10 نصائح لإدارة الوقت بشكلٍ ناجح
لقد حضرْتَ على الأرجح في وقتٍ ما من حياتك درساً في إدارة الوقت، أو قرأتَ عنه في الكتب، أو حاولت استخدام أجندة إلكترونية أو ورقية لتنظيم يومك، وترتيب أولوياته، وجدولة مواعيده. ولكنَّك قد تسأل نفسك: "لماذا لا زلت أشعر بأنَّني لا أستطيع القيام بجميع الأمور التي أحتاج إلى القيام بها على الرغم من وجود هذه المعلومات وتلك الأدوات لدي؟".
الإجابة بسيطة، فكلُّ شيءٍ تعلَّمتَهُ عن إدارة الوقت كان بلا فائدة لأنَّك لم تستفد منه.
فقبل أن تتعلم إدارة الوقت يجب عليك أن تعلم ما الوقت، إذ يُعرِّف القاموس الوقت بأنَّه "النقطة أو الفترة التي تحدث فيها الأشياء". فالوقت، ببسيط العبارة، هو المدة التي تحدث فيها الأمور.
ثمَّة نوعان للوقت: الوقت الزمني والوقت الحقيقي. أمَّا في الوقت الزمني فثمَّة ستون ثانيةً في الدقيقة، وستون دقيقةً في الساعة، وأربعٌ وعشرون ساعةً في اليوم، وثلاثمئةٍ وخمسٌ وستون يوماً في السنة، وجميع الأوقات تمرُّ بشكلٍ متساوٍ. وحينما يبلغ أحدهم الخمسين فإنَّ عمره خمسون عاماً بالضبط لا أكثر ولا أقل.
أمَّا في الوقت الحقيقي فالوقت نسبي، وهو يسير إمَّا بسرعةٍ أو ببطء حسب ما تقوم به من أعمال. فساعتان تقضيهما في تسيير المعاملات في الدوائر الحكومية تشعر كأنَّهما اثنتا عشرة عاماً. والاثنا عشر عاماً التي بلغها ابنك تبدو كأنَّها ساعتان فقط.
فما الوقت الذي يصف العالم الذي تعيش فيه بشكلٍ فعلي، أهو الوقت الحقيقي أم الوقت الزمني؟
إنَّ السبب الذي يقف وراء عدم نجاح أدوات وأنظمة إدارة الوقت هو أنَّها مُصمَّمة لإدارة الوقت الزمني الذي لا يُعَدُّ اتخاذه معياراً لإدارة الوقت أمراً مناسباً، فأنت لا تعيش في الوقت الزمني وليس لك القدرة حتى على التحكُّم به. أنت تعيش في الزمن الحقيقي حيث يسير الوقت بسرعة حينما تستمتع أو ببطءٍ حينما تدفع الضرائب المُترتِّبة عليك.
الأمر الجيد هو أنَّ الوقت الحقيقي مُرتبط بالحالة الذهنية، فهو موجودٌ في عقلك وأنت الذي تصنعه، وأيُّ شيءٍ تصنعه يمكنك التحكُّم به. فقد حان الوقت لإزالة أيَّة أفكار مُدمِّرة للذات أو مُقيِّدة لها والتي تُعبِّر عنها عباراتٌ من قبيل "ليس لدي ما يكفي من الوقت" أو "اليوم ليس الوقت المناسب"، وذلك لكي تبدأ بعملٍ جديد أو تدير عملك الحالي بصورةٍ صحيحة.
ثمَّة ثلاث طرائق فقط لقضاء الوقت: الأفكار، والحوارات، والأفعال. وبغض النظر عن نوع العمل الذي تملكه فإنَّه يتكوَّن من هذه العناصر الثلاثة.
اقرأ أيضاً: مصفوفة إدارة الوقت: كيف تتقن فن إدارة الوقت
وبصفتك رائد أعمال فأنت تعرض باستمرارٍ للمقاطعة أو تضيع مع وجود اتجاهات مختلفة. ففي حين لا يمكنك التخلص من المقاطعة فإنَّ في إمكانك التحكم بحجم الوقت الذي ستقضيه مع الأفكار، والمحادثات، والأفعال التي ستقودك إلى تحقيق النجاح:
طبِّق التقنيات الآتية لتصبح سيِّد وقتك:
- صمِّم جدولاً وسجِّل فيه جميع أفكارك، وحواراتك، وأنشطتك خلال أسبوع، فهذا سيساعدك على فهم حجم ما تستطيع إنجازه على مدار اليوم وأين ستقضي أثمن اللحظات التي لديك. وبذلك ستعرف حجم الوقت الذي تقضيه في الوصول إلى النتائج المرجوة وحجم الوقت الذي تُبدِّده على الأفكار، والحوارات، والتصرفات العقيمة.
- خصِّص وقتاً لكل نشاطٍ يساهم أو لكل محادثةٍ تساهم في تحقيق النجاح. فحينما تطول قوائم المهام أكثر فأكثر تصل إلى نقطة تصبح فيها غير فعالة، وهنا يمكن لسجل المواعيد أن يكون فعالاً. فرتِّب مواعيد مع نفسك وخصص وقتاً للأفكار، والحوارات ذات الأولوية وحدد موعد بدئها وانتهائها. وليكن لديك الانضباط اللازم لالتزام هذه المواعيد.
- اقضِ 50% من وقتك على الأقل مع الأفكار، والأنشطة، والحوارات التي تساهم في تقديم النسبة الأكبر من النتائج.
- خصص وقتاً للمقاطعات من خلال اتباع فكرة "الساعات المكتبية" على سبيل المثال، أوليست "الساعات المكتبية" طريقةً أخرى لتنظيم المقاطعات؟
- خصص 30 دقيقة من بداية كل يوم للتخطيط لليوم، ولا تبدأ يومك قبل أن تكمل خطتك. فالوقت الأهم في اليوم هو الوقت الذي تخطط فيه لتنظيم وقتك.
- خصص خمس دقائق قبل كل مكالمة أو مهمة لتحديد النتيجة التي ترغب في الحصول عليها، فهذا يساعدك على معرفة شكل النجاح الذي ترغب في تحقيقه قبل أن تبدأ. وخصِّص خمسَ دقائق بعد كل مكالمة أو نشاط لتحدِّد إذا ما حققت نتيجتك المرجوَّة. فإذا لم تحققها فاسأل نفسك ما الذي كنت تفتقر إليه؟ وكيف ستستعمل ذلك الذي تفتقر إليه في مكالمتك القادمة أو نشاطك القادم؟
- ضع إشارة "الرجاء عدم الإزعاج" عندما يكون ثمَّة عمل لديك يتوجَّب عليك القيام به.
- لا ترد على الهاتف لمجرد أنَّه رن ولا على الرسالة الإلكترونية لمجرد أنَّها ظهرت أمامك، وأجِّل استقبال الرسائل الفورية، ولا تمنح الناس الاهتمام مباشرةً ما لم يكن الرد عليهم بشكلٍ فوري أمراً أساسياً في عملك. فقُمْ بدلاً من كل ذلك بتخصيص وقت للإجابة عن الرسائل الإلكترونية والرد على المكالمات.
- قم بحجب مصادر التشتيت الأخرى كالفيسبوك وغيره من وسائل التواصل الاجتماعي، إلا إذا كنت تستخدم هذه الأدوات للقيام بالعمل.
- تذكَّر أنَّه من المستحيل إتمام جميع الأعمال، وتذكَّر كذلك أنَّ 20% من أفكارك، وحواراتك، وأنشطتك تحقق على الأرجح 80% من نتائجك.