فن ترتيب الملفات: ترتيب لوثائقك وإدارة لوقتك
هل سبق وتركت مديرك أو زبونك ينتظر على الهاتف لتبحث عن وثيقةٍ هامة بين كومة الأوراق المتراكمة على مكتبك؟ إن قمت بذلك فعلاً، فقد يكون رأيهما بك سيئاً للغاية، لأنّك خذلتهما في جزء رئيسي من عملك.
إن كان عملك هو مساعدة النّاس، فكم ستهدر من وقتهم إن كنت لا تستطيع إيجاد الأوراق والوثائق الخاصة بهم وقت الحاجة؟ فمن واجبك إذاً تجاه نفسك ترتيب ملفاتك أو تنظيم ملفات الموظفين بشكل فعّال، حتى ولو كان الأمر مُملاً بعض الشيء، تخيّل كم ستبدو مثيراً للإعجاب بامتلاكك طريقة منظمة لترتيب الملفات، الأمر الذي يجعلك تبتسم في وجه الآخرين عندما يسألونك عن شيء، لأنّك ستجد وثائقهم وتجيب على أسئلتهم بسرعة.
إدارة الوقت:
مازلنا نتعامل مع الوثائق والملفات الورقية في عصر البريد الالكتروني والانترنت، فهنالك كمُّ هائل من المعطيات التي قد تأتينا من جميع الاتجاهات والتي نحتاج التعامل معها، وعادةً ما نقوم بتخزينها لكي نستردّها لاحقاً. لذا فنحن بحاجة لأن نكون قادرين على الوصول إلى المعلومات في الوقت المناسب عند الحاجة. الأمر الذي نستخدمه في كتابة التقارير والتحليلات أو إنشاء العروض التقديمية.
إنّنا نهدر وقتنا أكثر الأحيان (وغالباً ما نهدر وقت الآخرين) في البحث عن هذه المعلومات، والتي هي في مكان ما على طاولتنا أو في صندوق الملفات، الأمر الذي يزيدنا إرهاقاً، ويجعل مهمّة العثور عليها أصعب ممّا يجب، فإذا أردنا إنهاء عملنا في الوقت المناسب، سنحتاجُ إلى إدارة ملفاتنا بتنظيم وفاعلية أكثر.
شاهد: 15 نصيحة فعَّالة لإدارة الوقت
إدارة المعلومات بكفاءة:
عندما تتلقى أوراقاً من زميل في العمل أو بائع أو زبون، فقد تُلقيها حالاً في درجك أو فوق كومة من الأوراق على مكتبك. وقد تقول في نفسك: "تبدو هذه الأوراق مثيرة للاهتمام، لكننّي سأُلقي نظرة عليها فيما بعد، عندما يكون لديّ ما يكفي من الوقت". ولكن بعد مدّة، ستتراكم لديك الكثير من هذه الوثائق، مُسببةً الفوضى. وقد لا تجد الوقت الكافي لتحصل على المعلومات المتعلقة بها بشكل مُنظّم. وخاصّة إذا ما أخذنا ضغوطات العمل بعين الاعتبار.
وقد تقضي ساعاتٍ في البحث عن الوثائق التي وضعتها في مكانٍ ما، لأنّك قد تنسى بسهولة أين وضعتها أو حتّى قد تنسى أنها موجودة لديك أصلاً. لذا سيكون بمقدورك تبسيط عملك بجرّد أن تكون جيداً في إدارة ملفاتك.
إدارة الملفات بشكل فعّال:
ترتيب الملفات بشكل فعّال يتلخّص في تخزين الملفات بحسب الفئة داخل مجلدات، أو وفق تسلسل معيّن تفهمه أنت. لذا إليك بعض النصائح التي تساعدك على إدارة ملفاتك:
- تجنّب الاحتفاظ بالوثائق الغير هامة: لا تعتَد على الاحتفاظ بكلّ ما تجده في طريقك من ملفات. بل خذ لمحةً عن محتواه لبضعة ثواني، وإن كان متعلقاً بعملك احتفظ به. فالاحتفاظ بالكثير من الملفات غير الضرورية يُسبّب الفوضى ويجعل إيجاد الأشياء في المستقبل صعباً للغاية. لذا كُن انتقائياً فيما ستحتفظ به.
- استخدم أسلوب متناسق في تسمية ملفاتك ومجلداتك: افصل المجلد الرئيس بمجلدات فرعية للزبائن والبائعين وزملاء العمل، وخصّص أسماء مُختصرة لها لكي تحدّد بماذا تتعلق. ليس هذا فحسب، فبإمكانك أيضاً جعل المجلدات المختلفة بأشكال مختلفة بحسب فئاتها، فهذا الأمر يجعلك تفرّق بينها بسهولة.
