4 أفكار للتنظيم الشخصي

1- اجعل النظام عادة رئيسية:
تذكر أن النظام عادة رئيسية للإنتاجية الشخصية. ويمكنك زيادة إنتاجيتك ونتائجك بشكل مثير ببساطة من خلال ترتيب وتنظيم مكان عملك، وربما تكون قد سمعت مقولة إن "النظام هو أول قوانين السماء". والنظام هو القانون الأول للأرض أيضا. وأنت بحاجة إلى حس من النظام لتشعر بالاسترخاء والتحكم في بيئتك وحياتك. كما أنك في الواقع تحصل على شعور بالبهجة والإشباع في كل مرة تنظم فيها جزءا من حياتك أو عملك.

وعندما ترتب مكتبك وتنظمه، فإنك تشعر بأنك أكثر سيطرة على عملك. وعندما تنظف سيارتك، فإنك تشعر بتحمل المزيد من المسئولية عن حياتك الشخصية. وعندما تنظم حافظتك أو حقيبتك، أو حتى منزلك ودولابك، فإنك تشعر وكأنك شخص أكثر فعالية; حيث يرتفع تقديرك لذاتك، وتزداد ثقتك بنفسك واحترامك لذاتك، وتشعر أنك شخص أكثر قوة، وتولد المزيد من الطاقة وتشعر بمزيد من التصميم على القيام بوظيفتك.

2- استرخ وقيم نفسك:
وهذا تدريب جيد لك: انهض من مكتبك أو مكان عملك واسأل: " ما نوعية الشخص الذي يعمل في هذا المكتب؟".

انظر في حافظتك أو حقيبتك واسأل: "ما نوعية الشخص الذي قد يمتلك حافظة أو حقيبة من هذا القبيل؟".

انظر إلى سيارك وانظر في خزانتك وفي بيتك، وفي فنائك، واسأل:" ما نوعية الشخص الذي قد يعيش بمثل تلك الطريقة؟".

هل تعهد لذلك الشخص بأي مهمة هامة؟ لماذا نعم أو لماذا لا؟ قيم نفسك بأمانة من خلال منظور طرف ثالث محايد. فماذا ترى؟

في سلسلة من المقبلات مع كبار المسئولين التنفيذيين ـ قال خمسون شخصا من بين اثنين وخمسين شخصا من المشاركين إنهم قد لا يمنحون ترقية لشخص يعج مكتبه بالفوضى أو يعمل في بيئة عمل مشوشة. وحتى لو كان الشخص ينتج عملا جيدا، يقول هؤلاء التنفيذيون إنهم لا يثقون في منح منصب مسئولية لشخص لا يستطيع أن يكون منظما. فلا تدع هذا الأمر يحدث لك.

3- ارفض أن تتذرع بالأعذار:
هناك الكثير من الأشخاص الذين يعملون في بيئة فوضوية يستخدمون ذكائهم ضد أنفسهم. إنهم يستخدمون ذكائهم لتبرير وعذر أنفسهم على الفوضى التي تعج بها أماكن العمل الخاصة بهم. فيقولون أشياء من قبيل: " أنا أعرف أين يوجد كل شي" أو يقول أشياء غير مضحكة مثل "أي مكتب نظيف هو علامة على وجود عقلية مريضة".

ولكن أي دراسة تتعلق بالكفاءة في مكان العمل تلخص إلى وجود هذه الممارسات في خداع الذات. وقد تبين أن الشخص الذي يقول إنه يعرف مكان كل شيء يستخدم قدرا ضخما من قدرته العقلية. وطاقاته الخلاقة في تذكر أماكن الأشياء. بدلا من أداء وظيفته.

والأشخاص الذين يقولون غنهم يعملون بشكل جيد في بيئة مشوشة هم في العادة مخطئون; فلو عملو في بيئة جيدة الترتيب والتنظيم لأية فترة من الوقت، لاندهشوا من مدى الفعاليةوالانتاجية التي كانوا سيصبحون عليها. فإذا كنت أنت أو أي شخص آخر تعرفه لديه ميل لتبرير ومحاولة شرح الفوضى في مكتبه أو مكان عمله، فتحدى نفسك، أو الشخص الآخر، للعمل على مكتب نظيف لمدة يوم كامل. وستدهشك النتيجة.

4- إعمل على مكتب نظيف:
ذات مرة ألف "جوي شوجرمان" –صاحب مشروع البريد الدعائي- كتابا يشرح فيه قواعده الخمس للنجاح. وكان أحد مبادئه الخمسة مبدأ يقول: "أنه كل يوم ومكتبك نظيف". وقد نشر هذه القاعدة في جميع أرجاء مؤسسته وقد أجبرت هذه السياسة جميع الموظفين على العمل بمزيد من الكفاء وانجاز عملهم بحلول نهاية كل يوم وقد أسهمت بشكل كبير في تحقيق النجاح.

نصيحة لكل مدير يسعى لتحقيق الأفضل للعمل:
أجبر الجميع من لحظة التوظيف وحتى نهاية العمل أن يرتبوا مكاتبهم ويتركوها أنيقة ومنظمة في نهاية كل يوم ولا تستمع لمجادلاتهم وهددهم بأنك ستلقي بكل شيء على مكاتبهم في سلة المهملات في نهاية كل يوم ليتخلص منها عمال النظافة في الفترة الليلية، وأرهم الجدية في هذا التهديد وعواقب عدم الاستماع للأوامر الإدارية.

كرر هذا لمدة أسبوع وسترى أن موظفيك سينجزون ضعف أو ثلاثة أضعاف ما كانوا ينجزونه من قبل في بيئة العمل الفوضوية.