فن ترتيب الملفات... ترتيبٌ لوثائقك وإدارةٌ لوقتك

هل سبق وتركت مديرك أو زبونك ينتظر على الهاتف لتبحث عن وثيقةٍ هامة بين كومة الأوراق المتراكمة على مكتبك؟ إن قمت بذلك فعلاً، فقد يكون رأيهما بك سيئاً للغاية، لأنّك خذلتهما في جزء رئيسي من عملك.

إن كان عملك هو مساعدة النّاس، فكم ستهدر من وقتهم إن كنت لا تستطيع إيجاد الأوراق والوثائق الخاصة بهم وقت الحاجة؟ فمن واجبك إذاً تجاه نفسك ترتيب ملفاتك بشكل فعّال، حتى ولو كان الأمر مُملاً بعض الشيء، تخيّل كم ستبدو مثيراً للإعجاب بامتلاكك طريقة منظمة لترتيب الملفات، الأمر الذي يجعلك تبتسم في وجه الآخرين عندما يسألونك عن شيء، لأنّك ستجد وثائقهم وتجيب على أسئلتهم بسرعة.


إدارة الوقت:

مازلنا نتعامل مع الوثائق والملفات الورقية في عصر البريد الالكتروني والانترنت، فهنالك كمُّ هائل من المعطيات التي قد تأتينا من جميع الاتجاهات والتي نحتاج التعامل معها، وعادةً ما نقوم بتخزينها لكي نستردّها لاحقاً. لذا فنحن بحاجة لأن نكون قادرين على الوصول إلى المعلومات في الوقت المناسب عند الحاجة. الأمر الذي نستخدمه في كتابة التقارير والتحليلات أو إنشاء العروض التقديمية.

إنّنا نهدر وقتنا أكثر الأحيان (وغالباً ما نهدر وقت الآخرين) في البحث عن هذه المعلومات، والتي هي في مكان ما على طاولتنا أو في صندوق الملفات، الأمر الذي يزيدنا إرهاقاً، ويجعل مهمّة العثور عليها أصعب ممّا يجب، فإذا أردنا إنهاء عملنا في الوقت المناسب، سنحتاجُ إلى إدارة ملفاتنا بتنظيم وفاعلية أكثر.

 

اقرأ أيضاً: 6 خطوات فعّالة لتنظيم الوقت

 

إدارة المعلومات بكفاءة:

عندما تتلقى أوراقاً من زميل في العمل أو بائع أو زبون، فقد تُلقيها حالاً في درجك أو فوق كومة من الأوراق على مكتبك. وقد تقول في نفسك: "تبدو هذه الأوراق مثيرة للاهتمام، لكننّي سأُلقي نظرة عليها فيما بعد، عندما يكون لديّ ما يكفي من الوقت". ولكن بعد مدّة، ستتراكم لديك الكثير من هذه الوثائق، مُسببةً الفوضى. وقد لا تجد الوقت الكافي لتحصل على المعلومات المتعلقة بها بشكل مُنظّم. وخاصّة إذا ما أخذنا ضغوطات العمل بعين الاعتبار.

وقد تقضي ساعاتٍ في البحث عن الوثائق التي وضعتها في مكانٍ ما، لأنّك قد تنسى بسهولة أين وضعتها أو حتّى قد تنسى أنها موجودة لديك أصلاً. لذا سيكون بمقدورك تبسيط عملك بجرّد أن تكون جيداً في إدارة ملفاتك.

إدارة الملفات بشكل فعّال:

ترتيب الملفات بشكل فعّال يتلخّص في تخزين الملفات بحسب الفئة داخل مجلدات، أو وفق تسلسل معيّن تفهمه أنت. لذا إليك بعض النصائح التي تساعدك على إدارة ملفاتك:

رتّب ملفاتك للعمل بحسب الأولويات:

اتخذ المزيد من الإجراءات لإدارة ملفاتك بشكل أكثر خصوصية، الأمر الذي قد يساعدك على ترتيب أعمالك بحسب الأولوية، ويؤدّي بالتالي إلى أفضل كفاءة ممكنة:

نصيحة: لكي تكون الطريقة التي ترتب ملفاتك من خلالها مفيدة وفعالة، يجب أن تكون مناسبة لك. حيث يعتمد ذلك على طبيعة عملك إلى حدٍّ ما. وعلى الرّغم من أنّه لا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع في إدارة الملفات، فقد تستفيد من استخدامك لإحدى النصائح السابقة، من خلال ترتيب ملفاتك بالطريقة الأفضل والتي تلبي احتياجاتك.

اقرأ أيضاً: ملخص كتاب نظم حياتك وتخلّص من الفوضى إلى الأبد

النقاط الرئيسة:

هل تهدر الكثير من الوقت في البحث عن الملفات التي تحتاجها بسبب الفوضى على مكتبك؟ هل بإمكانك استرداد المعلومات بسرعة وسهولة عندما تكون مضغوطاً؟

إنّ إهدارك للوقت في البحث عن الوثائق يُتعبك ويفقدك متعة أي عمل إبداعي قد تقوم به. لذا فإنّ العادات البسيطة لإدارة الملفات ستجعل حياتك العملية أكثر سهولة.

طبّق هذه الأشياء على حياتك:

نعلم أنّ هذا الأمر مُمل، لكنّك بحاجةٍ إلى القيام به. لذا خصّص ساعة من جدول أعمال الأسبوع القادم، لكي تضع نظاماً خاصاً بك لترتيب الملفات.





المقالات المرتبطة