10 نصائح لتقديم عروض تقديمية فعالة باستخدام باوربوينت (PowerPoint)

كم هو سيء أن تكون أحد المدعوين لحضور عرضٍ تقديميٍّ مملٍّ آخر! والأسوأ من ذلك أن تكون أنت مَن تقدِّم ذلك العرض!

الحقيقة هي أنَّ عروض باوربوينت (PowerPoint) السيئة لا تعني أنَّك لا تجيد عملك، وفي كثير من الأحيان يُعدُّ الشخص الذي يقدم العرض ضحيةً مثلما هُم المساكين الذين يصغون إليه؛ لذا، نقدم إليك 10 نصائح لمساعدتك على إضافة بعض الحيوية لعرضك التقديمي القادم؛ إنَّها ليست بنصائح شاملة بالطبع، ولكنَّها مفيدةٌ كبداية.

1. دوِّن مسوَّدةً لعرضك التقديمي:

يُسهم قليلٌ من التخطيط المسبق إسهاماً كبيراً في تقديم عرضٍ تقديميٍّ جيد؛ إذ تتم كتابة معظم العروض التقديمية باستخدام برنامج باوربوينت (PowerPoint) -أو بعض برامج العروض التقديمية الأخرى- دون أي نوع من النمط أو التنسيق؛ ولكنَّ ذلك يعطي النتيجة العكسية، نظراً لأنَّ الهدف من الشرائح هو التوضيح، والتوسُّع بالأفكار التي تقدِّمها لجمهورك؛ لذا عليك أن تحدِّد ما تنوي التحدث عنه، ثم تكتشف الطريقة المناسبة لطرحه بطريقةٍ مُصوَّرة؛ وإذا لم تكن متمكِّناً من الارتجال، فاحرص على كتابة العرض التقديمي، أو تلخيص نقاطه الأساسية على الأقل، قبل إعداد الشرائح.

كما عليك أن تحرص على اتباع عناصر كتابة القصة في المسوَّدة التي أعددتها من خلال وضع مقدمة ومتن وخاتمة؛ وتكوين بنية واضحة تتصاعد أفكارها حتى تصل إلى نوع من الذروة؛ ونيل تقدير جمهورك بكل شريحة تعرضها، وإثارة حماستهم لاكتشاف الفكرة التالية؛ وجعلهم متعطشين لمعرفة المزيد كلَّما أمكن.

2. اعرِض كل نقطة على حدة:

عليك أن تحرص دائماً على أن تعرض على الشاشة الفكرة التي تتحدث عنها فحسب، هذا لأنَّ الجمهور يقرأ كل شريحة بمجرد عرضها على الفور؛ فإذا عرضْتَ النقاط الأربع التالية التي تخطط لمناقشتها، سيسبِقُكَ جمهورك بثلاث أفكار، وسينتظرونك لتنتهي بدلاً من الإصغاء لحديثك باهتمام؛ لذا خطِّط لعرضك التقديمي بحيث تعرض نقطةً جديدةً واحدةً في كل مرة؛ فتنسيق الأفكار باستخدام التعداد النقطي مثلاً يسمح لك بعرضها على الشاشة فكرةً تلو الأخرى عند وصولك إليها، كما يمكنك إدراج جداول في الشريحة التالية للرجوع إليها عند الوصول إلى البيانات التي يعرضها الجدول.

إنَّ مهمَّتك كمقدمٍ هي التحكم في تدفق المعلومات كي يواكب الجمهور المعلومات التي تقدمها أوَّلاً بأوَّل.

3. لا تستخدم الفقرات:

يفشل معظم الناس في العروض التقديمية، لأنَّهم يُدرِجون كل ما يَودُّون مناقشته في فقرات كبيرة، ويعرِضونها على الشرائح؛ ظناً منهم بأنَّهم يُنشئون نوعاً من المستندات المستقلة، ولكنَّ ذلك سيُشعر جمهورك بملل قاتل.