- احتفظ بالوثائق المتعلقة ببعضها البعض في مكان واحد مهما كان نوعها: فعلى سبيل المثال: احتفظ بجميع التقارير والرسائل والعروض وجداول البيانات والرسومات الخاصة بالمشروع نفسه في مجلّد واحد، بالإضافة إلى امتلاكك مجلّد يحوي العروض الخاصة بجميع المشاريع، ومجلّد آخر لجميع جداول البيانات الخاصة بالمشاريع وهكذا... بهذه الصورة سيكون إيجادك للوثائق المتعلقة بمشروع معين أسرع.
- افصل الأعمال الجارية عن الأعمال المنتهية: يفضّل البعض الاحتفاظ بملفات الأعمال "الجارية حالياً" على مكاتبهم، ثمّ نقلها إلى المكان المناسب بعد الانتهاء منها، حيث يحتفظون بالملفات التي هي من الفئة نفسها. لذا قُم بين الحين والآخر (كل أسبوع أو اثنين مثلاً) بنقل الملفات التي لم تعد تعمل عليها إلى المجلدات الخاصة بالمشاريع (الأعمال) المنتهية.
- تجنّب ملأ المجلدات: إن كان لديك عدد كبير من الملفات أو المجلدات الفرعية في نفس المجلّد، قم بفصلها إلى مجموعات أصغر (مجلدات فرعية ومجلدات فرعية ضمن المجلد الفرعي الواحد). فيمكنك على سبيل المثال وضع مجلّد باسم "خطط العمل" وتقسيمه إلى مجلدات فرعية (خطة عمل 2008، خطة عمل 2009... وهكذا) كما ويمكنك وضع مجلّد للعملاء باسم "مجموعة دلتا التجارية" مثلاً، وتقسيمه إلى (عروض مبيعات مجموعة دلتا التجارية، عقود مجموعة دلتا التجارية... وهكذا). الفكرة هنا هي أن تضع كل ملف في مجلّد خاص أو في مجلّد فرعي، بدلاً من أن يكون لديك مجموعة هائلة من الملفات معاً. وعادةً ما يكون من الأفضل أن يُخصَّص المجلّد الواحد لخمس وثائق أو أقل.
- احتفظ بنسَخ رقمية عن الوثائق الورقية باستخدام الماسحة الضوئية: الأمر مفيد للغاية خاصة إن لم يكن لديك مُتّسعٌ لتخزين الوثائق الورقية، أو إن كنت تريد أرشفتها فقط دون إتلافها بالكامل (هذا الشيء قد لا يناسب جميع الوثائق، كالعقود أو الوثائق القانونية التي عليها تواقيع أصلية، في هذه الحالة عليك اتخاذ القرار الأفضل حيالها).
مراحل ترتيب الوثائق:
توجد ثلاث طرائق لترتيب الوثائق وهي:
- الترتيب على أساس الأعداد.
- الترتيب على أساس الحروف الرقمية.
- الترتيب على أساس التسلسل الأبجدي.
طريقة ترتيب الملفات في الأرشيف:
يمكن تحسين ترتيب الملفات في الأرشيف واسترجاعها إذا كان بإمكانك القيام بما يلي:
من المهم أن تجمع ملفاتك بطريقة منطقية، قد تعكس الفئات المختارة طريقة عملك أو أنشطتك أو إجراءاتك.
يعدّ فصل السجلات كل على حدا من الخطوات المهمة التي يمكن أن تستند إليها في عملية ترتيب الملفات في الأرشيف.
ترتيب الملفات في الأرشيف بطريقة يسهل الوصول إليها عبر اتباع طريقة ترتيب هرمية أو مسطحة، وبوجه عام، ينبغي أن يكون هذا الهيكل متسقا مع تنظيم أي سجلات ورقية لديك (أو سجلات في وسائط أخرى)، بحيث يمكن بسهولة تحديد جميع السجلات المتعلقة بنفس النشاط أو الموضوع، أو من نفس النوع، واسترجاعها، حسب الحاجة
وضع مخطط مؤسستك في وثيقة تعرض جميع مجموعات المواد، وتصفها في جملة موجزة، وتشير إلى كيفية ارتباطها. في هذه الوثيقة، التي تسمى مخطط التصنيف أو خطة الإيداع
ترميز كل مجموعة من الملفات الموجودة في الأرشيف باسم، وبالتالي، فإن السجلات المخصصة لكل مجموعة ستشترك في هذا الرمز أو الاسم.
تحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بها في مجموعات السجلات سيسهل إدارتها أثناء الحاجة إليها بانتظام ويساعد على ضمان وضع علامات على السجلات التي تحتاج أو تستحق الحفظ على المدى الطويل في وقت مبكر وتوفير الحماية المناسبة لضمان بقائها.
طريقة ترتيب الملفات يدوياً:
- تقسيم الملفات: ويقصد بها، تقسيم الملفات حسب النوع، والمحتوى.
- تحديد الأهمية: ويقصد بها ترتيب الملفات حسب أهمية الملف والحاجة إليه.
- ترقيم الملفات: ويقصد بها وضع أعدد للملفات بطريقة مرتبة مثل استخدام نظام العد 1 – 2- 3 – 4-5 وهكذا.
- وضع اسم للملفات: أي لا يجب أن يترك ملف من دون أن تكون له تسمية محددة، من صلب المحتوى الذي يتألف منه الملف.
- وضع الملفات في الأماكن المخصصة لها: أي ألا تترك الملفات من دون أن تكون مجمعة في مكان مخصص ومحدد لها، ويجب أن تكون تلك الأماكن ذات تسمية أو أرقام تدل على الملفات، وذلك من أجل سهولة الوصول إليه.
رتّب ملفاتك للعمل بحسب الأولويات:
اتخذ المزيد من الإجراءات لإدارة ملفاتك بشكل أكثر خصوصية، الأمر الذي قد يساعدك على ترتيب أعمالك بحسب الأولوية، ويؤدّي بالتالي إلى أفضل كفاءة ممكنة:
- رتّب الوثائق بحسب التأريخ: اكتب التأريخ على الوثائق فهذا الأمر يساعدك على ترتيبها دون الحاجة إلى فتح المجلّد وقراءة جميع الوثائق.
- استخدم طريقة الـ "43 مجلد": وهي نظام فريد من نوعه يستخدمه الكثيرون في ترتيب ملفاتهم، حيث تقوم بإنشاء (12) مجلد (مجلّد واحد لكل شهر من السنة) وإنشاء (31) مجلد فرعي إضافي أيضاً (مجلد فرعي لكل يوم من الشهر). ثمّ املأ كل مجلد بالوثائق التي تحتاج العمل عليها وبحسب اليوم. وفي بداية كل يوم استخدم المجلّد الخاص به. ثمّ أخرج جميع الملفات من المجلّد وضعها على مكتبك أو ضعها في مجلّد الأعمال اليومية. ومن ثمّ قم بإعادة المجلّد الفارغ إلى مكانه لكي تملأه الشهر القادم. وفي نهاية اليوم، إن لم تستطع إنهاء العمل على جميع الملفات، انقلها إلى المجلّد الخاص باليوم التالي. هذه الطريقة في إدارة الملفات تساعدك على متابعة جميع الأمور التي تحتاج القيام بها. دون أن تتراكم فوق بعضها البعض.
نصيحة: لكي تكون الطريقة التي ترتب ملفاتك من خلالها مفيدة وفعالة، يجب أن تكون مناسبة لك. حيث يعتمد ذلك على طبيعة عملك إلى حدٍّ ما. وعلى الرّغم من أنّه لا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع في إدارة الملفات، فقد تستفيد من استخدامك لإحدى النصائح السابقة، من خلال ترتيب ملفاتك بالطريقة الأفضل والتي تلبي احتياجاتك.
اقرأ أيضاً: ملخص كتاب نظم حياتك وتخلّص من الفوضى إلى الأبد
النقاط الرئيسة:
هل تهدر الكثير من الوقت في البحث عن الملفات التي تحتاجها بسبب الفوضى على مكتبك؟ هل بإمكانك استرداد المعلومات بسرعة وسهولة عندما تكون مضغوطاً؟
إنّ إهدارك للوقت في البحث عن الوثائق يُتعبك ويفقدك متعة أي عمل إبداعي قد تقوم به. لذا فإنّ العادات البسيطة لإدارة الملفات ستجعل حياتك العملية أكثر سهولة.
طبّق هذه الأشياء على حياتك:
نعلم أنّ هذا الأمر مُمل، لكنّك بحاجةٍ إلى القيام به. لذا خصّص ساعة من جدول أعمال الأسبوع القادم، لكي تضع نظاماً خاصاً بك لترتيب الملفات.