5 حيل من باربرا كوركوران للحفاظ على إنتاجية فريقها عند العمل من المنزل
في الوقت الذي تقوم فيه الشركات في جميع أنحاء العالم بتحويل موظَّفيها إلى العمل عن بُعد، تماشياً مع أزمة فيروس كورونا؛ تعمل نجمة المسلسل التلفزيوني "Shark Tank"، ووكيلة العقارات (باربرا كوركوران)، من المنزل.
إليكَ "الحيَل" التي وضعتها (باربرا كوركوران) لموظَّفيها للحفاظ على إنتاجيَّتهم:
1. تجهيز مساحة عمل مخصَّصة:
تقول (كوركوران): "أنت بحاجةٍ إلى مساحة عمل. يعتقد الكثير من الأشخاص أنَّ العمل من المنزل سيكون مناسباً، حيث بإمكانهم أن يستخدموا طاولة غرفة الطعام، ويضعوا جهاز الكمبيوتر الخاصَّ بهم عليها، وينطلقوا في العمل؛ لكنَّ الأمر ليس بهذه البساطة. أجد أنَّه عندما يعمل الناس من المنزل، فيجب أن يكون لديهم مساحة عملٍ مخصَّصة".
لكنَّ أدركت كوركوران أنَّ معظم موظَّفيها الذين يعيشون في مدينة نيويورك لا يملكون مساحةً في شقَّتهم لمكتبٍ منزلي، وأنَّ بعضهم لديهم زملاء يتشاركون معهم الغرفة، خاصةً الشباب الذين لا يجدون سوى مساحةٍ صغيرةٍ جداً للعمل في هذه الشقق، إذ ليس لديهم مساحةٌ إضافية. لذا أخبرت كلِّ عضوٍ في فريقها أن يخصِّص حيِّزاً لم يكن يستخدمه من قبل، ثمَّ طلبَتْ منهم أن يرسلوا لها صوراً لتجهيزاتهم.
تقول: "طلبتُ من فريقي تخصيص حيِّزٍ مهجورٍ في أماكن سكنهم وتجهيزه ليصير بمثابة مساحة عمل خاصة، وما عنيته حقاً مجرَّد حيِّزٍ صغير. كما طلبتُ منهم الخضوع للمساءلة، وإرسال صورةٍ لمساحة العمل هذه بحلول نهاية الأسبوع. يجب أن يُظهِروا لي مكان عملهم؛ ليس لأنَّني لا أثق بهم، ولكن لأنَّ ذلك يمنحهم موعداً محدَّداً، فلطالما اعتاد الأشخاص في المكتب على المواعيد النهائية التي لا وجود لها عند العمل من المنزل، حيث يعدُّ المنزل المكان الذي يشعر فيه الأشخاص بالكثير من التشويش ولا ينتجون؛ لذلك كان هذا الموعد النهائي الأول".
2. الحصول على المعدات واللوازم المناسبة:
طلبت (كوركوران) من موظَّفيها التفكير فيما يحتاجون إليه في المنزل ليكونوا منتجين.
تقول كوركوران: "أخبرني الجميع قائلين: (حسناً، لدي هاتفي الخلوي، ولدي جهاز الكمبيوتر الخاص بي. أعتقد أنَّ هذا يكفي)؛ ولكن عندما تفقَّدت ذلك، أدركت أنَّ الجميع بحاجةٍ إلى طابعة، لذا أرسلت الطابعات إلى منازل الجميع في ذلك اليوم. بالإضافة إلى الطابعات، حَرصتُ على أن يمتلك كلٌّ منهم اتصالاً بالإنترنت عالي السرعة؛ وإذا كان أيُّ شخصٍ بحاجةٍ إلى معداتٍ متخصِّصة، كنت أرسلها إلى منزله. دفعهم مجرَّد قيامي بذلك إلى حافة الجنون، إذ كانوا يعتقدون أنَّهم طالما يمكثون في المنزل، فلا بأس في القيام بأيِّ شيء، وهذا ليس أمراً جيداً، حيث أنَّهم لن يقدِّموا جودة العمل المكتبي نفسها، ولن أحصل أنا على الجودة نفسها أيضاً. برأيي الشخصي، يحتاج الموظفون إلى الإمدادات المناسبة إلى جانب المعدات، ولقد أخبرت الجميع بأن يُحضِروا دفاتر ومشابك ورق ومقص ودبَّاسة، ويضعوها في حقيبة. ولجعل الأمر أكثر متعة، أحضرت بالفعل حقائب جميلةٍ ومزخرفةٍ للجميع. قد تكون هذه التفاصيل تافهة، ولكن أعتقد أنَّ هذا يجعل الناس على استعدادٍ للنجاح؛ لأنَّهم يشعرون أنَّ الأمر أكثر رسميةً من مجرَّد كونهم يعملون من المنزل، وهذا تحديداً ما أريده".
