كيف تكون منظماً لتتحكّم بيومك كما تريد؟

هل تُهدر الكثير من وقتك يومياً بسبب الفوضى؟ قد تقضي ربما خمس دقائق في البحث عن ملفٍّ ضائع، وخمس دقائق أخرى في البحث عن بريدٍ إلكتروني يحتوي تفاصيل اجتماعٍ مهم، وعشر دقائق إضافية في إيجاد قائمة المهام التي عليك إنجازها، والضائعة بين الفواتير والأوراق على مكتبك. قد تقضي ساعةً من اليوم في البحث عن أشياء لا تستطيعُ إيجادها قبل أن تدرك هذا الأمر. وهذا في يومٍ واحد فقط، فتخيّل كم من الوقت الذي تضيعهُ أسبوعياً وشهرياً بل وسنوياً.

يعاني الكثير من النّاس سوء التنظيم، وقد يظنُّ البعض أنّ باستطاعتهم النجاح وسط هذه الفوضى، لكنّها في نهاية المطاف تكلّفهم الشيء الكثير. حيث يُعيقنا سوء التنظيم عن تحقيق التقدم الذي لطالما أردناه، ويمكنهُ كذلك أن يحجُبَ إبداعنا ويزيد من إرهاقنا، وقد يمنعنا من أن نحقق الإنتاجية والفاعلية التي بإمكاننا الوصول إليها من دونه.

سنلقي نظرةً من خلال هذه المقالة على بعض الاستراتيجيات التي تجعلنا مُنظّمين، لنبدأ العيش والعمل بكل إمكاناتنا.

تنظيم أفضل العادات:

1- استخدم دفتر الملاحظات:

استراتيجية يستخدمها الكثير من الأشخاص المُنظّمون ألا وهي العمل وبجانبهم دفترٌ للملاحظات، والذي هو بمثابة "أداة لالتقاط كل شيء" من الأفكار التي تراودك والأعمال التي تقوم بها خلال اليوم.

فعلى سبيل المثال: استخدم دفتر ملاحظاتك عندما تتكلّم بالهاتف مع زميل أو عميل. أو إن كنت تحتاج تذكر شيء ما أثناء العمل، لتخبر مديرك به فيما بعد، فقم بتسجيل هذا الشيء على دفتر ملاحظاتك. إن كنت في جلسة عصفٍ ذهني فترة ما بعد الظهيرة، فمن الممكن أن تسجّل أفكارك أيضاً على هذا الدفتر.

إّنّ ميزة دفتر الملاحظات هي أنّك يُمكّنك من الاحتفاظ بجميع أفكارك ومحادثاتك وكلّ ما يدور في ذهنك في مكانٍ واحد. وبما أنّك تدوّن الأشياء لديك، فلن تكون مضطراً لإضاعة طاقتك الذهنية في تذكّرها.

من الأفضل أن تبدأ صفحة جديدة بتاريخ كلّ يوم. فبهذه الطريقة تستطيع وبسهولة تامة أن تعود وتجد المعلومات التي تحتاجها.

2- كُن منظماً خلال الدقائق الـ (15) الأولى من يومك:

عندما تدخل مكتبك في الصباح، استثمر الدقائق الـ (15) الأولى في تحديد الأعمال التي عليك القيام بها خلال اليوم، فإن كان لديك برنامج عمل خاص بك، ابدأ بتنفيذ قائمة الأعمال القادمة فيه، أو قُم بوضع قائمة بالمهام التي عليك إنجازها، واضعاً المهام ذات الأولوية في رأسها. فهذا الشيء يمنحك إدراكاً تاماً للمهام الأكثر أهمية (لتُنجزها أولاً) وتلك التي بإمكانك إتمامها لاحقاً في وقت الظهيرة.

أثناء فترة التنظيم هذه ستعرف الوقت الذي تعمل من خلاله بأفضل ما لديك، كما يمكن لها أن تكون أداة جدولة مفيدة.

3- رتّب مكتبك:

في أغلب الأحيان، يمكن لمكتبك أن يصبح منطقة "لالتقاط كل شيء". فهناك أوراق قديمة ومشاريع مستقبلية وملفات تستخدمها في الوقت الحالي، وكمية من الأوراق التي وبكل بساطة لم تقم بتنسيقها بعد. لكن ومع ذلك، فإنّ بعض الأشخاص يشعرون بأنّهم يقدّمون أفضل ما لديهم من عمل في مكتبٍ تعمُّه الفوضى، وهو ما يشتّت الكثيرين منّا ويُحبطهم.

إن أردت أن تكون مُنظماً، فإنّ ترتيب مكتبك هو استراتيجية ذكية لتصبح كذلك. قد تستغرق هذه المهمّة بعض الوقت، لذا فمن الأفضل العمل عليها في نهاية اليوم أو في نهاية الأسبوع. من المهمّ أن تقوم بذلك ببطء شديد، خاصّة إذا ما كانت الفوضى تعُمُّ مكتبك.

ابدأ بتنظيف كل ما هو متعلقٌ بمكتبك، كالملفات والأوراق والتقارير التي انتهيت منها، وأعِد تدوير أيّ شيء لست بحاجةٍ إليه. كما ويجب أن تضع اللوازم المكتبية في درج أو خزانة. أمّا الأشياء المتبقية فقد تكون أوراق عمل وملفات تحتاجها في الوقت الحالي.

