إدارة المقاطعات: حافظ على تركيزك وتحكم بوقتك

قد تشكّل المقاطعات العائق الرئيسي لإدارة وقتك بفاعلية، وبالتالي فمن الممكن لها أن تعيق نجاحك في نهاية المطاف.

تذكّر يومك الفائت في العمل، وفكّر ولو لدقيقة واحدة بالمقاطعات الكثيرة التي حدثت فيه، من المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الالكتروني أو الأحاديث الجانبية مع الزملاء، وتوقفاتٍ للموظفين عند مكتبك أو أي شيء آخر لفت انتباهك بشكل غير متوقّع ممّا شتّت تركيزك عن المهمّة التي بين يديك.

ولأنّ اليوم فيه عدد محدد فقط من الساعات، فإنّ القليل من المقاطعات الصغيرة كهذه قد تسلبك الوقت الذي تحتاجه لتحقيق أهدافك ولتنجح في عملك وحياتك، ليس هذا فحسب، فبمقدورها أيضاً أن تقطع تركيزك، مما يجعلك تهدر المزيد من الوقت للانخراط مجدداً في عملية التفكير التي تحتاجها لإتمام الأعمال المُعقّدة.

إنّ مفتاح السيطرة على المقاطعات هو أن تعرف ماهي، وما إذا كانت ضرورية أم لا، وأن تخطط لها في جدول أعمالك اليومي. ستساعدك النصائح التالية على القيام بذلك، لكي تمنع المقاطعات من إحباطك أو أن تعريض نجاحك للخطر.

كيفية استخدام أداة إدارة المُقاطعات:

استخدم النصائح التالية لتفهم ماهي المقاطعات وتديرها بشكل جيد:

احتفظ بسجلٍّ للمقاطعات:

إن كانت المقاطعات تسلبك الوقت والطاقة بشكل دائم، أو تبُعدك عن جدول أعمالك وتسبب لك التأخير في إنجازها، فقد حان الوقت لتحتفظ بسجلٍ خاص بالمقاطعات. وهو جدول بسيط للمقاطعات التي قد تمرُّ بها خلال اليوم (لكل يوم جدول مقاطعات خاص). والمثال التالي يظهر سجل الأشخاص المُقاطعين لك:

أبقِ سجلك الخاص بالمقاطعات إلى جانبك كلّ يوم ولمدة أسبوعٍ على الأقل، مُسجلاً عليه كلّ انقطاعٍ يعترضك، واسم الشخص الذي يقاطعك، والوقت والتاريخ اللذان حصل فيهما الانقطاع، وما هي طبيعته، وفيما إذا كان مفيداً أو عاجلاً (أو إذا كان من الممكن تأجيله حتى وقتٍ آخر مناسب).

حالما تقوم بتسجيل المقاطعات لمدة أسبوع، حلّل هذه المعلومات التي في السجل. لترى أيُّ هذه المقاطعات مفيد وأيّها لا؟ لأنّك تحتاج للتعامل مع المقاطعات المفيدة.

فيما يلي سنريك كيف بإمكانك وضع هذه المقاطعات في جدول أعمالك اليومي، بحيث تعطيها القدر الكافي من الانتباه، وحينها ستوفر الوقت الذي تحتاجه لإنجاز أعمالك اليومية على نحوٍ جيد.

وكذلك هو الأمر بالنسبة للمقاطعات الغير مفيدة، فعليك أن تجد طريقةً ما لتداركها في المستقبل.

حلّل المُقاطعات وتغلّب عليها:

لكي تُحلّل المعلومات التي ستجدها في سجل المُقاطعين لك وتتغلب عليها، تأكّد أولاً إذا ما كان الانقطاع مفيداً أم لا.

