7 طرق للتعامل مع مقاطعات الهاتف

1. استخدم الهاتف كأداة للعمل:
شغل الهاتف وافصله بسرعة. لاتتواصل اجتماعيا عبر الهاتف عندما تكون في العمل، واجعل مكالماتك فعالة قدر الإمكان. عندما كنت في سن المراهقة، كان الهاتف يعد أداة اجتماعية بالنسبة لك; فقد كان وسيلة الاتصال بينك وبين أصدقائك ومعارفك، وبذلك صرت معتادا على قضاء الكثير من الوقت في محادثات تافهة عبر الهاتف. وكشخص بالغ، مازلت تقرن الهاتف بالأنشطة الاجتماعية، من خلال المحادثات التافهة. لقد أصبح الأمر عادة. ومع ذلك، فعندما تدخل عالم العمل، يجب أن تتخلص من هذه العادة وأن تبدأ رؤية الهاتف على أنه وسيلة للاتصالات  في عالم الأعمال. فيجب أن تضبط نفسك على استخدام الهاتف كأداة للعمل خلال ساعات العمل من التاسعة صباحا إلى الخامسة مساءا.

2. راقب مكالماتك:
حاول أن تعرف الشخص الموجود على الخط الآخر من الهاتف ومايريده قبل أن تجيب. وتغلب على الفضول الطبيعي الذي ينتابك عندما يتصل بك أشخاص لاتعرفهم.واكتشف سبب اتصالهم قبل التقاط سماعة الهاتف للرد.

3. اجعل مكالماتك معلقة:
كلما كان ذلك ممكنا، خصص فترات من اليوم لا تحدث لك فيها أي مقاطعات. ولاتصبح عبدا للهاتف. وأحد أفضل الأساليب التي يمكنك استخدامها هو أن تفصل الهاتف بشكل فعلي عندما تعمل في شيء مهم. ولو كان الأمر مهما بما فيه الكفاية، فإن من يتصل بك سوف يعاود الاتصال مرة أخرى لاحقا.

4. حدد أوقاتا واضحة للرد على المكالمات:
عندما تتصل بالناس، ويكونون غير متواجدين، اترك رسالة وحدد الوقت الذي ستكون متاحا فيه لتلقي رد على مكالمتك الهاتفية. وعندما يتصل بك أي شخص ولايمكنك الرد على المكالمة، احرص على أن تكون سكرتيرتك أو موظف الاستقبال لديك على علم بالوقت المخصص للرد على المكالمات -وهذا هو الوقت الذي يمكنك فيه الحصول على اسم المتصل، بحيث لاتتجول بين البطاقات الهاتفية ذهابا وإيابا.

5. جمع مكالماتك في دفعات:
استخدم منحني التعلم، وقم بجميع مكالماتك الهاتفية دفعة واحدة، ولاتنشرها على مدار اليوم. وفي بعض الأحيان يمكنك أن تراكم مكالماتك الهاتفية حتى الحادية عشرة صباحا، ثم عد إليها بين الساعة الحادية عشرة والثانية عشرة ظهرا. أو يمكنك أن تراكمها حتى الساعة الثالثة والنصف مساءا ثم عد إليها بحلول الساعة الرابعة والنصف مساءا.

6. خطط لمكالماتك مسبقا:
تعامل مع أي مكالمة عمل على أنها اجتماع، واكتب مخططا أو جدول أعمال لاجتماعاتك أو مناقشتك الهاتفية. ولاتضيع الوقت في التقاط الهاتف والاتصال، ثم نسيان سبب اتصالك والأشياء التي كنت تريد مناقشتها.

7. خذ ملاحظات جيدة:
خذ ملاحظاتك كاملة للمحادثات الهاتفية، لأن القوة تكون بجانب الشخص الذي لديه ملاحظات أفضل. ولاترد أبدا على أية مكالمة هاتفية بدون أن يكون لديك ورقة وقلم في يدك. واحرص بعناية على أخذ الملاحظات عن الأشياء التي توافق عليها. اكتب ما يوافق الشخص الآخر عليه، بما في ذلك الأرقام والأوقات والتواريخ، إلخ .... من الأشياء التي تمت مناقشتها في الهاتف. فإن هذه الملاحظات من الممكن أن تكون مهمة جدا لك في المستقبل.