاً يستهلك الكثير من الوقت، ثمَّة طريقة أسهل بكثير. فمن أجل إضافة مجموعة متنوعة من السطور أو الأعمدة في الجدول حدد العدد نفسه الذي ترغب في إضافته من السطور أو الأعمدة ومن ثمَّ اضغط بالزر اليمين واختر إدراج.
8- اختيار سطور أو أعمدة بأكملها:
وفر الوقت عند اختيار عمود بأكمله أو سطر بأكمله من خلال استخدام أوامر الاختصار هذه: (Ctrl+المسافة) لاختيار العمود بأكمله (Shift+المسافة) لاختيار السطر بأكمله. حيث سيجنِّبك هذان الاختصاران عملية التحديد والسحب عبر الجدول.
لا يشكل الانكباب على الجداول إلى حدٍّ يثير الإجهاد مصدراً للتسلية لدى أي أحد. كما أن تعلُّم كيفية القيام بهذه الاختصارات والخدع البسيطة لن يجعلك تبدو محترفاً في استخدام الإكسل فحسب بل سيقلل كذلك من حجم الوقت الزائد الذي تقضيه حالياً في العمل على البرنامج.