15 نصيحة لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز
إذا كنت مثل معظم المحترفين، فربَّما تكتب عشرات رسائل البريد الإلكتروني في اليوم، ولكنَّك بالكاد تفكِّر في عناوينها؛ والتي عادةً ما تكون عبارةً عن فكرةٍ لاحقةٍ تُضيفها قبل أن تُرسِل البريد مباشرة. إذا كان الأمر كذلك، فأنت ترتكب خطأً جسيماً؛ لأنَّ العنوان غالباً ما يُحدِّد ما إذا كان البريد الإلكتروني يستحق القراءة أم لا، ويحدِّد للمستلم كيف يرد.
ولذلك، طلبنا من خبراء التسويق عبرَ البريد الإلكتروني تقديم أفضل نصائحهم لصياغة عنوانٍ مثالي، سواءً أكنت تبحث عن وظيفة، أم ترسل رسالة بريدٍ إلكترونيٍّ إلى زملاء العمل، أم تتواصل مع العملاء المحتملين؛ فإليك كيفية القيام بذلك:
1. اكتب العنوان أولاً:
تقول "أماندا أوغستين" (Amanda Augustine)، الخبيرة في شركة خدمات توظيف (TheLadders): "إنَّ أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص هو نسيان كتابة عنوانٍ مناسب عند كتابة بريدٍ إلكتروني، ومن المرجَّح أن تبقى الرسالة التي تحتوي على عنوانٍ فارغٍ غير مقروءة ضمن البريد الوارد، أو تضيعَ في صندوق بريدٍ إلكترونيٍّ مزدحم؛ لذلك، اكتب عنواناً قبل إرسالكَ بريداً إلكترونياً، حتَّى تؤكِّد أنَّه أمرٌ هام".
2. اجعله قصيراً:
تقول أماندا أنَّ البريد الوارد النموذجي عن طريق متصفح الإنترنت يكشف عن 60 حرفاً من عنوان البريد الإلكتروني، في حين يعرض الهاتف المحمول من 25 إلى 30 حرفاً فقط؛ ولذلك، عَنْوِن موضوع بريدك الإلكتروني ببضع كلمات.
3. ضع أهمَّ الكلمات في البداية:
يقول دميتري ليونوف "Dmitri Leonov"، نائب رئيس خدمة إدارة البريد الإلكتروني "سينبوكس" (SaneBox): "تُقرَأ 50٪ من رسائل البريد الإلكتروني على الهواتف المحمولة، ونظراً لأنَّك لا تعرف حجم العنوان الذي يمكن عرضُهُ من الهاتف الذكي، فمن الهامِّ وضع أهمِّ المعلومات في البداية؛ وإذا قمت بخلاف ذلك، فقد تُقتطَع تفاصيل مقنعة من رسالتك".
4. تخلَّص من كلمات الحشو:
لا تُضِع هذه المساحة الثمينة بكلماتٍ غير ضروريةٍ مثل "مرحباً"، و"سعيدٌ بلقائك"، و"شكراً"، والتي يمكن تضمينها بسهولةٍ في نص الرسالة نفسها.
5. كن واضحاً ومحدَّداً بشأن موضوع البريد الإلكتروني:
يجب أن يوضِّح العنوان موضوع الرسالة الإلكترونية بالضبط، حتَّى يتمكَّن المستلم من تحديد أولوية البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى فتحه؛ على سبيل المثال: جملة "هل لديك ثانية من وقتك؟" جملةٌ غامضة، تقول أماندا: "يتعيَّن على القارئ فتح البريد الإلكتروني أو الردُّ لمعرفة ما تريد؛ فإذا كان طلب عمل، فضمِّن اسمك ومنصبك؛ أما إذا كنت تكتب إلى زميلٍ آخر، فيجب عليك تحديد المشروع الذي يشير إليه البريد الإلكتروني".
6. حافظ على البساطة والتركيز:
يقول "كيب بودنار" (Kipp Bodnar)، نائب الرئيس في منصة برامج التسويق "هاب سبوت" (HubSpot): "إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً تسويقياً بشكلٍ خاص، فإنَّك يجب أن تركِّز على إجراءٍ واحد، والذي يجب إيصاله من خلال العنوان. مثلاً: إذا كنت تسوق لوجبةٍ سريعة، فوضِّح كيف يمكن للقارئ الاستفادة منها، وحدِّد كيفية إيصالها".
7. استخدم كلمات مفتاحية تناسب البحث والتصفية:
يقول ليونوف: "معظم المحترفين لديهم فلاتر ومجلداتٌ جرى إعدادها لإدارة بريدهم الإلكتروني، وربَّما لن يركِّزوا على رسالتك عندما يرونها لأوّل مرّة؛ لهذا من الهامِّ تضمين كلماتٍ رئيسةٍ ذات صلةٍ بموضوع البريد المرسَل، بما يجعلها قابلةً للبحث لاحقاً".