4- خصّص منطقة عمل على مكتبك:

استخدم هذه المنطقة لوضع الأشياء التي تحتاجها لإتمام المشروع الذي تعمل عليه في الوقت الحالي. وحالما تُنتهي من المهمّة، نظّف هذه المنطقة لكي تكون جاهزةً للمهمّة التالية.

اقرأ أيضاً: 8 نصائح لترتيب أوراق العمل

5- نظّم المستلزمات والملفات التي غالباً ما تستخدمها:

عليك إبقاء الأشياء التي تستخدمها أكثر الأحيان قريبةً منك. لذا اتّخذ الترتيبات اللازمة ليكون مكتبك مفيداً، وليس لمجرّد أن يبدوا مُرتّباً.

كيف تجعل مكتبك مُنظماً؟

خصّص (5) دقائق في نهاية كل يوم لترتيب مكتبك والحفاظ عليه مُنظماً. مما يتيح لك القدوم إلى العمل في اليوم التالي ومكتبك نظيف ومرتّب.

اقرأ أيضاً: كيف تصل إلى التركيز وسط جميع الإلهاءات اليومية؟

أدوات التنظيم:

بما أنّنا نعيش في عصر التكنولوجيا المُذهلة، فلمَ لا نستخدمها لنصبح مُنظّمِين:

1- استخدم التقويمات الرقمية أو المُخططات:

يستخدم العديد من الأشخاص أشياء كهذه لتساعدهم على تنظيم جداول أعمالهم. فهي تُساعد للغاية في جعلك تُحفاظ على المَهام. فعلى سبيل المثال: الكثير من التقويمات الرقمية كـَ "Outlook" وَ "iCal" تسمح لك بترميز المهام بوساطة الألوان، فيمكنك استخدام الأحمر للمهام العاجلة، والأخضر للمهام ذات المواعيد البعيدة، والأزرق للمهام ذات الأولوية المنخفضة. حيث يساعدك الترميز اللوني ليومك على معرفة ما تحتاج القيام به أولاً وبشكل أسرع.

2- استخدم جدولاً لتتبُّع التقدُّم الخاص بك:

تُعدُّ الجداول مُساعدةً لك لأنّ باستطاعتك من خلالها استخدام التنسيق الشّرطي الذي ينبّهك عندما تصبح المَهام قريبةٌ من مواعيدها النهائية. وبالتالي تستطيع أخذ لمحة سريعة عن بنود الأعمال، لترى هل هي في موعدها أم لا؟ وهذا ما يساعدك خاصةً إن كنت تعمل مع فريق وينبغي عليك أن تكون مُطّلعاً على التقدم الذي يحرزه الآخرون.

اقرأ المزيد: مبدأ آيزنهاور للهام والمستعجل

البراعة في التنظيم (حِيَل التنظيم):

1- قدّم لنفسك جائزة:

إن كان من الصّعب عليك البقاء مُنظماً فجرّب منح نفسك جائزة. مثلاً: إن أتممت أربعة بنود من قائمة مهامك، كافئ نفسك بكوب من القهوة، أو بعشر دقائق من تصفُّح الإنترنت.

2- استخدم رزنامة واحدة:

إن كُنت تُدخل بعض البنود على المساعد الرقمي الخاص بك وبعضها الآخر على جدول أعمالك، فقد يكون من المحتمل أن تفوّت على نفسك المواعيد والمهام الرئيسة نتيجة جدولتها في مكانين مختلفين.

3- جدول المهام الصغيرة:

إن كان المشروع أو المهمّة تتطلّب منك عملاً مُسبقاً (كإعداد القهوة مثلاً) فقم عندها بوضع هذه المهام المرتبطة بالمهمّة الأساسية في جدول أعمالك. 

4- احتفظ بالمستندات على حاسوبك عن طريق الماسحة الضوئية (Scanner):

إن كنت لا تطيق الخزائن الممتلئة في مكتبك، فلمَ لا تمسح جميع مستنداتك بالماسحة الضوئية لتحتفظ بها على حاسوبك؟

إن كان لديك مساعد شخصي، فسيكون من الأفضل أن تفوّض له هذه المهمّة. وإن لم يكن لديك واحداً، فحاول أن تمسح القليل من المستندات يومياً، وعلى المدى الطويل، ستكون قد مسحت جميع مستنداتك.

5- اختر أداة التنظيم التي تُحب:

اختر المنتجات التي تغريك على المستوى البصري أو على المستوى العاطفي. فعلى سبيل المثال: إن قررت استخدام دفتر الملاحظات بشكل يومي، فقُم بشراء دفترٍ جميل يعجبك بالفعل. فعندما تكون أدواتك مريحة لك وتجذبك بصرياً، فستودُّ استخدامها أكثر.

النقاط الرئيسة:

قد يعيق سوء التنظيم تقدُّمك الوظيفي، ويخفّض من إنتاجيّتك ويُرهقك. لذا فإنّ تخصيص الوقت والجهد لكي تُصبح مُنظماً سيساعدك كثيراً على المدى البعيد.

ابدأ باستخدام دفتر الملاحظات بشكلٍ منتظم لتتابع المحادثات والأفكار والمذكّرات. وابدأ كلّ يومٍ بقائمة مهام مُنظّمة ومكتب مُرتّب. واستخدم التكنولوجيا لتجعل جداولك ومشاريعك تسير بسلاسة. ومن الممكن أن تساعدك بعض الميزات كالترميز اللّوني والمنبهات الصوتية في التأكُّد من ألّا تفوّتك الاجتماعات أو المواعيد النهائية للأعمال.

المصدر: How to Be Organized