هل من الممكن لأحدهم أن يتجنّب مقاطعتك عن طريق انتظار الاجتماع الأسبوعي؟ أو أن يُقاطعك فقط في الحالات الاضطرارية؟

إن كان الجواب "لا"، فتعامل مع هذا الأمر بلباقة ولكن بشيءٍ من الحزم. ثمّ في الخطوة التالية، تأكّد إن كانت المقاطعات عاجلة أو  قابلة للتأجيل حتى وقتٍ لاحق، حيث تستطيع تجنُّب الكثير من المقاطعات عن طريق عقد اجتماعات اعتيادية مع الأشخاص المُسببين لها. فإن كان هؤلاء واثقون أنّ بإمكانهم الوصول إليك من خلال اجتماعٍ محدّد في المستقبل القريب، فسيتعلّمون تأجيل المسائل غير المُستعجَلة حتى ذلك الموعد.

لكن ومع ذلك، فإنّ بعض المقاطعات مفيدة وعاجلة في الوقت نفسه. مما يجعلك تضطرُّ للتعرض لها والتعامل مع الحالات الطارئة.

اقرأ أيضاً: تقنية "البومودورو"... لتبقى مركّزاً طوال اليوم

سترى من خلال سجل المُقاطعين لك، كم هو الوقت الذي تستغرقه هذه المقاطعات العاجلة والمفيدة. أدرج هذا الوقت ضمن جدول أعمالك باسم "وقت الطوارئ"، وتابع الأعمال الأخرى فيما تبقى من وقت بحسب ما تستطيع تخصيصه لها. قد يكون عليك التلاعب بالأعمال المتبقية للالتفاف على هذه المقاطعات، ولكن على الأقل، لن تكون مُرهقاً بسبب الأعمال التي لم تنجزها، لأنّك استبدلتها بأمور طارئة.

اجعل هاتفك يعمل لصالحك وليس ضدّك:

بالقليل من التخطيط ستقطع أشواطاً كبيرة في التحكّم بالمقاطعات الهاتفية، والتي يتعرض لها الكثيرون طوال اليوم. فإن كنت في الموعد النهائي للمشروع وتحتاج إلى التركيز وعدم السماح للهاتف بمقاطعتك، استخدم بريدك الصّوتي لحجب المكالمات، أو استعن بمساعدك للتعامل مع رسائلك الخاصة. فبهذه الطريقة سيكون بإمكانك الإجابة عن المكالمات بحسب الأولوية، وبالأوقات التي تناسبك. ويمكنك التُخطيط للوقت الخاص بالمكالمات الهاتفية في جدول أعمالك، وبالتالي يصبحُ جزءاً طبيعياً من عملك اليومي.

التقط أنفاسك:

عندما تتعرّض للمقاطعة، فمن السّهل جداً أن تخوض حديثاً مع الشّخص الذي يُقاطعك، لأنّه وممّا لا شكّ فيه، قد يشعر بأنّ طلباته مُستعجَلة. لكن ومع ذلك، فالحقيقة هي أنّ معظم المقاطعات ليست فعلاً بِداعي الأزمات أو المشكلات، حيث أنّ التفكير لبعض الوقت قبل القيام بالعمل يُساعد الشخص على حلّ مشكلاته.

خُذ بعض الوقت لتأمّل الحالة التي بين يديك. التقط أنفاسك وأبقِ ذهنك صافياً. فمُهلة قليلة فقط لبضعة دقائق، أو لدقيقة واحدة حتى، ستجعلك تقطع شوطاً كبيراً في تقويم الحالة بدقّة والقيام برد الفعل المناسب لها.

تعلّم قول كلمة "لا":

إن كُنت مشغولاً، فمن الأفضل لك أن تقول "لا" للمهام أو الطلبات الخارجية، طالما أنّه بإمكان شخصٌ آخر القيام بها، سواءً كانت غير هامّة أو من الممكن إنجازُها لاحقاً.

إنّ مسار العمل الذي من الأفضل اتخاذه في هذه الحالات، هو أن تقول "لا" بصدق وتهذيب، متبوعةً بشرح موجز للحالة، كأن تقول: "أنا الآن أعمل على مشروع هام وليس لدي ما يكفي من الوقت، لذا فأنا أعتذر منك، لا أستطيع الانتقال بسرعة ومساعدتك".