8. حدِّد ما إذا كنت بحاجة إلى رد:
تقول أماندا: "يريد الناس أن يعرفوا ما إذا كان يجب عليهم قراءة هذا البريد حالاً، وما إذا كان عليهم الرد". إذا كنت بحاجةٍ إلى رد، فوضِّح الأمر في العنوان بقول "يُرجَى الرد"، أو "الأفكار المطلوبة بشأن موضوع كذا وكذا"؛ أمَّا إذا لم يكن الأمر كذلك، فما عليك سوى بدء سطر العنوان بـ "من فضلك اقرأ"، أو استخدم "لا حاجة إلى رد".
9. حدِّد موعداً نهائيَّاً في العنوان:
إذا كان لديك الكثير من المعلومات لتقولها في البريد الإلكتروني نفسه، فتحديد الموعد النهائي في العنوان مباشرةً، يزيد من احتمالات استجابة القراء بشكلٍ كبيرٍ. على سبيل المثال: بعد موضوع البريد الإلكتروني، يمكنك أن تقول: "الرجاء الرد بحلول يوم الجمعة".
10. احرص على تضمين اسم الشخص الذي أَوْكل إليكَ كتابة البريد:
تقول أماندا: "إذا تمت إحالتك من قبل أحد معارفك، فلا تحفظ ذلك في نص الرسالة الإلكترونية، بل ضعه في العنوان للفت انتباه القارئ على الفور". وعلاوةً على ذلك، تقترح أماندا بدء العنوان بالاسم الكامل للشخص الذي أحالك.
11. أبرِز القيمة التي تُقدِّمها:
يقول بودنار: "إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى شخصٍ لا تعرفه، فتحتاج إلى عنوانٍ يشير إلى قيمة ما تقدِّمه، وينقل ما سيحصل عليه؛ وبذلك تُثير اهتمام القارئ من خلال تقديم شيءٍ مفيدٍ له". سواءً أكنت تقدِّم فرصةً للتحدث أم حسماً أم خدمة، فوضِّح ذلك في العنوان.
12. أضف الطابع الشخصي على البريد مع اسم المستلم أو اسم الشركة:
يقول بودنار: "يجب أن تعرف من الذي تُرسِل إليه البريد الإلكتروني، وعليه أن يدرِكَ أنَّ الأمر يتعلَّق به، أو أنَّه موضوعٌ مثيرٌ للاهتمام بالنسبة إليه؛ كما أنَّ استخدام الاسم أو اسم الشركة أحد أفضل الطرائق للقيام بذلك، إذ يزيد من احتمال فتح المستلم لرسالة البريد الإلكتروني". على سبيل المثال: يمكنك كتابة "زد عدد زيارات شركتك بنسبة 25٪"، أو "انظر كيف تُقارَن بالمنافسين".
13. لا تبدأ جملةً ثمَّ تُنهيها في نص البريد الإلكتروني:
تقول أماندا: "إذا بدأت فكرةً أو سؤالاً وأنهيته في نصِّ البريد الإلكتروني، فسيضطر القارئ إلى فتحه، وإنَّه أمر مزعج؛ وبما أنَّ الوضوح واحترام وقت المستلم هو الهدف، فهذه الطريقة ليست مفيدة". ضع في اعتبارك ما إذا كانت الرسالة الفورية أو المكالمة أو الدردشة الشخصية، وسيلةً أفضل لسؤالك.
14. احرص على إعادة قراءة العنوان:
تُحذِّر أماندا أيضاً من أخطاء النسخ واللصق، فأحياناً عندما يُرسِل الأشخاص بريداً إلكترونياً مشابهاً إلى عدَّة أشخاص، ينسون تخصيصه لكلِّ قارئ، وينتهي به الأمر بالاسم الخطأ في العنوان؛ وأسهل طريقةٍ لتجنُّب ذلك هي إعادة قراءة العنوان قبل النقر فوق زر الإرسال.
15. لا تكتب الكلمات بأحرفٍ كبيرة:
قد يؤدِّي استخدام أحرفٍ كبيرةٍ في جميع حروف الكلمة -إن كانت بلغةٍ أجنبية- إلى جذب انتباه شخصٍ ما، ولكن بطريقةٍ خاطئة. يقول ليونوف: "إنَّ استخدام الأحرف الكبيرة هو المعادل الرقمي للصراخ، ومهمَّتك جعل البريد الإلكتروني أسهل ما يمكن للمستلم لقراءته، بدلاً من جعله مدعاةً للقلق". استخدم بدلاً من ذلك الخطوط المائلة أو النقطتين لفصل الأفكار، وتجنَّب الأحرف الكبيرة والرموز مثل علامات التعجُّب.