أصول تفويض الصلاحيات

23 يونيو 2009

فكرة الكتاب: أصول تفويض الصلاحيات

إعطاء منهج علمي وفعّال لفن التفويض للحصول على إنتاجية عالية بأكثر ذكاء وأقل جهد ووقت.

الفصل الأول: الحاجة للتفويض

في الواقع النظري نجد أن معظم الناس يعترف بأهمية التفويض، ولكن عندما يأتي التطبيق العملي نجد أن الكثير يحجمون عنه، ويتحججون بأعذار أوهن من خيط العنكبوت، ولكن يبقى السبب في عدم التفويض، هو عدم الإرادة والرغبة في التفويض أصلاً.

إن عدم تفويضك للمهام هذا يعني:

أنك لا تعطي الفرصة للآخرين لإثبات وجودهم وقدراتهم.
أنك تمنع نفسك من القيام بأي أعمال إضافية.
أنك تمنع الآخرين من أن يتعلموا ويجربوا.
أنك تخسر من وقتك الكثير في أعمال ألزمت بها نفسك .
أنك تحد من حيويتك وفعاليتك.

عدم التنظيم في العمل:

إن كونك لا تحسن التفويض هذا يعني أنك غير منظم، وبالتالي عندما تكون أمورك وأعمالك غير منظمة فلن تجيد فن التفويض.

الشعور بأنه لا أحد يحل محلك:

إن الإحساس بهذا الشعور سوف يعيقك عن تقدمك في العمل لا محالة، وعند تحديد المسؤوليات والمهمات سيساعدك على جعل التفويض أمراً ممكناً خصوصاً عندما تحسن انتقاء الأشخاص المفوضين، وعند ذلك سوف تزداد الإنتاجية والفاعلية.

عدم الثقة بالآخرين:

من الأمور المحبطة في العمل أن تكون عديم الثقة في الآخرين، وهذا الأمر يعطي الشعور بخيبة الأمل من جراء تعاملات الماضي مع الآخرين، أو لأنهم لا يهتمون بدقائق الأمور أو لأنك تخاف عدم التزام العاملين بالعمل مثلك.

احذر من التدخل في أداء المهمة المفوضة من قبلك؛ لأن ذلك سوف ينهي على البقية الباقية من الثقة.

عدم قبول الاختلافات:

إن البحث عن شخص تفوض له المهمة ويؤديها كما لو كنت أنت الذي تؤديها قد يكون هذا غير متاح في أغلب الأحيان، لذا عند تفويض الآخرين يجب عليك أن تدرك قوة الآخرين وتحسن استغلالها إلى أقصى حدٍ ممكن، وعندما تأتي مرحلة التقييم الذاتي عليك القبول بالنتائج حسب مبدأ ( الجيد الكافي).

تفويض زائد عن اللزوم:

من الأمور المسلمة أن الشيء إذا زاد عن حده انقلب ضده، يعمد بعض المدراء إلى تفويض الأعمال الكثيرة( بنية الخلاص) دون أي ضوابط، وهناك فرق بين التفويض والتصريف (التنازل). إن التفويض الزائد عن اللزوم يؤدي إلى نتائج عكسية منها:

يتولى بعضهم المسؤوليات دون سلطة فيقلل من تأثيرهم في تنفيذ مهامهم المفوضة.
تكليف بعضهم بمهام فوق طاقتهم ولا تتناسب مع قدراتهم وهذا يعني قلة في جودة الإنتاجية .
يصاب بعضهم بالملل والإحباط نتيجة لكثرة الأعمال المفوضة.
يشعر بعضهم بخيبة الأمل؛ لأنهم يعملون بينما يعود الفضل كله إلى الشخص الذي فوضهم بالمهمة .

تذكر أخيراً:

عدم التفويض وزيادة التفويض كلاهما سيء.

