أصول التخطيط للمشاريع
أصول التخطيط للمشاريع
تريفور يونغ
مكتبة النبأ:(هل تستطيع تصميم مشروع في ثلاثية دقيقة؟ انه يتطلب وقتاً أكثر حتى لو كان صغيراً ولا يحتاج إلى أحد سواك. والتصميم هو تنظيم المستقبل، أو على الأقل مستقبل المدى القريب، ومن ثم التأكد من أن جميع المعنيين يفهمون دورهم وما عليهم فعله للنجاح).
نعيش مع سطور (مقدمة) الكتاب بهذا الاستهلال الموجز الوارد على الصفحة 7:
ماذا تحتاج من هذا الكتاب؟ لا أعرف توقعاتك الشخصية ولا أملك وسيلة لاستكشافها للتأكد من أن المحتويات مناسبة لك. لهذا السبب حاولت منحك كتاباً:
- سهل القراءة.
- يمنحك موجزاً عن المبادئ الأساسية.
- يزودك بسبع خطوات بسيطة لإتباعها.
- يتيح لك تصميم مشروعك التالي بثقة وفاعلية أكبر.
نجد أنفسنا محاطين في العمل بخبراء في كل شيء، وهذا يصّح خصوصاً عند ذكر التصميم. هل لاحظت أن كل فرد يزعم أنه مصمم جيد؟
ونتعرف بواسطة عنوان (عملية التصميم) على ما يقوله هذا الواقع الخاص بالتصميم:
تصميم المشاريع هو عملية منطقية لضمان إمكانية تنفيذ عمل مشروعك بطريقة منظمة، وتخفيف المخاطر والقلق إلى أقصى درجة، وإنشاء معايير واضحة للنوعية والأداء، وتأمين النتائج في أقل وقت وتكلفة ممكنين.
والتصميم عملية دينامية، ويخضع دوماً إلى المراجعة والتحسين أثناء سريان المشروع، ولا بد من معالجة المشاكل الناشئة بسرعة واتخاذ الإجراءات للحفاظ على الأهداف والمواعيد النهائية المتفق عليها. يتوقف التصميم حين يأتي اليوم الذي تستطيع أن تعلن فيه عن انتهاء المشروع وإرضاء الزبون.
ونتعرف ضمن عنوان (من هم المتورطون؟) استكمالاً للفقرة السابقة المتعلقة بـ(التصميم):
تصميم المشروع عبارة عن مجموعة من الأفكار والمعارف التي تم تنظيمها في رزم العمل. هل لديك كل المعارف الضرورية، والأفكار المتناهية والخبرة الواسعة؟ هل تنجز كل العمل من دون إشراك شخص آخر في كل مراحل المشروع؟ هذا النوع من المشاريع غير اعتيادي! فمهارتك تكمن عملياً في الحصول على الأفكار والمعارف من أكبر عدد ممكن من الأشخاص وهذا لا يعني أنه عليك استشارة المؤسسة بكاملها غير أن المشروع يتأثر سلباً عند تجاهل المهارات الحقيقية للآخرين الذين قد يسهمون في نجاحه.
ونتعرّف أكثر مع عنوان (العملية) لما يمكن أن يؤثر في المسيرة التطبيقية لتصميم المشروع:
تتألف عملية تصميم المشروع التي ستعتمدها من سبع مراحل:
* مراجعة تعريف المشروع.
* استنتاج منطق المشروع.
* تحضير الجدول الأساسي.
* تحليل الموارد والتكاليف.
* تحسين حاجات الزبائن وتلبيتها.
* المصادقة على التصميم.
* إطلاق المشروع.
ونتعرف على الحاجة العملية لما يمكن أن تعنيه بعض مقاصد المفردات المنقولة من عنوان (اللغة الاصطلاحية):
يستخدم تصميم المشروع مجموعة من المصطلحات التي قد تكون غير مألوفة، في ما يأتي المصطلحات الشائعة المستعملة في هذا الكتاب:
* مهمة – جزء من العمل ينفذه شخص واحد.
* نشاط – رزمة من العمل تشمل عدة مهام ينفذها شخص واحد أو عدة أشخاص.
* مرحلة أساسية – نشاط خاص هو غالباً مجموعة من النشاطات.
* تبعية – الربط المنطقي بين النشاطات حيث يعتمد كل واحد من إدخالات نشاط على نتائج نشاط آخر بصورة مباشرة.
* رسم بياني منطقي – رسم يعرض كل المراحل الأساسية للمشروع ويظهر روابطها التبعية.
* هيكلية تصنيف العمل – رسم يعرض كل أعمال المشروع، ويظهر لائحة المهام لكل مرحلة أساسية.
* الراعي – الشخص الذي تعتبره قائد المشروع ويكون عادة مديراً كبيراً مسؤولاً عن نجاح المشروع.
وسنتعرف على كنه مختصر إحدى الخطوات ولتكن (الخطوة 7) نموذجاً والتي تندرج تحت عنوان (إطلاق المشروع):
بعد نيل الموافقة ابدأ في العمل، يستحسن عقد اجتماع إطلاق يحضره جميع المعنيين، فهناك دوماً انحدار في القوة الدافعة بعد النشاط الكثيف للتصميم، وعليك دعم الحماس والتركيز على بعض الأفعال الأساسية قبل المباشرة في العمل.
والتعرف على الخطوات المهمة الأخرى بحسب عنوان (التحضير لإطلاق المشروع) هي:
من السهل تشجيع الجميع على مباشرة العمل... ويرتبط نجاح المشروع بالاتصال الجيد:
* مع الكفيل والزبون.
* مع الودعاء الآخرين.
* مع فريق المشروع.
* مع الفرق الأخرى العاملة في مشاريع ذات صلة.