تُعدُّ الشرائح التي تصمِّمها بمثابة رسوم توضيحية تدعم عرضك التقديمي، وليس العرض التقديمي بحد ذاته؛ إذ ينبغي أن تُبرز، وتدعم ما تناقشه أثناء تقديمك للعرض؛ ما عدا الفقرات النصية الخاصة بمسوَّدتك؛ حيث يحتوي برنامج باوربوينت (PowerPoint)، وبرامج العروض التقديمية الأخرى على ميزات تتيح لك عرض الملاحظات على شاشة الكمبيوتر أمامك، دون إرسالها إلى جهاز العرض ليراها الحاضرون، أو يمكنك استخدام بطاقات الملاحظات، أو مستند معالج كلمات منفصل، أو الاعتماد على ذاكرتك، ولكن إياك وأن تعرضها على الشاشة، وحتى وإن فعلت ذلك لسبب ما، لا تدر ظهرك لجمهورك، وتقرأ من الشاشة.

4. أعِر انتباهك للتصميم:

يوفر برنامج باوربوينت (PowerPoint)، وحزم العروض التقديمية الأخرى مختلف الأساليب لإضافة تأثيرات مرئية إلى الشرائح الخاصة بك؛ إذ من السهل جداً تطبيق تأثيرات التلاشي، والسحب، والنص الوامض، وغيرها ببضع نقرات بالفأرة.

تجنَّب رغبة تزيين الشرائح بتأثيرات مبتذلة، وركِّز بدلاً من ذلك على أساسيات التصميم البسيطة:

• استخدام خطٍ من عائلة خطوط "سانس سيريف" (sans serif)، مثل: آريال (Arial)، وهيلفيتيكا (Helvetica)، وكاليبري (Calibri) لكتابة النص الأساسي؛ حيث تُعدُّ من أسهل الخطوط للقراءة على الشاشات.
• استخدام الخطوط الزخرفية التي يسهل قراءتها لكتابة عناوين الشرائح فقط؛ إذ يصعب قراءة الخطوط الزخرفية كخط "كاليغرافي" (calligraphy)، و"جيرمن بلاك فيس" (German blackface)، و"فيوتشيريستك" (futuristic)، و"سايكوتيك هاند رايتينغ" (psychotic handwriting)، و"فلاورز" (flowers)، و"أرت نوفو" (art nouveau)، وغيرها؛ وينبغي أن يُقتصَر استخدامها لكتابة العناوين الكبيرة في أعلى الصفحة فقط، ومع ذلك، يُفضَّل الالتزام باستخدام خطوط "سيريف" (serif) الأنيقة، مثل: "جورجيا" (Georgia)، أو "باسكرفيل" (Baskerville).
• كتابة النص بخط غامق على خلفية فاتحة، لأنَّه يسهل قراءته أيضاً، وإذا كان ولا بد من استخدام خلفية غامقة، كأن تكون الشركة التي تعمل بها تستخدم قالباً موحداً بخلفية داكنة، فاحرِص على أن يكون النص فاتحاً للغاية (باللون الأبيض، أو الكريمي، أو الرمادي الفاتح، أو الباستيل)، وارفع حجم الخط بمقدار درجتين أو ثلاث.
• محاذاة النص إلى اليسار أو اليمين، لأنَّه سيبدو بشكل أفضل، ويسهل متابعته؛ بدلاً من توسيطه، والذي يُصعِّب قراءة النص، ويُظهر قلة خبرتك.
• تجنُّب اكتظاظ الشرائح بالتفاصيل؛ إذ يكفي كتابة عنوان، وبضعة أفكار على شكل تعداد نقطي، وربما إدراج صورة، وإذا أضفت أيَّ شيء أكثر من ذلك، ستخاطر بتشتيت انتباه جمهورك أثناء محاولتهم لفهمها.

5. استخدم الصور باعتدال:

ثمة رأيان متناقضان حول أهمية استخدام الصور في العروض التقديمية؛ فالبعض يرى أنَّ الصور تضفي اهتماماً بصرياً، وتجذب اهتمام الجمهور؛ وأمَّا بعضهم الآخر فيَرَون أنَّها تسبب تشتيتاً غير ضروري.

يتمتع كلا الرأيين بشيء من المنطق؛ لذا اتخذ الخيار الأوسط، واستخدم الصور لإضافة معلومات هامة، أو لتصوير فكرة مجردة بشكل ملموس أكثر.