الفصل الثاني: تحديد ما يجب تفويضه

عندما تكون لديك أعمال كثيرة، وتقرر تفويض بعض أعمالك، عليك بداية أن تحدد نوعية المهام التي سوف تفوضها، يخطئ البعض عندما يفوض بعض المهام التي لا يجيدها أصلاً، أو لأنهم يريدون إبقاء شخص آخر منشغلاً بالعمل دائماً، لذا يجب عليك أن تحدد المهام التي تفوضها أو لا تفوضها:

المهام التي يجب تفويض القيام بها إلى الآخرين: وهي تلك المهام التي يجب عليك -كمسؤول أو مدير- القيام بها، كتلك التي تعودت عليها، أو تستمتع عند القيام بها، فعند تفويضك لهذه المهام سوف تستغل وقتك وجهدك بشكل فعال.
المهام التي يتوجب عليك تفويض الآخرين بها: وهي تلك المهام الروتينية والمكملة لأعمالك والتي لم تفكر سابقاً في تفويضها.
المهام التي يمكنك تفويض الآخرين بها: وهي تلك المهام التي يمكن للآخرين القيام بها، شريطة أن يكونوا قادرين على أدائها.
المهام التي يجب أن تحتفظ بها لنفسك: وهي المهام التي تقع في صلب مسؤولياتك، مثل التخطيط والتقييم والمراقبة واختيار الموظفين.

التفويض لا يعني تفويض المهام الصعبة أو المملة للآخرين، والاحتفاظ بالمهام السهلة والمسلية لك.

معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة:

عندما تتخذ قراراً بتفويض مهمة ما، عليك أن تدرك ما تستلزمه هذه المهمة بالتحديد مثل:

العمليات الفكرية للتنفيذ.
النشاطات التي يجب أن تواكب التنفيذ.
الاتصال المهم مع الآخرين لإنهاء عملية التنفيذ.

تقييم مخاطر التفويض:

عند تفويضك المهام للآخرين فإنك سوف تمرر بعض سلطتك ومسؤوليتك للآخرين، وعند حدوث خطأ ما يبقى الشخص المفوض هو المسؤول عن ذلك الخطأ مسؤولية جزئية ولكنك في النهاية أنت المسؤول عن المهمة المفوضة مسؤولية كلية.

لذا عليك أن تقيَّم مدى المخاطر المتوقعة من جراء هذا التفويض، ويمكن تقييم ذلك عن طريق :

درجة المخاطر: هي النتائج المترتبة على سوء التنفيذ.
درجة المسؤولية: تفويض التزامات الآخرين منك إلى غيرك.
درجة السلطة، المعطاة، ما مدى تخليك عن السلطة للآخرين.

الفصل الثالث: تحديد مَنْ يمكن القيام بالمهمة

بعد الانتهاء من مهمة تحديد الأعمال التي تفوض أو الأعمال التي لا تفوض، تأتي المرحلة الثانية وهي تحديد من يمكنه القيام بهذه الأعمال، ولمعرفة ذلك يجب عليك القيام بما يلي:

أولاً: اعتبار قدرات الآخرين

عند قرارك لتفويض أعمال معينة عليك أن تنظر إلى مقدرات وإمكانات الأشخاص المفوضين بما يتوافق مع مهارات الأعمال المفوضة وهم على النحو الآتي:

أصحاب القدرات القصوى: وهم الموظفون الذين يملكون خبرة كافية، ومن الضروري إعطاؤهم الصلاحيات اللازمة في أعمالهم المفوضة، إلا إذا طلبوا هم المساعدة.
أصحاب الخبرات المتوسطة : وهم الموظفون الذين خبرتهم متواضعة، ويحتاجون إلى الدعم والمساندة، والمراقبة في أعمالهم المفوضة في إعطائهم التشجيع الملائم.
أصحاب الخبرة القليلة: وهم الموظفون الذين يحتاجون إلى التدريب على الأعمال المفوضة، وهذا لا يعني نقصاً في قدراتهم بل عليك إعطاء هؤلاء الموظفين جرعات تدريبية لتكتمل الخبرة والقدرة في أداء المهمة.
المحترفون: وهم أهل الطوارئ والأزمات، وقد يكون هؤلاء خارج أو داخل المنظمة، ويمكن استدعاؤهم عند الضرورة لإكمال مهمة ما.

