6 معتقدات تسبب ضياع الوقت
* لا يوجد لدي وقت للتنظيم:
يحكى أن حطابا كان يجتهد فى قطع شجرة فى الغابة ولكن فأسه لم يكن حادا إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له : لماذا لا تشحذ فأسك ؟ فأجاب الحطاب وهو منهمك فى عمله : ألا ترى أنني مشغول فى عملي ؟ !
من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب فى القصة ! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضا على بذل مجهود أقل فى قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك مشغول بعملك.
وهذه معادلة بسيطة إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع فى عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه فى ساعات اليوم
* المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم :
فى إحصائيات كثيرة نجد أن امورا صغيرة تهدر الساعات سنويا، فلو قلنا ثلا أنك تقضي 10 دقائق فى طريقك من البيت وإلى العمل، وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يوميا تنتقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل فى الأسبوع 5 أيام أسبوعيا.
" الوقت المهدر " 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعيا
100 دقيقة أسبوعيا × 53 أسبوعيا = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا
لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا فى شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقعت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر ؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنيا حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت موردا للأفكار الإبداعية المتجددة.
* الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت:
من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لانهاء أعمالهم.
اعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ فى تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك.. أي تصبح أداة بأيديهم.
* كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت:
افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياما، ماذا ستفعل ؟
الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك، وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
ولتعلم أن كل ساعة تقضيها فى التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك ؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها فى أمور آخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.
* لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل:
لا توجد ذاكرة كاملة أبدا وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور :
أولا - لن يكون هناك عذر اسمه نسيت، لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة أو الحاسب !!
ثانيا : ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لان عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره فى ورقة أو فى الحاسب والان هو على استعداد لاني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.
* حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي ؟
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر فى زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.