7 أدوات إضافية للتنظيم الشخصي
1- استعد قبلها بليلة:
أولا: أعد قائمة عملك لليوم التالي في المساء أو قبلها بليلة. وأفضل ممارسة بالنسبة لك هي أن تخطط يومك المقبل بأسره كآخر شيء تفعله قبل أن تعود إلى منزلك من العمل، فعندما تخطط ليومك قبلها بليلة، فإن عقلك الباطن ينطلق نحو العمل على خططك وأهدافك بينما تكون نائما; فكثيرا جدا ما ستستيقظ في الصباح بأفكار ورؤى تنطبق على عمل اليوم.
وفي بعض الأحيان، فإن حل أي مشكلة كنت تعمل على حلها سوف تظهر فجأة في عقلك عندما تستيقظ أو عندما تستعد للعمل. وفي كثير من الأحيان يحدث ذلك الأمر عندما تكتسب منظورا جديدا لمشكلة أو وظيفة، أو عندما تكتسب طريقة مختلفة أو أفضل لتحقيق ذلك.
وهناك فائدة رئيسية لإعداد قائمتك اليومية قبلها بليلة، وهي أن هذه العملية تمكنك من النوم بشكل أفضل صحيا; فأحد الأسباب الرئيسية للأرق هو أنك تستلقي مستيقظا تحاول ألا تنسى أن تتذكر كل شيء يجب عليك القيام به في القائمة الخاصة بك، فإن ذلك يصفي ذهنك ويمكنك من النوم بعمق.
2- جدول وقتك:
إن جدولة وقتك تقلل الإجهاد وتحرر الطاقة، كما أن تخطيط وتنظيم يومك، وأسبوعك، وشهرك، يمنحك شعورا أكبر بالسيطرة والراحة، وسوف تشعر بأنك تتحكم في حياتك –وهذا الأمر يزيد في الواقع من تقديرك لذاتك ويحسن من شعورك بقوتك الشخصية.
3- ابدأ اليوم مبكرا:
ابدأ يومك في وقت مبكر; فكلما زاد الوقت الذي تستغرقه للجلوس والتفكير والتخطيط، أصبحت أفضل تنظيما في كل مجال من مجالات حياتك. ونحن نجد في سير الناجحين من الرجال والنساء وسيرهم الذاتية، أنهم جميعا تقريبا يشتركون في شيء واحد: إنهم يطورون عادة الذهاب إلى الفراش في ساعة معقولة ويستيقظون في وقت مبكر.
إن الكثير من الأشخاص الناجحين يستيقظون في الساعة الخامسة أو الخامسة والنصف صباحا، بحيث يكون لديهم ما يكفي من الوقت للتفكير والتخطيط لليوم القادم. ونتيجة لذلك، فإنهم دائما يكونون أكثر فعالية من أولئك الذين ينامون في آخر لحظة ممكنة.
إن استغراق دقائق من التأمل الهادئ قبل الشروع في أي عمل من الممكن أن يوفر لك الكثير من الساعات في تنفيذه، وعندما تستيقظ في وقت مبكر وتخطط يومك مسبقا، فإنك تميل لأن تصبح أكثر هدوءا، وصافي الذهن، ومبدعا على مدار اليوم.
4- استخدم نظاما للتنظيم من خلال حفظ الملفات:
صمم على استخدام نظام للتنظيم من خلال حفظ الملفات سواء في المنزل أو في العمل; فهناك نسبة 30% من وقت العمل اليوم يضيع في البحث عن الأشياء التي في غير موضعها، وهذه الأشياء تضيع لأنه لا يتم حفظها بشكل صحيح. هل يبدو هذا مألوفا بالنسبة لك؟ هنالك عدد قليل من الأنشطة المثيرة للإحباط الشديد; حيث تقضي وقتك الثمين في البحث عن مواد موضوعة في غير موضعها لأنك لم تفكر من البداية في نظام لحفظ واسترجاع هذه المواد.
وأفضل وأبسط أنظمة حفظ الملفات على الإطلاق هو النظام الأبجدي; فبالإضافة إلى استخدام نام لحفظ الملفات، ينبغي أن يكون لديك قائمة رئيسية أو سجل لجميع الملفات الخاصة بك في مكان واحد. هذه القائمة الرئيسية تمنحك عنوان كل ملف وتخبرك بمكانه بالضبط.
وإحدى أفضل الأدوات لنظام حفظ الملفات بالمكتب هي الملف المفهرس الدوار "Rolodex". وهناك العديد من الاستخدامات المختلفة لهذه الأداة في المنزل أيضا. ويمكنك شراؤها من أي متجر للأدوات المكتبية وهي تمكنك من تتبع مجموعة متنوعة من الملفات، بالعديد من الطرق المتنوعة.