ثانياً: معرفة ما يحتاجه الآخرون

لكي يكون الأشخاص المفوضون قادرين على أداء مهامهم المفوضة، لا بد أن يكون ما يلي:

وضوح الأعمال المفوضة للأشخاص المفوضين من حيث المسؤوليات؛ لأنهم محاسبون عليها.
درجة السلطة المفوضة، والتي تمنعهم من أداء المهمة المفوضة.
الجدول الزمني للمهمة المفوضة.
الدعم الكامل من المدير خلال أداء المهمة المفوضة.
أن يظهر المدير اهتمامه بنجاح الأشخاص المفوضين.
أن يثق المدير بالأشخاص المفوضين وقدراتهم.

يجب عليك كمدير ألاّ تغفل الجوانب النفسية أثناء عملية التفويض.

ثالثاً: توزيع المهام بين الأشخاص المناسبين

التفويض المثالي: هو ذلك التفويض الذي يعين المهمة للشخص الذي يملك الكفاءة للقيام بها، والذي يجدها محفزة، ويعتبرها تحدياً له، لذا عليك أن تفوض المهمة المناسبة للشخص المناسب، وهي على النحو التالي:

مهمة "يجب" عليك تفويضها: وهي مهمة مناسبة لأصحاب الخبرات القليلة
مهمة (يجوز) لك تفويضها: وهي مناسبة لأصحاب الخبرات المتوسطة.
مهمة (يمكنك) تفويضها: وهي مناسبة لأصحاب الخبرات القصوى.

الفصل الرابع: توجيه التعليمات

إن تحديد الأعمال المفوضة والأشخاص المناسبين لها ليس كافياً لإنجاز الأعمال المفوضة: إذ لا بد من إعطاء وتوجيه التعليمات للمهمة المفوضة للأشخاص المفوضين ويتطلب هذا الأمر:

قدم وصفاً للعمل أو المهمة المفوضة للأشخاص المفوضين.
أعرض الأسباب من تفويض العمل أو المهمة المفوضة.
وضّح مكانة وأهمية الأعمال المفوضة وآثارها في الإطار العام.
قدّم أسباب اختيارك للأشخاص المفوضين وثقتك بهم.
معرفة مدى استعداد وقبول الأشخاص المفوضين للمهمة المفوضة.

وصف تفاصيل المهمة المفوضة:

عند توجيهك للمهمة المفوضة يجب عليك صياغتها صياغة جيدة ولا بد أن تشتمل ما يلي:

المسؤوليات المفوضة.
أجزاء المهمة المفوضة.
السلطة المفوضة.

وصف خلفية المهمة المفوضة:

ويتضمن إعطاء نبذة تاريخية للعاملين عن المهمة المفوضة بإبلاغ الأشخاص المفوضين بمكامن الخطر ومواطن الضعف، والأشخاص المتعلقين بالمهام المفوضة.

وضع معايير العمل وضوابطه:

بعد الانتهاء من إعطاء الأشخاص المفوضين نبذة تاريخية عن المهمة المفوضة، يتوجب عليك وضع معايير ومقاييس يعرف بها الأشخاص المفوضون قياس عملهم وتقييم أدائهم.

تدريب المفوضين بالعمل وتوجيههم:

إن تدريب العاملين هو جزء أساسي من عملية التوجيه، وليس له علاقة بالخبرة إذ إن المستجدات متتالية تتطلب المواكبة، والتدريب يتضمن التوجيه والتعليم والتي تعني بعمومها إلى شحذ روح المبادرة وتزويد العاملين بالمهارات اللازمة، فالبنسبة للتوجيه فإنك تحتاج إلى الآتي:

تحفيز الموظفين المفوضين على طرح الأسئلة المنطقية؛ لكي يستنتجوا من خلالها كيفية القيام بالمهمة المفوضة.
مساعدة الموظفين وإرشادهم إلى أماكن العثور على المعلومات.
تشجيع الموظفين على صنع قراراتهم بأنفسهم، والتي يفضل أن تشتمل على الحلول الصائبة.

أما بالنسبة للتعليم، فهناك أربع مراحل وهي:

وضوح كيفية تنفيذ العمل للموظفين.
تكرار تعليمات التنفيذ للموظفين فقط.
أن تجعل الموظف ينفذ المهمة بنفسه أمامك.
أن تجعل الموظف ينفذ بنفسه أمامك المهمة دون مساعدة منك.