اقرأ أيضاً: كيف تتحكّم بالانقطاعات المحتملة أثناء اليوم

وقت "الفراغ" ووقت "الانشغال":

دعِ الأشخاص يعلمون متى تكونُ مشغولاً ومتى لا تكون، قد يكون الأمر بسيطاً للغاية لكنّه فعّال. دعهم يعلمون أنّك في وقت انشغالك، عليهم ألّا يُقاطعوك إلّا للضرورة القصوى.

بإمكانك أنت وزملاؤُك في العمل أن تتفقوا على إشارة معينة، يستطيع أيُّ شخصٍ في المكتب استخدامها عندما يكون مشغولاً. كقلب لوحة الاسم المعلقة على الباب رأساً على عقب، أو بكل بساطة "إغلاق الباب". هذا الأمر يخفّف من المقاطعات ويجنّبك جرح مشاعر الآخرين.

نصيحة: إذا كنت مديراً، فاستخدم هذا الجزأ بحذر، لأنّ التفرغ للآخرين جزء مهم للغاية من عملك، كي تتعامل مع المشاكل المُستعجَلة التي قد تعترضهم وتدرّب فريق عملك على أن يكونوا أشخاصاً فعّالين قدر الإمكان. ففي حال وضعت حواجز كبيرة للغاية بينك وبينهم، لن تكون قادراً على القيام بهذه الأعمال. وبمعنى أصح، استخدم وقت الانشغال ولكن لا تُبالغ كثيراً في استخدامه، وتأكّد من جعلهم يعلمون أنّ بإمكانهم مقاطعتك في الأزمات الحقيقية.

الوقت الخاص بـ "الاجتماع":

جدول أوقاتاً منتظمة للجلوس مع الأفراد الذين تتحدّث إليهم معظم الأحيان. واطلب منهم وضع قوائم بالأشياء التي يحتاجون مناقشتها معك، ممّا يتيح لك أن تشمل جميع النقاط في وقتٍ واحد. وعوّد نفسك أيضاً على القيام بالمثل.

إنّ سياسة "الباب المفتوح" مُفيدة إلى حدٍّ ما، لكن عليك الحدُّ من عدد الأشخاص الذين تجتمع معهم في مكتبك. فعلى سبيل المثال: إن كُنت تخطط لاجتماع، فاعرض على الزميل/ة أن يكون اجتماع العمل في مكتبه/ها أو في غرفة الاجتماعات. فيمكنك بهذه الطريقة أن تبرر لنفسك مغادرة المكان بعد تحقيقك للهدف من الاجتماع. إضافةً إلى ذلك، فإنّ هذه الطريقة هي الأسهل والأكثر راحة بالنسبة لك لتغادر الاجتماع، حيث أنّه من الصعب عليك جعل الأشخاص يغادرون مكتبك بعد جلوسهم.

اقرأ أيضاً: نصائح لإدارة الاجتماعات بنجاح

المقاطعات الخارجة عن السيطرة:

ببساطةٍ شديدة، هناك مقاطعات لا تستطيع السيطرة عليها مهما حاولت جاهداً.
يكون الأشخاص أكثر سعادةً عندما يرتبون أعمالهم في أوقات مناسبة لهم، لكن عندما لا يفي ذلك بالغرض، استخدم على الفور المصطلحات المُتغيرة بحسب الحالة، كأن تقول: "لديّ الآن خمسُ دقائق فقط للتكلُّم في هذا الموضوع" وتمسّك بكلامك. فإن قاطعك شخص لا تطلب منه الجلوس ولا تنخرط معه في محادثةٍ قصيرة. بل حثّهُ على الدخول في صُلب الموضوع، وإن لم تستطع التوصُّل إلى حل قبل انقضاء الوقت المخصص لذلك، فخصّص وقتاً لمناقشته فيما بعد، وتمسّك بذلك من جديد.

المصدر: Managing Interruptions