5- أد عملك المهم خلال وقت العمل الرئيسي:
نظم حياتك بحيث تقوم بالعمل الإبداعي خلال "وقتك الرئيسي" الداخلي. ووقتك الرئيسي الداخلي هو الوقت المحدد من اليوم –وفقا لساعتك البيولوجية- الذي تكون فيه في أفضل حالات التنبه والإنتاجية. وبالنسبة لمعظم الناس، فهذا الوقت يكون في الصباح، ولكن بالنسبة لبعض الناس، فإنه يكون في المساء. وأحيانا، يجد المؤلف أو الكاتب أو الفنان أن وقته الرئيسي هو في الساعات المبكرة من الصباح.
ومن المهم بالنسبة لك أن تكون على وعي بوقتك الرئيسي الداخلي بحيث يمكنك جدولة أهم مشاريعك وفقا له; فإن أهم أعمالك في العادة يتطلب أن تكون في أفضل حالاتك، وأن تكون في حالة من الراحة والتنبه والإبداع –فأي وقت من اليوم تشعر بهذه الأشياء بشكل أكبر؟
يجب أن تكون أيضا على وعي بوقتك الرئيسي الخارجي. وهذا هو الوقت الذي يكون فيه عملاؤك وزبائنك أكثر توافرا. ويتعين على كل شخص التفكير في تنظيم حياته اليومية وفقا لأوقاته الرئيسية الخارجية والداهلية.
6- استخدم آلة إملاء أو جهاز تسجيل من أجل المراسلات والملاحظات:
إن جهاز الإملاء من الممكن أن يكون أفضل أجهزة توفير الوقت في عملك أو حياتك الخاصة. وبمجرد أن تتعلم كيفية استخدام أحد تلك الأجهزة، فإنك تستطيع تقليل وقتك المستخدم في الكتابة بنسبة 80%. إن هذا الأمر يستغرق 20% أو أقل من الوقت في إملاء شيء، عن أن يكتبه شخص آخر بيده أو تكتبه أنت شخصيا، كما أن جهاز الإملاء يوفر وقت الشخص الذي سيقوم بالكتابة من أجلك. وعادة ما يكون الأمر أسهل بكثير عند النسخ من شريط تسجيل في محاولة تفسير الكتابة اليدوية لأي شخص.
وعند استخدام جهاز الإملاء، هناك ثلاثة مبادئ أساسية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة المضمونة:
أولا: اكتب موجزا لما ستمليه. دون العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية قبل أن تبدأ. وفكر جيدا في بنية الجملة في عقلك قبل أن تبدأ الإملاء على الشريط. ولا تخشى العودة في كلامك، أو محو بعض الكلام، وافعل ذلك مرارا وتكرارا باستخدام أفضل اختيار للكلمات.
ثانيا: لا تحاول أن تسعى للكمال. في بعض الأحيان، يكون صوتك الطبيعي في المحادثة هو أفضل وأصح نحويا. وبإمكانك دائما العودة وتصحيح الأخطاء الرئيسة في وقت لاحق. فمن الأسهل كثيرا أن تقوم بتحرير ما قد تمت كتابته أو إملاؤه بشكل صحيح تماما من أول مرة.
ثالثا: ركز على إملاء أفكارك في أسرع وقت ممكن. وبعد ذلك عد ونقحها قبل وضع اللمسات الأخيرة عليها. وفي وقت لا يكاد يذكر على الإطلاق، سوف تتمكن من إملاء الخطابات والتقارير بشكل صحيح تماما لدرجة أنها لن تحتاج إلى تصحيح أو تعديل على الإطلاق.
7- اجعل السفر الجوي مثمرا:
يعد السفر أحد المجالات المهمة التي يعد التنظيم الشخصي فيها مهما، ولاسيما السفر الجوي. منذ بضع سنوات، استعانت شركة "هيوز إير ويست" –وهي شركة طيران إقليمية كانت تعمل في وقت ما في غربي الولايات المتحدة- بشركة استشارية لمقارنة كفاءة الطيران بالدرجة الأولى بالطيران بالدرجة الاقتصادية، ومع العمل في المكاتب العادية. وما توصلت إليه هذه الشركة هو أن ساعة واحدة من وقت العمل دون انقطاع في أي طائرة قد حققت ما يعادل ثلاث ساعات من العمل في بيئة عمل عادية. وكانت الكلمة الرئيسية هي "دون انقطاع". فإذا كنت تخطط مسبقا وتنظم عملك قبل المغادرة للمطار، فإنك تستطيع إنجاز قدر هائل من العمل قدر هائل من العمل أثناء وجودك في الهواء.