وفي سياق الموضوع، لا تستخدم القصاصات الفنية (clipart) المضمَّنة في برنامج باوربوينت (PowerPoint) إطلاقاً؛ فقد سبق ورأى جميع جمهورك كل شيء يتعلق بإصدار عام 2003 من برامج أوفيس (Office) وما قبله ألف مرة، لدرجة أنَّهم أصبحوا مبتذلين ومتكررين للغاية.

تتضمن أحدث إصدارات برامج أوفيس (Office)، وغيرها من الحزم المكتبية بعض القصاصات الفنية غير المألوفة (رغم أنَّها ستكون كذلك قريباً)، ولكن بشكل عام، لقد بلغ مفهوم القصاصات الفنية مداه، ولم يعد يبدو جديداً ومميزاً.

6. لا تصب تركيزك على ما يُعرض على الشاشة فقط:

تذكَّر أنَّ الشرائح التي تعرضها على الشاشة ما هي سوى جزء من العرض، وليست الجزء الرئيسي، ورغم أنَّك على الأرجح ستقدِّم عرضك في غرفة مظلمة، ولكن امنح اهتمامك لطريقة تقديم نفسك؛ كوقفتك، ومظهرك، وكيفية تنقُّلك في أنحاء الغرفة؛ فأنت محط اهتمام الجمهور، مهما كانت الشرائح التي أعددتها مميزة.

7. استخدم جملةً جذابة لتفتتح بها عرضك:

كحال أفضل المؤلَّفات تماماً، تثير أفضل العروض التقديمية فضول جمهورك منذ بدايتها، ثم تجذبهم ليكملوا العرض، لذا افتتح عرضك بطريقة تثير الدهشة أو الاهتمام، وتجذب انتباه جمهورك، غالباً ما تكون أقوى أساليب جذب الحضور هي تلك التي تخاطب مشاعرهم مباشرةً، كأن تقدِّم لهم أموراً تذهلهم، أو تخيفهم إذا كان ذلك ممكناً، ثم تُكمِل باقي العرض التقديمي بفعالية لتحقيق حدوث ذلك الأمر المذهل، أو منع حدوث الأمر المخيف.

8. اطرح الأسئلة:

اطرح على الحضور الكثير من الأسئلة؛ فهي تثير اهتمامهم، وفضولهم، وتجذبهم، واخلق جواً من التشويق من خلال طرح سؤال، وإبقاء جمهورك في حالة من الترقب قبل الانتقال إلى الشريحة التالية، وإظهار الإجابة، اختبر معلوماتهم، ثم أظهر لهم مدى قلة معرفتهم، واطرح عليهم الأسئلة، ودعهم يجيبوا.

9. انتبه لطريقة إلقائك:

من السهل أن تقع في خطأ استخدام نبرة صوت رتيبة واحدة طوال العرض التقديمي، مع إجراء تغييرات طفيفة، وخصوصاً إذا سبق وقدَّمت عرضاً من قبل، تحدث دائماً كما لو كنت تتحدث إلى أصدقائك، وليس كما لو كنت تقرأ محتوى بطاقات (حتى لو كنت كذلك)، إذا كان يصعب عليك الحفاظ على نبرة صوت حيوية وجذابة عند التقديم، فقم ببعض التدريبات، وإذا كنت لا تزال غير قادر إتقان الأمر، وتشكِّل العروض التقديمية جزءاً هاماً من وظيفتك، سجِّل في دورة تدريبية في مجال الخطابة العامة، أو انضمْ إلى منظمة توست ماسترز العالمية (Toastmasters).

شاهد بالفيديو: كيف تجعل حديثك أكثر فعالية؟

10. اكسر القواعد:

كما هو الحال دائماً مع أيِّ أمر آخر قد تفعله، ثمة أوقات لن يكون فيها تطبيق هذه القواعد - أو أيَّة قاعدة أخرى تعرفها، مناسباً؛ فإذا كنت ترى أنَّه عليك كسر قاعدة ما، ولديك سبب وجيه لفعل ذلك، فلا تتردد أبداً.

يُعدُّ تجاهل القواعد، وكسرها سلوكاً مقبولاً للغاية إذا كان ذلك يجنِّبك تقديم عروض تقديمية رديئة وتثير ملل الجمهور، واستياءهم؛ فأنت لا ترغب بحدوث ذلك، أليس كذلك؟.

المصدر