تقرير سير العمل:

لا بد من تقييم سير الأعمال المفوضة بطريقة عملية تفيد العمل ولا تسيء إليه، لذا عليك في عملية تقييم الأعمال المفوضة:

وضع خطة متفق عليها بينك وبين الموظف المفوض؛ لمراقبة تنفيذ الأعمال المفوضة للتأكد من تنفيذ خطة المهمة.
تدريب لقاءات أو اجتماعات دورية لمعرفة كيفية سير العمل .
تذكير الموظف المفوض بأنه محتاج للاستشارة دائماً فلا يتردد في السؤال.

الفصل الخامس: مراقبة سير العمل وتقدمه

التفويض لا يعني الاتكالية وإسناد الأمر إلى الآخرين، بل التفويض هو توجيه الأشخاص للقيام بالمهام المفوضة مع المراقبة والمتابعة.

التأكد من حسن سير العمل:

إن أفضل نتائج التفويض هو تقدم العمل وسير الأمور إلى الأحسن، دون التدخل مباشرة بعمل الموظفين.

احذر: احذر بعد التفويض أن تظل قرب الأشخاص المفوضين، أو تذهب إليهم مراراً وتكرر توجيهكم، فهذا أمر يقتل حماس الموظفين المفوضين للمهمة.

ولكي تحصل على مراقبة سير العمل بكفاءة عليك بما يلي:

كيف يجب أن يكون العمل ؟
كيف يسير العمل فعلياً؟
فحص مدى وجود الاختلاف بين ما خطط له وما تم فعله حقاً.

وعند وجود هذا الاختلاف فلا بد من إجراءات دقيقة يقوم بها المدير ويحدد نوع الخطأ الذي ربما يكون:

خطأ ثانوي: وهو الخطأ الذي يمكن التحكم والسيطرة عليه وتصحيحه، ولا يؤثر على سير المهمة.
خطأ رئيس: وهو الخطأ الخارج عن نطاق السيطرة، وهنا عليك تجنب اللوم والعتاب، ومساعدة الموظف في تجاوز هذا الخطأ.
خطأ فادح: وهو الخطأ الذي يصل بالأمر إلى حدوث الكوارث والأزمات – لا سمح الله- وهنا عليك بتولي زمام العمل بنفسك وإكماله لتقليل الخسائر والعبور إلى بر الأمان، وعليك بعد إصلاح الخطأ أن:

جعل الموظف يعيد العمل بنفسه لتعيد ثقته بنفسه.
تدرك أنك أخطأت في التفويض فعليك إعطاؤه مهمة أقل صعوبة ومخاطر حتى يحسن التعامل معها.ت

توجيه النصح:

عليك أن تعطي الموظفين المفوضين الفرصة اللازمة، والثقة الكافية بأنفسهم فيما يتوجب عليهم فعله فبشيء من التشجيع والتحفيز تجعل الموظفين يعتمدون على معالجة الأمور بأنفسهم بعزيمة صادقة وثقة قوية.

مراجعة العمل بعد إنجازه:

يستحسن مراجعة العمل المفوض مع الشخص الذي قام بتنفيذ العمل عن طريق ما يلي:

مقارنة النتائج مع المعايير والمقاييس الموضوعة.
تهنئة الموظف على قدراته وإنجازاته في المهمة.
توجيه السؤال للموظف عما تعلمه من العمل المفوض.

كل هذه الأمور تثبت وترسخ ما تعلمه الموظفون وإدراك ما أنجزوه.

مكافأة الموظف:

الحقيقة أنه يجب الاعتراف لأهل الفضل بفضلهم وأهل النجاح بنجاحهم، بل وإعلان ذلك بنية حسنة وبقدراتهم ومهاراتهم العالية، والإشادة بالأشخاص المفوضين على حسن تنفيذهم للمهام المفوضة.

الفصل السادس: المواقف من التفويض

التفويض عملية مشتركة من حيث استعدادك أنت للتفويض وثقتك بالموظف المفوض.