3. تحديد اجتماعات لتسجيل الحضور:
تجد (كوركوران) أنَّه من الهامِّ للغاية الحفاظ على التواصل بين أعضاء الفريق في أثناء عملهم من المنزل، وقد قالت: "ما كنت قلقةً بشأنه، وفكَّرت فيه كثيراً قبل لقائي بالفريق، هو كيف سنحافظ على العلاقة الرائعة التي كانت تجمعنا في المكتب، وسهولة التواصل فيما بيننا، حيث يجلس كلُّ شخصٍ بجوار الآخر. فما تفتقده عندما لا تكون في المكتب هو التواصل اللفظي السريع".
حدَّدت (كوركوران) عدداً معيناً من الاجتماعات في الأسبوع، وذلك للحفاظ على التواصل بين الموظفين، حيث تقول: "يجب على الأشخاص الذين يعملون عادةً في مشروعاتٍ مع بعضهم بعضاً، التحدُّث إلى بعضهم عبر الهاتف لمراجعة ما يفعلونه معاً، وذلك في صباح يوم الإثنين في الساعة العاشرة من كلّ أسبوع. وعليهم بحلول ظُهر الجمعة، أن يخبروا بعضهم بعضاً عمَّا يريدونه في جدول أعمال يوم الإثنين".
كما أوصت موظفيها بوضع قائمة موضوعاتٍ لمناقشتها خلال اجتماعاتهم، قائلة: "أعتقد أنَّ هذه طريقةٌ فعَّالة، حيث لا يتهرَّبون من مسؤولية مناقشة بقية المواضيع".
4. تشجيعهم على وضع جدول مرن:
تقول كوركوران: "قديماً، كان يأتي معظم الناس في حوالي الساعة التاسعة أو التاسعة والنصف صباحاً إلى مكتبي، ويظلُّون حتَّى الخامسة والنصف أو الثامنة؛ أمَّا اليوم، إذا كنت تستيقظ مبكِّراً وتريد أن تبدأ يومك في الساعة 6 صباحاً، فما المانع؟ هذه فرصةٌ لمعرفة كيف يمكنك أن تعمل بشكلٍ أفضل، كما أنَّها فرصةٌ أيضاً لترى مدى تنظيمك ومدى أخلاقيات عملك الحقيقية دون أن يراقبك أيُّ شخص. لذا، يمكنك أن ترى كيف يمكنك أن تكون عندما تُصبح مديراً لنفسك. إنَّها فرصةٌ للتقدُّم إذا كنت ترغب ببدء نشاطٍ تجاريٍّ خاصٍّ في أيِّ وقت، وسيكون هذا اختباراً رائعاً لمعرفة ما إذا كنت قادراً على تنظيم نفسك، أم لا".
5. درسٌ للمدير أيضاً:
هناك شيءٌ واحدٌ في العمل من المنزل يجعل (كوركوران) عصبيةً بعض الشيء، تقول: "لم أفعل هذا من قبل، ولم أعمل من المنزل سابقاً، فقد كان لديَّ موظفون فرديون يعملون بمفردهم في المنزل، ولكن ليس الفريق بأكمله. لذا، تعلَّمتُ تعديل أسلوب إدارتي، وألقيت محاضرةً على نفسي قبل النوم، إذ كان عليَّ أن أذكِّر نفسي بأنَّه يمكنني التحدُّث إلى الناس، وتحفيزهم، ومنحهم مهامهم، وإرسال رسائل بريدٍ إلكترونيٍّ لهم طوال اليوم، دون أن أشعر بالذنب. قد لا تريد أن تزعج الناس بشكلٍ متكرِّر عندما يكونون في المنزل؛ ولكن من وجهة نظر مدير، فإنَّهم يعملون في المنزل تحت إمرتك، وأنتَ تدفعُ لهم كي يعملوا".