أهمية برنامج إعداد الموظفين: 3 إجراءات لتعزيز المشاركة في العمل

لا توجد مرحلةٌ زمنيةٌ أهم خلال مسيرة الموظف المهنية من فترة الالتحاق بالعمل، ومع ذلك فإنَّ العديد من الشركات تفشل في تلك العملية؛ فمع استقالة ما يصل إلى 30% من الموظفين الجدد في الأشهر الستة الأولى، و22% خلال الأيام الـ 45 الأولى، يكون من الواضح أنَّ الروتين الفعَّال في الالتحاق بالعمل ليس أمراً بالغ الأهمية لإنتاجية الموظف ونجاحه فحسب؛ بل أيضاً من أجل الاحتفاظ به.

أهمية امتلاك برنامج لإعداد الموظفين:

في عام 2012، وجد استطلاع تنقُّل القوى العاملة (Workforce Mobility Survey) الذي أجرته شركة "ألايد فان لاينز" (Allied Van Lines) أنَّ 28% فقط من الشركات تدَّعي أنَّها تملك برنامج تأهيلٍ ناجحٍ للغاية. والأكثر مفاجأةً هو استطلاع موقع "كاريربيلدر" (CareerBuilder) في العام الماضي، الذي وجد أنَّ 36% من أرباب العمل لا يملكون برنامج تأهيلٍ منظم.

عند دخول مكتبك في اليوم الأول، يجب إدخال العمال الجدد على الفور في أجواء مؤسستك؛ فعند التحدث عن الإعداد، لا يكون المقصود إعطاء الموظف مجموعةً من النماذج والكتيبات، ومن ثم تركه؛ بل يجب أن يُبنَى برنامج تأهيلٍ شاملٍ حول تنشيط العاملين لديك وتعزيز مشاركتهم وتواصلهم مع رسالة الشركة وأهدافها. من الهام أن يتمتعوا بتجربةٍ جيدةٍ، وأن يتحفزوا لأداء عملٍ رائع.

مواءمة فِرقك منذ البداية:

من الهام لعملية الإعداد أن تضمن تواءم فِرق تكنولوجيا المعلومات مع الموارد البشرية لديك؛ إذ يجب أن تضمن أنَّ كل موظفٍ جديدٍ يملك الأدوات التي يحتاج إليها في يومه الأول، بالإضافة إلى إمكانية الوصول الفوري إلى أنظمة الشركة وتطبيقاتها وبياناتها. يضمن إنشاء سير عملٍ يبدأ عند بدء تعيينٍ جديدٍ عدم تفويت أيِّ خطواتٍ هامةٍ في عملية الإعداد أو تأخيرها أو تجاهلها بسهولة.

في حين أنَّه من الهام مواءمة الموارد البشرية مع تكنولوجيا المعلومات، ينبغي ألَّا تقع المسؤولية على عاتق تلك الفِرق وحدها؛ إذ إنَّ الانخراط في العمل وظيفة الجميع، بما في ذلك القيادة العليا.

يتحدث الرئيس التنفيذي لدينا في شركة "أبيريو" (Appirio) وغيره من القادة التنفيذيين إلى جميع الموظفين والمتدربين الجدد؛ وهذا يساعدهم على ربطهم بقيم الشركة.

لا يقتصر الأمر على هذه المجموعة الجديدة من الموظفين ليكونوا أكثر إنتاجيةً؛ بل إنَّها تزيد من احتمالية بقائهم في العمل لفترةٍ أطول أيضاً.

بالإضافة إلى جعل برنامج إعداد الموظفين أولوية، هناك إجراءاتٌ إضافيةٌ يمكن لشركتك اتخاذها لضمان إنتاجية الموظفين ومشاركتهم طوال فترة عملهم:

1. تمكين الوصول إلى البيانات في أيِّ وقت ومن أيِّ مكان: تُعَدُّ التطبيقات المبنية على السحابة ومن فئة المستهلكين ضروريةً لإنتاجية العمال. يجب أن تعكس التكنولوجيا التي تنفذها في مؤسستك عن كثب التكنولوجيا التي يستعملها موظفوك الآن بالفعل في حياتهم الشخصية؛ وهذا يعني السماح لفِرقك بعقد الاجتماعات واتخاذ القرارات بشكلٍ افتراضيٍّ من خلال قنواتٍ متعددةٍ عبر الإنترنت.
2. تشجيع التعاون في الوقت الفعلي، بغضِّ النظر عن الموقع: من خلال إنشاء مصدرٍ واحدٍ للحقيقة للمعلومات والبيانات، ستعمل الفِرق متعددة الوظائف عملاً أفضل معاً وتتمتع بمواءمةٍ أقوى، ومن ثمَّ ستزداد الإنتاجية. ولا يدخل في ذلك تخزين المستندات ضمن مساحة "درايف" (Drive) مشتركة.
3. المحافظة على أعلى مستويات الشفافية في جميع أنحاء مؤسستك: فالشفافية هي المفتاح لبناء منظمةٍ تعتمد على البيانات. يفقد العمال المزيد من إنتاجيتهم في كل دقيقةٍ يضطرون فيها إلى انتظار المدير لتقديم تقريرٍ مخصص؛ لذا كلما كان من الأسهل على الفِرق النظر إلى الوراء ومعرفة الأمور التي تسير على ما يرام والأمور التي لا تنجح بالشكل الصحيح، زادت إنتاجيتهم.

كما اتضح، فإنَّ زيادة مشاركة القوى العاملة لديك لا تفيد فريقك فحسب؛ بل عملاءك أيضاً. ذكرت شركة "فوريستر" (Forrester) في عام 2017 أنَّ التحسينات في تجربة العمال تؤدي مباشرةً إلى تحسيناتٍ في تجربة الزبون؛ وهذا يؤدي إلى منظمةٍ أكثر سعادةً وصحةً على الأمد الطويل.

المصدر: 1

شاهد بالفيديو: 6 طرق مبتكرة لرفع معنويات الموظفين