السماح بالتفويض والتسامح في التفويض:

لا شك أن تفويض المدير للأعمال المتنوعة دليل على أنه يسعى إلى تفويض جزء من سلطته بينما تبقى المسؤولية على عاتق المدير، لذا نجد أنه من صعوبات التفويض إعراض كثير من المدراء عن التفويض؛ لأنهم يخشون أن يخطئ الموظف المفوض أخطاءً كبيرة، وكذلك لا يرغب المدراء في التفويض؛ لأن ذلك يعني التخلي عن سلطتهم وسيطرتهم، لذا يجب عليك كمدير أن تذكر نفسك بما يلي :

أنت لست الشخص الوحيد القادر على تنفيذ العمل.
إن العمل يتم تنفيذه وفقاً لمعايير واعتبارات واضحة، لذلك لا يهم أن ينفذ العمل عن طريقك أو طريق غيرك.

إظهار الثقة بالموظفين:

إن منحك الثقة بالموظفين يؤمن إلى حد ما الحصول على تنفيذ ملائم للعمل ونتائج جيدة، ولكي تسعى لبناء الثقة في موظفيك عليك بما يلي:

أن تنفذ دائماً ما وعدت به، وليصدق فعلك قولك.
إشعار الموظفين بأن تثمن وتقيم جهودهم المبذولة.
يجب عدم إلقاء اللوم والعتاب على الموظفين على حدوث الأخطاء، وإنما يجب أن تكون مدافعاً عنهم علانية ناصحاً وموجهاً لهم سراً .
يحتاج الموظفون ليتأكدوا من أن مديرهم لن يتخلى عنهم خلال أداء المهمة المفوضة بسبب ثقته بهم، وبهذه الطريقة لن يشعروا فقط بأنه واثق بهم بل سيثقون هم به.

دعم الموظفين عند حصول الخطأ:

إن الأخطاء ستحدث حتماً لأنك تتعامل مع بشر، لذا عليك أن تشعر العاملين أنه في حالة حصول الخطأ لا يجب عليهم أن يخافوا من الاعتراف به، وهذا سيعطي الموظف ثقة بأنك ستدعمه، وعلى العكس عند عدم دعم ومساندة العاملين سوف يخافون ويخفون أخطاءهم وتزيد الكارثة.

ثق أنه متى كانت الثقة متبادلة بينك وبين موظفك، فإن هذا سيدفعهم إلى العمل والإنجاز بجد وتضحية حتى لا يخيبوا آمالك فيهم.

الحصول على التزام الموظف بالعمل:

لا شك أنه كلما زاد التزام الموظف المفوض بالعمل زادت فرص نجاح التفويض، إن الحصول على موظف "متطوع" ليؤدي مهمة ما خير من مئة شخص "مكره" على أداء المهمة، لذا عليك -قبل أن تفوض أن- تعرف مدى التزام الموظفين المفوضين بتنفيذ المهمة المفوضة، ولكي تحصل على التزام من الموظف يجب عليك أن تقنع الموظف المراد تفويضه بما يلي :

أن تشعره أن مهمته ضرورية وتلعب دوراً مهماً في الإطار العام.
أنه يتمتع بدرجة معينة من الاستقلالية في العمل شريطة الوصول إلى الهدف المحدد.
أنه لم يفوض بهذه المهمة إلا لكونه قادراً عليها.

بهذه الطريقة سوف تساعد على:

التزام موظفيك بالمهمة المفوضة من قبلك.
أنهم فخورون بما يؤدونه من أعمال وليس فقط لإراحة المدير.
توليد الضمير الحي، وهذا يجعل الموظف يتحمل الأعباء لتحقيق النجاح النهائي.

المنافع الأساسية للتفويض:

إنجاز المزيد من الأعمال بما فيه الكثير من الأشياء التي ترغبها.
أن تتعرف على موظفيك بشكل أفضل؛ مما يعزز علاقتك بهم.
أن تساعد موظفيك على التطور وزيادة الثقة بأنفسهم.
أن تكسب وقتاً من فراغك لنشاطات استراتيجية كالتفكير والتخطيط .
أن تتعلم السماح والتسامح في التفويض وسير العمل.
يزيد من فرصة تحسين إنتاجيتك بفاعلية.
يساعدك على إدارة نفسك بفاعلية أقوى.

التفويض: هو نشاط إداري محفز للعمل، وتأتي الحاجة إليه عندما لا يستطيع المدير أن ينفذ كل الأعمال بنفسه، وحجر الأساس في التفويض هو تفويض جزء من سلطتك إلى شخص آخر، وهذا كافٍ لجعلك تتخوف من عملية التفويض.