7 خطوات ناجحة لإدارة الاجتماعات

 عقد الاجتماعات الناجحة شرط أساسي لمن يود الاستمرار في صعود سلم التقدم المهني، لأن الاجتماعات إجراء حتمي في جميع الشركات والقطاعات في أي مكان. سنتعرف فيما يأتي على 7 خطوات تساعدك في نيل إعجاب زملائك ورؤسائك والارتقاء بمستوى مصداقيتك:

 1. حدد الجوانب الرئيسة للاجتماع: يبادر بعض المديرين إلى الدعوة للاجتماع دون تحضير كاف، فلا يكون لديه أجندة واضحة وقلما يعرف المشاركون سبب الاجتماع أو ما يتوجب عليهم الاستعداد له أثناء انعقاده. وفي كل مرة يحدث مثل هذا الأمر، يتقلص حجم الاحترام الذي يحظى به المدير، لذا لا تضيع وقت زملائك؛ إذ ينبغي لك قبل أي لقاء، أن تجلس مع نفسك وتحدد الجوانب الرئيسة: ما هي الغاية الكلية؟ ما هي الأهداف؟ ما هي المخرجات الأساسية؟ من هم الرعاة- الجهات المعنية ولماذا؟
 
2. تحقق من الأجندة- الحضور: ابدأ بآخر ما تتوقع حدوثه، فكر في الأهداف والغايات ثم ضع أجندتك لتتضمن الأشخاص والمواضيع المناسبة. قسم الأجندة إلى أجزاء حسب الموضوع، واجعل كل جزء يشتمل على: موعد البدء والانتهاء والوصف والأهداف والطرف المعني (المتحدث أو الشخص المسؤول عن شرح الموضوع)، وموعد البدء في النقاش. وحالما تفرغ من كتابة المسودة الأولى للأجندة، اتصل بكل من أدرجته في أجندتك من المتحدثين للتأكد من مشاركته، وناقش معه أهداف الجزء الخاص به واحرص على استيضاح ما سيناقشه أو يعرضه.
 
3.اختر موقع الاجتماع وقم بحجزه: خذ بعين الاعتبار عدد الحضور والمساحة المطلوبة لتوافر وسائل العرض (الشاشات والكشاف الضوئي للحاسوب، واللوحات البيضاء القابلة للمسح، والأوراق الكبيرة التي يمكن طيها من الأعلى…)، وتوافر خدمة الطعام (إن كانت ضرورية)، واستراحة الحضور. ومن المستحسن أن تحجز أيضا وقتا كافيا قبل موعد بدء الاجتماع، لإجراء التحضيرات اللازمة، ووقتا كافيا عقب موعد الانتهاء في حال جرى التمديد لفترة أطول.
 
4.    قم بالتحضيرات الضرورية: على الرغم من أنك لا تستطيع التحكم بمجريات الحدث جميعه، لكن عليك أن تبذل قصارى جهدك لضبط أكبر عدد ممكن من مظاهر الاجتماع؛ فالتحضير الجيد يعني النجاح. والتق بالأطراف المعنية لضمان التزامها ودعمها، ثم حدد الأدوار كما يلي:
- تدوين الملاحظات: نظرا لانشغالك بإدارة اللقاء، ستحتاج إلى طلب المساعدة من أحدهم كي يدون القضايا المطروحة والقرارات الناتجة فيما يخص كل موضوع.
- الحفاظ على الوقت: يعمل الشخص المكلف بهذه المهمة على الرجوع بالمشاركين إلى صلب الموضوع في حال لاحظ انحرافا في مسار النقاش.
- إثارة الحماس: يعمل المكلف بهذه المهمة على ضمان التطرق إلى جميع الجوانب ذات الصلة وتنوع الآراء، كما يحاول تهدئة الأجواء في حال احتدام النقاش.
- توثيق نقاط تحتاج للمتابعة: يمتاز صاحب هذه المهمة بخط جميل مقروء، ويكتب على اللوح الأبيض أو الورق المطوي أي نقاط ناشئة لا تتصل مباشرة بموضوع الاجتماع، وينبغي مناقشتها في المستقبل.

5. قم بافتتاح الاجتماع وختمه وتسهيل مجرياته: يرغب الحاضرون دوما في معرفة ما سيحصل في الاجتماع مقدما، لذا عليك مراعاة هذا الأمر قبل البدء، بتوضيح ما سيتم إنجازه، وما هي النتائج الواجب استخلاصها في النهاية. أثناء انعقاد الاجتماع، احرص على تبادل النقاشات المعمقة وتفحص المواقف من جميع الجوانب. دون البنود المهمة من أعمال وقرارات وخطوات للمتابعة عقب انتهاء الاجتماع، وحاول أن تكون قدوة للآخرين طوال الوقت- باحترام الخلفية العلمية لدى الحضور، والحرص على شيوع الاحترام بين الجميع.

6. سارع بإصدار محضر الاجتماع: عليك إرسال المحضر للمشاركين في غضون 24 ساعة من انعقاد الاجتماع، بحيث تكون جميع النقاط حية في ذاكرتهم، وبالتالي يمكن الاستفادة من النشاط الذي تخلل اللقاء. واستخدم الأجندة كقالب نموذجي لكتابة المحضر مسبقا. وتحت كل جزء من أجزاء الاجتماع، يمكنك ببساطة إضافة جميع القضايا التي نوقشت والقرارات التي اتخذت. ولا تنس أن تتقدم بالشكر الجزيل للحضور ومشاركتهم الفاعلة، وذكرهم بضرورة قراءة المحضر من أجل الاطلاع على بنود العمل والمتحدثين والمواعيد النهائية.
 
7. تعلم من أخطائك: حسن مهاراتك القيادية عن طريق الإجابة على الأسئلة الآتية بعد كل اجتماع: ما الذي سار على ما يرام؟ ما الذي لم يكن بمستوى توقعاتك؟ إذا سنحت لك الفرصة أن تعيد الكرة مرة أخرى، فما الشيء الذي ستفعله بشكل مختلف؟

أجريت قبل سنوات عدة استطلاعا غير رسمي للرأي، وطلبت من 100 زميل لي أن يقيموا تجربتهم إجمالا في حضور الاجتماعات التي تخللت مشوارهم المهني، وكانت الأجوبة  على النحو الآتي:
    79% قالوا إن الاجتماعات كانت سيئة للغاية.
    14% قالوا إن الاجتماعات كانت حسنة.
    7% قالوا إن الاجتماعات كانت رائعة جدا.

لا تسمح بأن يندرج اجتماعك ضمن الفئة السيئة؛ فإدارتك الجيدة له تؤدي إلى تعزيز الاحترام الذي تناله من مديريك وأقرانك. أما سوء إدارته فقد يقود إلى كارثة مهنية لأن الافتقار الواضح للاستعداد يقوض مصداقيتك ويدفع زملائك إلى الاستهانة بك، بل وربما يؤثر سلبا على تقديرك لذاتك. إن إدارتك للاجتماع بكفاءة عالية تمنحك فرصة لإبهار الآخرين (لاسيما الإدارة) بمهاراتك وقدراتك. وكما يقول بوبي أونسر: “يوجد النجاح حيثما يلتقي الاستعداد الجيد مع توافر الفرص”.