4 عوامل تحدد نجاح برامج مساعدة الموظفين من عدمه
توجد مجموعة متزايدة من الأدلة على تأثير برامج مساعدة الموظفين (Employee Assistance Programs) أو ما يُعرَف بالـ (EAP) في إنتاجية مكان العمل، فهي تقلل غياب الموظفين عن العمل وضعف الإنتاجية والتوتر في مكان العمل، وتُحسِّن مشاركة الموظفين والرضى عن الحياة.
لقد أصدرت جمعية "تشيستنات غلوبال بارتنرز" (Chestnut Global Partners) وجمعية "محترفي مساعدة الموظفين" (Employee Assistance Professionals Association) العام الماضي تقريراً قيَّمَتا فيه 13400 من مستخدمي برامج مساعدة الموظفين قبل وبعد استعمال هذه البرامج، وأظهرت نتيجة التقرير أنَّ استعمال هذه البرامج يُحسِّن بالطبع هذه المتغيرات الخمسة في مكان العمل، ولكنَّها تعمل أيضاً كأداة لإدارة المواهب فتساعد على حل العديد من المشكلات الجذرية التي تهدد الإنتاجية والمشاركة والاحتفاظ، فمن البديهي إذاً أن تبحث عن أفضل طريقة لهيكلة وتقديم برنامج مساعدة الموظفين لضمان نجاح البرنامج في تحقيق هذه النتائج.
يوجد نوعان من هذه البرامج؛ نوع داخلي يعمل به ويديره موظفو الشركة، وآخر خارجي تقدمه جهة تتعاقد معها الشركة، وغالباً ما يُفضَّل النوع الخارجي عندما يتحفز المشتري بعوامل مثل التكلفة والكفاءة، وقد يشعر بعض الموظفين براحة أكبر عند البحث عن مثل هذه الخدمات الشخصية بعيداً عن موقع العمل.
مع ذلك، يجب على أصحاب العمل النظر في خيار آخر، وهو البرنامج الداخلي والخارجي معاً أو ما يُعرَف بالبرنامج الهجين؛ إذ تجمع هذه البرامج المختلطة ما بين مزايا البرامج الداخلية والخارجية، فهي تُقدِّم خدماتها داخل العمل وخارجه وتقدم استجابةً سريعة وتزيد تعاطف المشرفين، كما أنَّها تُقدَّم على مدار الساعة وطيلة أيام الأسبوع وفي كل بقعةٍ من العالم، فتُحَلُّ من ثم معضلة مبدأ الاعتدال التي تشرح كيفية تخصيص برنامج مساعدة موظفين يحتوي على العناصر الصحيحة ليكون أكثر فاعلية في تحسين المواهب الموجودة لديك.
أجرى الباحثون في الآونة الأخيرة مقابلات مع 29 مديراً للبرامج الداخلية أو الهجينة، ونصف هذه البرامج تعمل حالياً ونصفها الآخر من البرامج التي قُلِّصَ حجمها أو أُلغيَت أو دُعِمَت بمصادر خارجية، وكان الهدف من ذلك هو الوصول إلى فهم أفضل لتجارب الصف الأول من المديرين وما هي الظروف التي ازدهرت فيها برامجهم وأين تعثروا. رأت الدراسة أنَّ وجود انسجام بين العوامل التنظيمية والخصائص الإدارية لبرامج مساعدة الموظفين قد يكون مرتبطاً بنجاحها وكذلك بتآكل الاستثمارات الأكثر متانة في البرامج الداخلية، وقد تضمَّنت العوامل الرئيسة ما يأتي:
- احتواء التكلفة والتغيير: تُعَدُّ ضغوط التكلفة شائعة لدى صانعي القرار فيما يتعلق بالمزايا والموارد البشرية، ولا سيما خلال فترات الركود والفوضى الاقتصادية عندما يتعيَّن عليهم اتخاذ قرارات صارمة فيما يخص الموظفين والمزايا والبرامج، كما أنَّ التغيير التنظيمي أو عمليات الاستحواذ أو الدمج أو تبديل القادة تميل إلى إحداث تغييرات في برامج مساعدة الموظفين القديمة، وغالباً ما تؤدي إلى تقليل الاستثمار في هذه البرامج.
- لقد وُجِدَ أنَّ الهيكلة التنظيمية تشكل عنصراً هاماً في استدامة هذه البرامج، فالبرامج التي أُديرت من قِبَل منظمات ربحية من المحتمل جداً أن تُهمَّش أو يُستَعان بمصادر خارجية خلال الإنفاق الأكبر للمزايا، بينما المنظمات التي تبني برامجها على موظفين داخليين مثل أقسام الموارد البشرية والمزايا والسلامة والقسم الطبي والأمن والشؤون القانونية، فمن المرجح أن تستثمر أكثر في برامج داخلية.
- أبطال داخليون: من الشائع أن تشاهد استثمارات أكبر في هذه البرامج عندما يحمل مديرو الموارد البشرية والمزايا حكايات وتجارب عن قيمة البرنامج الداخلي؛ إذ يتعلق قرار تنفيذ الاستثمارات في البرنامج الداخلي والاحتفاظ بها بالمدير أكثر مما يتعلق بالبرنامج نفسه، وغالباً ما يتلقى مديرو البرامج الذين يتمتعون بالثقة والاحترام دعماً أكبر لبرامجهم.
- صفات مدير البرامج: تُحقِّق البرامج ومديروها نجاحاً أكبر عندما يفهمون الثقافة التنظيمية ويصممون تطبيقات تتناسب مع الاحتياجات والمتطلبات الفريدة لتلك المنظمة المعنية، ومن المرجَّح أن يستثمر مديرو برامج مساعدة الموظفين وصانعو القرار في أقسام الموارد البشرية أكثر في هذه البرامج عندما يكون المدير قادراً على إظهار مدى أهميتها ويفهم صانعو القرار حقاً قيمتها الحقيقية.
توجد نقاط بالغة الأهمية يستفيد منها الموظفون والموارد البشرية. لا تقلل من قيمة البرنامج الخاص بك؛ فسواءً كان البرنامج المناسب لمؤسستك داخلياً أم خارجياً أم هجيناً، ستحقق بالتأكيد ثمن ما دفعته لأجله.
خُذ في حسبانك القضايا الملحة المتعلقة برأس المال البشري والقيمة التي يمكن أن يضيفها البرنامج الداخلي أو الهجين إلى البنية التحتية الداخلية لمؤسستك وكيف سيُلائِمها، وتذكَّر أيضاً المخاطر التي ستواجهها إن لم تُقدِّم برنامجاً عالي الجودة؛ إذ إنَّ الاستثمار المالي الصغير نسبياً في البرامج الداخلية أو الهجينة سيعوضك بزيادات كبيرة في الإنتاجية والمشاركة والسلامة والقيمة الإجمالية لوظيفة الموارد البشرية.
قد لا يكون الاستثمار في برنامج داخلي أو هجين مناسباً لكل مؤسسة، ولكن بالنسبة إلى الكثيرين يمكن لهذا الاستثمار الصغير - إذا ما تمت هيكلته بالطريقة الصحيحة - أن يقدم لاستراتيجيةِ الموارد البشرية وإدارة المواهب المدروسة جيداً مواردَ لا تقدَّر بثمن.