أساليب سريعة لتحسين اجتماعات الهيئة الإدارية

عندما نفكّر في الهيئات التي نشترك فيها، فإنّنا عادةً ما نفكّر بأهمية عقد اجتماعات مفيدة وناجحة، ونقدّم فيما يلي بعض الأساليب المتبعة لإنجاح اجتماعات الهيئات الإدارية.

1- التعارف بين الأعضاء:

من المهم أن يكون الأعضاء المشاركين في الاجتماع يعرفون بعضهم، أي أن يكون لديهم معرفة بأسماء المشاركين وأبرز سماتهم العلمية والمهنية. فقد نلاحظ في الاجتماعات الأولى للهيئة الإدارية أنّ بعض الأعضاء لا يعرفون الكثير عن الأعضاء الآخرين، وهو ما قد يحدّ من اندماجهم في المناقشات والحوارات حول قضايا المنظمة، فمن المهم في البداية التعارف ما بين الأعضاء، كأن يقدّم كل عضو تعريفاً بنفسه للآخرين.

2- التعرّف على الجمعية:

من الطبيعي أن يكون أعضاء الهيئة الإدارية على دراية تامة برسالة المنظمة التي يقودها وأهدافها ونشاطاتها، ولكن من الطبيعي أيضاً أن لا يكونوا على علم بكل ما يجري في المنظمة، ولذلك لا بد من تزويد الهيئة الإدارية بالمعلومات الرئيسية عن المنظمة، مثلاً عدد أعضائها، اللجان التي تعمل وأسماء أعضائها والنشاطات التي تقوم بها، عدد العاملين في المنظمة ومهمة كل شخص منهم، العلاقات التي تربط المنظمة بالمنظمات الأخرى، وغيرها من القضايا المتغيرة في عمل المنظمة.

3- التأكّد من أن يتحدّث كل شخص عن فكرة واحدة على الأقل في كل اجتماع:

أي أن يشارك كافة الأعضاء بالحد الأدنى من الأفكار والنقاش في كل اجتماع، ويعتبر رئيس الهيئة الإدارية هو المسؤول عن تفعيل مشاركة الأعضاء وتحفيزها.

4- التأكّد من العمل الجماعي

من الضروري التركيز على مبدأ أن أعضاء الهيئة الإدارية يعملون كفريق واحد وبالتالي فإنّه لابدّ من أن تتّخذ كافة القرارات بعد مناقشتها من قبل كافة الأعضاء وأن يكون قد أعطى كل عضو منهم أفكاره وآراءه لكل موضوع ناقشته الهيئة.

أعدتها جين ماسوكا