5 نصائح لتنظيم بريدك الإلكتروني

في البداية، كان انتشار التطور التكنولوجي خطوة إيجابية جدا لعالم الأعمال، فقد زاد نسبة كفاءة المؤسسات وسرعتها في أداء العمل، إلا أنه أصبح اليوم مصدر فوضى وإلهاء للموظفين. وهناك خطوات عدة يمكن للموظف اتخاذها حتى يخفف من فوضى الرسائل الإلكترونية، ويتعامل معها بشكل أكثر فعالية:

1. الغربلة: وهي أهم خطوة على الموظف اتخاذها لتنظيم بريده، فالعديد منا ينسى أحيانا رسائل مهمة بعد أن ضاعت في زحمة الرسائل الأخرى التي تصل يوميا. ولتجنب هذه المشكلة، عليك تقسيم رسائلك بين 3 فئات على الأقل، وهي: الرسائل غير المهمة، والرسائل التي يجب الاطلاع عليها حين يتوافر الوقت لذلك، والرسائل المهمة جدا. وحاول أن تتخلص من الرسائل غير المهمة بسرعة، إذ غالبا ما يكون الرد عليها سهلا وسريعا ويمكن حذفها بعد ذلك. كما يمكنك الرد على الرسائل التي يجب الاطلاع عليها حين يتوافر متسع من الوقت لذلك. أما الرسائل المهمة، فاتركها على شاشتك الرئيسة لتذكر نفسك بها كلما نظرت إلى بريدك.

2. الاتفاق مع الزملاء والأصدقاء حول الوقت المناسب لإرسال الرسائل: يمكنك أن تتناقش مع أصدقائك وأفراد عائلتك وزملائك في العمل، حول الأوقات المناسبة لتلقي الرسائل، لاسيما رسائل الهاتف النصية والفورية، فهي تغري المرء بالرد فورا، مما يتسبب بإلهائه عن العمل. فإذا اتفقت مع من حولك على ذلك فستتجنب هدر الكثير من الوقت يوميا.

3. إبطال الإشعارات الخاصة بالرسائل الجديدة: بعد أن رسمت حدودا لأصدقائك وزملائك حول الوقت الأمثل لتبادل الرسائل، عليك أن ترسم حدودا لنفسك أيضا، وأفضل سبيل إلى ذلك هو إبطال الإشعارات المرئية والصوتية على نظام ويندوز، والتي تنبئك بوصول رسائل جديدة. فحين لا تسمع منبه الرسائل لا ينقطع تركيزك في العمل. وهناك الكثير من البحوث العلمية حول أداء المهام المتعددة في وقت واحد، ومعظمها تشير إلى أن هذا الأمر غير ممكن، فكلما انقطعت عن التركيز في مهمة ما ومن ثم رجعت إليها، سيكون عليك البدء فيها من جديد لأن حبل أفكارك قد انقطع، وهكذا ستهدر المزيد من الوقت.

4. تجنب تفقد البريد الشخصي كثيرا: إذا كان لديك بريد إلكتروني شخصي، حدد أوقاتا معينة لتتفقده. ويمكنك مثلا أن تفتحه قبل البدء بالعمل أو خلال استراحة الغداء أو بعد مغادرة المكتب، وتجنب أن تتفقده بين الفينة والأخرى.

5. إغلاق البريد الإلكتروني ليلا: كلما بقيت تعمل وترد على الرسائل الإلكترونية بعد العمل وفي المساء، افترض الآخرون أو توقعوا منك أن تكون موجودا في هذه الأوقات. كما أن الرد على الرسائل الإلكترونية ليلا يعني التفاعل مع أناس يكونون انطباعات محددة عنك، وسيعتقدون في نهاية المطاف أنك موجود طوال الوقت وجاهز للرد دائما. ولحل هذه المشكلة ارسم بعض الخطوط الحمراء؛ فمثلا أعلم زملاءك بأنك لن تفتح بريدك الإلكتروني بعد ساعة معينة حتى صباح اليوم التالي، أما إذا ظللت ترد على الرسائل في وقت متأخر من الليل، فسيعتقدون أنك تعمل ليل نهار دون توقف. وشجع زملاءك في العمل على فعل الشيء نفسه أيضا.

إن معظم هذه النصائح تتطلب ضبط النفس، والاتفاق مع الآخرين حول ما هو مقبول لك وما هو غير مقبول. وتذكر أنك أنت المسؤول عن معظم الفوضى التي تعاني منها يوميا.