5 طرق للتعامل مع الزيارات المفاجئة

1. خصص وقتا هادئا للعمل:
أولا: حدد وقتا هادئا أثناء اليوم تركز فيه على عملك. وخلال هذا الوقت، لاتسمح بأية مقاطعات. واحصل لنفسك على لافتة مكتوب عليها "ممنوع الإزعاج" من أي متجر أو فندق، وضعها على بابك. ووضح أن عندما تكون اللافتة بالخارج، فإنك لاتريد الإزعاج لأي سبب كان من أي شخص، إلا في حالات الطوارئ.

2. قف بسرعة:
تعامل مع الزائرين غير المرغوب فيهم من خلال النهوض عندما يدخلون مكتبك. منذ بضع سنوات، كنت أعمل في شركة بها مدير كان ينتقل من مكتب لآخر لإجراء المحادثات، وكان أحد أكثر المتحدثين المثيرين للملل. لقد كان رفيقا لطيفا، ولكن عندما يدخل المكتب، وتعرف أنه إذا جلس، فسوف يستمر لمدة نصف ساعة. وأخيرا تعلمت كيفية التعامل مع زيارته غير المرغوب فيها. ففي اللحظة التي يكون فيها عند الباب، كنت أقف على الفور واخرج من مكتبي تماما كما لو كنت في طريقي للخارج. وكنت أقول له: "إنه شيء لطيف أن أراك، ولكنني سأرحل للتو. سأمشي معك حتى الخارج". وعندئذ أصحبه إلى الباب وأقوده للخاج حتى الردهة، وأحرص أنا نفسي على أن أبدو وكأني في طريقي للخروج. وعندئذ أذهب إلى الحمام أو إلى أي مكتب آخر حتى يكون قد ذهب تماما، وعندئذ فقط أعود إلى مكتبي. وقد وفرت لي هذه الطريقة قدرا هائلا من الوقت لم يكن بمقدور المديرين التنفيذيين الآخرين في الشركة تجنب خسارته.

3. انتقل بالمناقشة إلى النهاية:
عندما يستمر الاجتماع لفترة طويلة بما فيه الكفاية، قل:"هناك شيء آخر قبل أن تذهب". وعندئذ انهض من مكتبك. وقد زائرك إلى الباب، وأنه المحادثة بأي شيء يمكن أن يخطر لك، وصافحه، وبعد ذلك عد إلى العمل. وهناك تنوع آخر لهذه التقنية وهو أن تقول: "هناك شيء آخر قبل أن تذهب، أريد أن أريك شيئا". ثم اصطحب الزائر خارج المكتب وأره نباتا، أو كتابا أو قطعة أثاث جديدة، أو أي شيء يمكن أن يخطر ببالك. ثم، استدر وعد إلى العمل، واتركه هناك ليواصل خروجه.

4. رتب مواعيد محددة للاجتماعات:
للتعامل بفعالية مع الزائرين غير المتوقعين، يمكنك ترتيب أوقات محددة تتلاءم مع كلكما. حدد مواعيد للاجتماع بالناس في مكتبك، وحدد مواعيد مع طاقم العمل لديك. واجعلهم يعرفوا أنه في أوقات معينة من اليوم سوف يكون بابك مفتوحا وسوف تكون متاحا.

5. تجنب إضاعة وقت الآخرين:
ابذل كل جهد ممكن لتجنب أن تكون زائرا غير متوقع على الآخرين. فإذا كنت تزور شخصا آخر زيارة غير متوقعة، فعليك دائما أن تكون مهذبا بما يكفي وأن تسأل: "هل هذا وقت جيد، أم يمكن أن نلتقي معا في وقت لاحق؟"، وشجع الآخرين على فعل نفس المجاملة معك بسؤالك عندما يكون لديك وقت متاح; فالأمر المثير للدهشة هو عدد الأشخاص الذين يهدرون وقت الآخرين دون وعي ولا يدركون ذلك.